Как правильно оформить документы?
Prokurors.ru

Юридический портал

Как правильно оформить документы?

Требования к оформлению документов по делопроизводству

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

  • положения о документообороте;
  • инструкции;
  • правила;
  • регламенты.

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

  • в целях обеспечения юридической силы документа;
  • для оперативной обработки документа;
  • для оперативного поиска документа;
  • для создания условий работы с использованием оргтехники.

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

Требования ГОСТа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.

Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

  1. Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
  2. Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
  3. Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.

В приложениях А, В даны:

  • схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
  • образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

  1. Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
  2. Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
  3. Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
  4. Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
  5. Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
  6. Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
  7. Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

Заключение

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.

Новый гост для оформления документов

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

  1. Используйте бесплатные шрифты: Times New Roman, Arial, Verdana.
  2. Выравнивайте заголовки по левому краю или по центру, а текст — по ширине.
  3. В заголовке пишите не только название, но и содержание документа — о чем он.
  4. Отметку о коммерческой тайне ставьте вверху справа. Советуем на каждом листе.
  5. У адресата инициалы пишите после фамилии, а в подписи — перед ней.
  6. Если адресат — фирма, то указывайте его в именительном падеже, а если человек — в дательном («кому»).
  7. Печать не должна заходить на подпись.
  8. Резолюцию можно ставить в любом месте или на отдельном бланке.
  9. На копии надо написать, где находится подлинник.
  10. Утвердите формы бланков с реквизитами документов, чтобы каждый раз не заполнять заново.

Зачем гост для документов

В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то, заголовки выглядят так-то, а лучший шрифт для работы такой-то, то всем будет немного легче работать.

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

Читать еще:  Доверенность в суд на получение решения суда образец

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

  1. Times New Roman, размеры 13, 14.
  2. Arial, 12, 13.
  3. Verdana, 12, 13.
  4. Calibri, 14.

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

  1. Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
  2. Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
  3. Между буквами — обычный.
  4. Между словами — один пробел.
  5. Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
  6. Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.

Минимальные поля для всех документов:

  • левое — 20 мм;
  • правое — 10 мм;
  • верхнее — 20 мм;
  • нижнее — 20 мм.

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса.

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН , ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

  1. 19.10.2018;
  2. 19 октября 2018 г.

Вот так предлагают по госту оформлять угловые бланки на примере Росархива. Нижняя строчка — для ссылки на документ, на который отвечают Это пример оформления продольного бланка из госта для документов

Отметка о коммерческой тайне

Если в документе есть что-то секретное, нужно написать об этом прямо в реквизитах. В старом госте такого вообще не было. Слова «Коммерческая тайна», «Только для служебного использования» или «Конфиденциально» нужно писать в правом верхнему углу. Если документ на нескольких листах, пишут на титульном.

И это странная рекомендация, потому что по закону такую отметку нужно ставить на каждом листе. Мы советуем ставить на каждом: иначе потом не докажете, что конфиденциальный весь документ, а не только обложка.

Как указать адресата: кому и куда

Адресатом может быть фирма или человек. Его всегда пишут справа — под реквизитами автора документа или в верхнему углу. Тут есть изменения по сравнению с прежними правилами.

Если адресат — человек, нужно писать в дательном падеже:

Если адресат — компания, тогда название пишут в именительном падеже, хотя это тоже «кому»:

Министерство финансов Российской федерации

Если адресат — подразделение или филиал, название фирмы пишут в именительном, а подразделение и должность — в дательном падеже:

ООО «Завод Литий»
Начальнику транспортного цеха
Петрову П. П.

Смотрите, как изменилось место для инициалов адресата. По старому госту их следовало писать перед фамилией:

А теперь — после фамилии:

А еще можно добавить «г-ну» или «г-же». Раньше так было не принято.

Если адресатов несколько

По госту в документе не должно быть больше четырех адресатов. Если их все-таки больше, тогда есть два варианта:

  1. составить отдельный список адресатов и к нему приложить документ;
  2. указать адресатов без фамилий, просто: руководителям филиалов такого-то банка.

Перед каждым следующим адресатом не нужно писать слово «копия».

Судя по всему, гост не учитывает особенности электронных документов. В них адресата на бланке можно не указывать. Или их может быть больше четырех без потери информативности. А еще в электронной переписке и электронных документах физически невозможно перечислить адресатов отдельным списком.

Заголовок документа

Из заголовка должно быть понятно не только что это за документ, но и о чем он.

