Можно ли использовать старые документы, если были сделаны новые?
Prokurors.ru

Юридический портал

Можно ли использовать старые документы, если были сделаны новые?

Уничтожение документов бухгалтерского учета

Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить порядок уничтожения первичных документов бухгалтерского учета.

Обязанность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности, документов, образующихся в результате деятельности общества, предусмотрена законодательно (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее – Закон о бухучете); ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее – Закон об архивном деле); ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ; ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ). В компании должны быть проработаны все вопросы по правильной организации отдельных этапов документооборота: от создания документов, работы с ними до последующего хранения и уничтожения документов.

Основания для уничтожения документов

Ориентирами по данным вопросам служат следующие нормативные документы:

Компании вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (ч. 2 ст. 13 Закона об архивном деле), руководствуясь при организации и обеспечении работы своего архива упомянутыми выше Правилами (положение о работе архива организации будет являться приложением к учетной политике).

В Законе о бухучете минимальный срок хранения обозначен как “не менее пяти лет после отчетного периода”, но с оговорками на сроки хранения документов, предусмотренные правилами организации государственного архивного дела. В соответствии с разъяснениями Минфина России (письма Минфина России от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610, от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191) срок хранения первичных учетных документов организация должна соблюдать в обязательном порядке независимо от того, была ли по этим документам налоговая проверка или нет.

Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Поэтому организация вправе сама разработать и утвердить порядок уничтожения документов.

При самостоятельной