Плохой заголовок Хороший заголовок
Приказ Приказ о повышении заработной платы

Заголовок документа выравнивают по левому краю или по центру. Если документ из 4—5 строк, можно без заголовка. Раньше тоже было можно, но для формата А5. Теперь условие о формате убрали, потому что гост касается и электронных писем тоже.

Если есть ссылки на другие документы

Если документ составили на основе какого-то закона, письма, постановления, внутреннего приказа компании, то его нужно указывать со всеми реквизитами: номером, датой, составителем, названием.

Если есть приложения, их перечисляют внизу, нумеруют список и указывают количество страниц.

От какого лица писать текст

Это зависит от вида документа. В коммерческом предложении покупателю можно писать как захочется. Но в официальных документах, уставах и кадровых приказах так лучше не делать.

Правила оформления документов в делопроизводстве

ГОСТ Р 7.0.97-2016

Всем специалистам, ответственным за документооборот, следует обратить внимание на вступление в силу с 01.07.2018 нового ГОСТа «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). Данный нормативный акт содержит в себе ряд дополнений, которых не было в ГОСТе Р 6.30-2003.

Основные изменения, вошедшие в новый стандарт

Для создания документации можно использовать только шрифты:

  • Times New Roman № 13, 14;
  • Arial № 12, 13;
  • Verdana № 12, 13;
  • Calibri № 14.

Меньший размер шрифтов новый ГОСТ разрешает использовать только в таблицах.

С 01.07.2018 документация может содержать герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования. Теперь нормативно закреплено и место расположения данного реквизита. Он размещается в середине верхнего поля бланка над реквизитами организации, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Кроме того, ранее обязательные реквизиты ОРГН, ИНН, КПП, код ОКВЭД теперь располагаются в реквизите «Справочные данные об организации».

Появился «Гриф об ограничении доступа к документу». Он проставляется в правом верхнем углу первого листа.

При указании адресата разрешается использовать сокращения «г-ну» (господину) и «г-же» (госпоже) перед фамилией должностного лица, а также указывать электронный адрес в случае, если письмо отправляется по факсу или электронной почте.

Также ГОСТ содержит указание на недопустимость проставления косой черты (слэша) или надписи «за», когда бумаги подписывает лицо, замещающее руководителя. Изменения в таком случае вносятся от руки или с использованием штампа.

В споре, как же правильно ставить печать, можно ли закрывать часть подписи печатью, поставлена точка. В новом ГОСТе указано, что печать организации проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

Вопросы ведения электронного документооборота также освещены в ГОСТе.

Классификация документов в делопроизводстве

Все бумаги в делопроизводстве классифицируются в зависимости от их назначения:

  • организационно-распорядительные (уставы, решения, приказы по основной деятельности);
  • справочно-информационные (справки, телеграммы);
  • по личному составу (трудовые договоры, приказы по личному составу, заявления).

Отдельное внимание следует уделить регистрации входящих документов в делопроизводстве.

Для регистрации входящего письма вверху бланка, справа или слева ставится порядковый номер и дата приема. Выглядит это так: «Вх. № 152 от 02.02.2017». Затем в журнале регистрации входящих писем записывается этот номер, информация: от кого и кому адресовано письмо, о чем оно, а также кому письмо передано в работу после визирования его руководителем. Оригиналы и копии писем подшиваются в соответствующие папки. Таким же образом регистрируются исходящие письма (пример: «Исх. № 152 от 29.05.2017») и другая документация.

Регистрация входящих документов в делопроизводстве позволяет быстро найти в журнале (или электронной таблице) нужный документ и определить ответственное за его исполнение лицо.

Сроки исполнения документов в делопроизводстве

Стандартный срок исполнения документа составляет 30 календарных дней, которые отсчитываются с даты принятия входящего либо с даты подписания исходящего документа.

Деловые бумаги могут иметь и индивидуальный срок исполнения. В таком случае на бланке стоит отметка с указанием конкретной даты или же он может быть указан в самом тексте.

Существуют и сроки, устанавливаемые нормативно-правовыми актами.

Если срок исполнения соблюсти не удается, необходимо написать служебную записку руководителю с просьбой о продлении сроков исполнения для внутренней документации или ходатайство с той же просьбой в организацию контрагента с изложением причин задержки сроков.

Не так сложно наладить в организации делопроизводство, образцы документов в этом помогут. Главное — соблюдать соответствие документации принятым стандартам, а также оперативно следить за изменениями в законодательстве РФ.

Как правильно оформлять документы

Абсолютно все сферы деятельности сопровождаются составлением документов – договоров, актов, соглашений, заявлений, жалоб, исков. Оформление документа является ответственной процедурой, ведь малейшая ошибка в форме или содержании делает его недействительным. О том, как правильно оформлять документы, расскажем ниже.

Виды документов

Перечислить все возможные виды и формы документов, бланков и справок практически невозможно, ведь они могут носить официальный, произвольный или смешанный характер. Тем не менее, для большинства сфер деятельности закон предусматривает не только виды разрешенных форм, но жесткие правила их оформления, удостоверения, подачи.

Одним из возможных видов классификации документов является способ и цель происхождения. В рамках этого направления выделяют:

  • официальный документ, который порождает права и обязанности граждан, юридических лиц (например, паспорт, диплом, договор и т.д.);
  • личный документ (персональная переписка, дневники и т.д.)

Среди официальных документов существует множество отдельных категорий и разновидностей. Например, в их состав входит нормативный правовой акт, принимаемый властными органами и имеющий общий характер, либо распорядительный акт, имеющий индивидуальный характер. Отдельным подвидом выступает служебный документ, который организация использует в своей текущей деятельности. Требования к оформлению документов, имеющих служебный или организационно-управленческий характер, могут устанавливаться нормативными актами, внутренними правилами предприятия.

Не менее важна классификация документов по способу фиксации их содержания:

  • письменный документ предусматривает текстовый способ закрепления информации;
  • в рукописном бланке все данные фиксируются от руки;
  • при создании и использовании электронного документа применяются средства компьютерной техники, программные приложения;
  • изобразительный документ, если для фиксации данных применяются средства графического отображения;
  • множество иных разновидностей бланков.

Требования к оформлению документов могут существенно отличаться, в зависимости от сферы деятельности и применения. Однако необходимо соблюдать общие правила к содержанию и форме различных бланков, о которых поговорим ниже.

Основные правила оформления документов

Единое универсальное правило, которое можно применить сразу ко всем видам документов, отсутствует. Однако для большинства официальных документов должен применяться стандарт ГОСТ Р. Общие правила составления документов можно представить следующим образом:

  • любой вид официального документа должен соответствовать нормативу ГОСТ, в том числе использование строго оговоренных шрифтов, букв и цифр, иных стандартов;
  • каждый официальный документ должен соответствовать форме, регламентированной законом (например, правоустанавливающий бланк на недвижимость может составляться только в виде выписки, а договор купли-продажи должен составляться в письменном формате);
  • официальный государственный документ издается от имени Российской Федерации или иного публичного образования, подлежит опубликованию, а его содержание имеет жестко регламентированную структуру (нумерацию, подразделы и т.д.).

Аналогичный или расширенный перечень требований установлен и для отдельных видов официальных документов.

Приведем примерный перечень возможных видов документов, которые применяются в различных сферах деятельности:

  • организационно-распорядительные документы организации – контракты и соглашения, товарно-транспортная накладная, сопроводительные письма, путевой лист на перевозку пассажиров и грузов, иные виды деловых бланков и форм;
  • документы при покупке квартиры, дома или земли – договоры и передаточные акты, технический план и т.д.;
  • документы на транспортные средства – договор, по которому будет проходить проверка и регистрация в ГИБДД, доверенность и т.д.;
  • документы для иностранцев – разрешительные документы для пребывания в РФ и для трудоустройства, визы, приглашения на въезд, иные документы, которые требует миграционный режим;
  • банковские документы – платежные получения, договоры на открытие счетов и вкладов, и т.д.;
  • проездные и перевозочные документы для граждан и юридических лиц.

Помощь в оформлении документов, которую окажет юрист, будет заключаться в обеспечении грамотности и правильности составления, в соблюдении к нормативным правилам ГОСТ.

Оформление документов по ГОСТ

Нормативный стандарт ГОСТ предусмотрен для оформления текста документов, регламентирует следующие принципы:

  • шрифт для введения текста содержание любого документа – Times New Roman, размер не менее 12;
  • каждый раздел и подраздел текстовых документов должны иметь порядковую нумерацию (кроме приложений к документу), а нумерация осуществляется арабскими цифрами;
  • все разделы и подразделы должны иметь соответствующие заголовки и подзаголовки;
  • на все таблицы должны иметься соответствующие ссылки в содержании документа.

Это только минимальный набор требований, который содержится в ГОСТ по оформлению документов. Чтобы избежать сложностей и соблюсти все указанные правила, помощь в оформлении документов могут оказать юристы или иные специалисты.

Услуги по оформлению документов

Помощь юриста будет оказана при оформлении любой официальной документации. Мы поможем подготовить и грамотно оформить любой документ по следующим направлениям:

  • для совершения сделок с недвижимостью (дарение, продажа, аренда, мена и т.д.);
  • для издания распорядительных и служебных документов юридических лиц любой формы;
  • для обеспечения кадрового документооборота (приказы, журналы, трудовые договоры и т.д.);
  • для регистрации прав на землю любой формы собственности;
  • для прохождения таможенных и налоговых процедур;
  • иные документ по запросам граждан и юридических лиц.

Услуги по оформлению документов будут включать разработку проекта бланков и форм, согласование их с заказчиком. Помощь в оформлении документов будет оказана любым удобным способом – в письменной или электронной форме, при личном обращении, через онлайн-сервисы. Какой бы документ вам не понадобился, помощь наших юристов позволит соблюсти все требования закона и нормативов ГОСТ.

Наш сайт не навязывает юридических или финансовых услуг, не требует регистрации для скачивания образцов документов. Если вам пригодились советы, подготовленные авторами, вы можете поддержать наш проект, перечислив любую сумму по реквизитам:

  • на мобильный телефон +7-905-873-1825;
  • на Яндекс-кошелек 4100 1466 5000 602;
  • на кошелек WebMoney R204654639231.

Как изменится оформление документов по новому ГОСТ

  • Янковая Валентина | ведущий специалист Государственного архива Российской Федерации, член Гильдии управляющих документацией, канд. ист. наук, доцент

Н овый ГОСТ Р 7.0.97-2016 вступил в силу 1 июля 2018 года. Поясним, что в нем изменилось по сравнению с первоначальной редакцией, утвержденной еще в декабре 2016 года. Воспользуйтесь готовым анализом изменений в оформлении организационно-распорядительных документов: какие реквизиты появились, какие упразднили, что поменялось в правилах оформления оставшихся (там достаточно много корректировок). Так вам будет легче оценить, какие нововведения следует внести в работе.

Сфера применения

1 июля 2018 г. был введен в действие новый национальный стандарт на оформление организационно-распорядительных документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Новый стандарт принят взамен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ Р 7.0.97-2016 был утвержден приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст и первоначально датой введения стандарта в действие было 1 июля 2017 г.

Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст дата введения в действие национального стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016 была перенесена на год – на 1 июля 2018 года. Причиной переноса послужило упоминание в п. 3.3 стандарта проприетарных шрифтов, применение которых возможно только при условии приобретения соответствующей лицензии, иначе говоря, относимых к несвободному программному обеспечению. Авторское право на шрифты, первоначально названные в стандарте (Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14), принадлежит иностранным владельцам.

Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» предусмотрено создание и ведение Единого реестра российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных 1 . Одновременно Правительством РФ был введен запрет 2 на допуск программ для электронных вычислительных машин и баз данных, происходящих из иностранных государств, на использование органами государственной власти и органами местного самоуправления, а также утвержден план перехода в 2016–2018 годах 3 федеральных органов исполнительной власти и государственных внебюджетных фондов на использование отечественного офисного программного обеспечения.

В связи с этим Росстандартом утверждено изменение № 1 к ГОСТ Р 7.0.97-2016, предусматривающее изложение п. 3.3 стандарта в новой редакции:

«3.3. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.

Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов №№ 12, 13, 14.

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров».

ГОСТ Р 7.0.97-2016, как и любой другой национальный стандарт, введенный в действие после 2002 года, применяется добровольно 4 . Добровольность применения национальных стандартов – один из важнейших принципов стандартизации. На практике он означает, что:

  • организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет. Если она принимает решение применять национальный стандарт, он приобретает для нее характер нормативного документа;
  • никакой административной ответственности за неприменение стандарта не может быть в принципе.

Конечно, при этом следует учитывать, что применение стандарта дает определенные преимущества:

  • применение стандарта оправдано экономически;
  • позволяет исключить возможные проблемы при взаимодействии посредством документов различных организаций между собой;
  • применение стандарта повышает культуру работы с документами.

Любой стандарт всегда основывается на лучшей практике, в стандарте всегда закрепляются наиболее оптимальные для определенного периода времени решения (правила, нормы, требования) в отношении объекта стандартизации. Кроме того, оформление документов в соответствии с ГОСТ гарантирует юридическую значимость документа как судебного доказательства. Суды при рассмотрении документа в процессе оценивают его с точки зрения оформления, опираясь на положения стандарта.

Стандарт предназначен всем, кто в той или иной степени участвует в подготовке организационно-распорядительных документов, при этом:

  • исполнитель получает простые и понятные правила оформления документов;
  • руководитель получает инструмент для оценки правильности оформления документов исполнителями;
  • служба делопроизводства получает инструмент для оценки качества подготовки документа.

По сложившейся практике применение стандарта на оформление документов осуществляется в организациях через включение его положений в локальные нормативные акты (далее – ЛНА), устанавливающие требования к документам, прежде всего в Инструкцию по делопроизводству. В связи с введением стандарта в действие основной задачей, стоящей перед организацией (работниками, ответственными за организацию работы с документами), становится приведение ЛНА, содержащих правила оформления документов, в соответствие с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

По сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003, взамен которого принят ГОСТ Р 7.0.97-2016, у нового стандарта несколько изменились название и номер.

Изменения в названии стандарта обусловлены тем, что новый стандарт не имеет жесткой привязки к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД). В новом стандарте эта система не упоминается ни в названии, ни в разделе 1 «Область применения». В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 требования стандарта распространялись только на документы, включенные в раздел 02 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). В связи с тем, что УСОРД с 1993 г. не ведется и раздел 02 ОКУД включает лишь очень незначительную часть унифицированных форм организационно-распорядительных документов, ГОСТ Р 7.0.97-2016 не связан с УСОРД и распространяется на все организационно-распорядительные документы, в т.ч. включенные в ОКУД. Перечень организационно-распорядительных документов, которые приведены в разделе 1 «Область применения» и на которые распространяется действие стандарта, не является закрытым и имеет, скорее, иллюстративный характер.

Изменение номера стандарта вызвано тем, что Технический комитет (ТК) Госстандарта, через который в свое время проходил ГОСТ Р 6.30-2003, был ликвидирован. Поэтому было принято решение вести пересмотр стандарта в ТК 191 Росстандарта, который ответственен за систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). По этой причине новый ГОСТ имеет иной номер и входит в иной класс стандартов.

Содержание стандарта

ГОСТ Р 7.0.97-2016 включает разделы:

1. Область применения;

2. Нормативные ссылки;

3. Общие требования к созданию документов;

4. Реквизиты документа;

5. Оформление реквизитов документов;

6. Бланки документов;

  • Приложения (справочные):
    • А «Расположение реквизитов на титульном листе документа»;
    • Б «Схемы расположения реквизитов документов»;
    • В «Образцы бланков документов».

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 появилось два новых раздела: 2 «Нормативные ссылки» и 3 «Общие требования к созданию документов» и одно новое приложение – с формой титульного листа документа.

В разделе 2 «Нормативные ссылки» приводятся сведения о так называемых ссылочных стандартах 5 :

  • ГОСТ Р 7.0.8 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
  • ГОСТ Р ИСО 15489-1 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Совершенно новым разделом стандарта является раздел 3 «Общие требования к созданию документов», в котором изложены положения, относящиеся к изготовлению документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.). Основными положениями этого раздела являются следующие:

  • документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов;
  • вторую и последующие страницы документа нумеруют (номер страницы проставляется посредине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа);
  • допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа;
  • абзацный отступ текста документа составляет 1,25 см;
  • текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала, многострочные реквизиты печатаются через 1 межстрочный интервал;
  • текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);
  • допускается выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Новое приложение к стандарту (приложение А) определяет состав реквизитов титульного листа документа и порядок их расположения. Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.), а также при подготовке таких документов, как программы, планы, отчеты и т.п.

Состав реквизитов документов и правила их оформления

По количеству реквизитов старый и новый ГОСТ не различаются, но изменения в их составе есть: отдельные реквизиты не включены в новый стандарт, есть новые и есть такие, которые претерпели редакционные изменения.

К таковым относятся:

  • код организации (реквизит 04 по старому ГОСТ Р 6.30-2003);
  • основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05 по ГОСТ Р 6.30-2003);
  • идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП) (реквизит 06 по ГОСТ Р 6.30-2003);
  • идентификатор электронной копии документа (реквизит 30 по ГОСТ Р 6.30-2003).

Первые три из перечисленных здесь реквизитов, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, указывались в бланках писем. В новом стандарте они утратили статус самостоятельных реквизитов, но фактически остались в бланках писем, хотя уже в составе реквизита 08 «Справочные данные об организации». Поэтому с точки зрения бланка письма (состава его реквизитов и их расположения) ничего не изменилось. Смотрите:

  • ближайший (на следующей странице) фрагмент нового ГОСТ с образцом бланка письма с угловым расположением реквизитов, а также
  • Пример 1 с бланком письма коммерческой организации, который не потребуется корректировать в связи с выходом нового ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Здесь мы пометили те самые реквизиты с их номерами из старого стандарта.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector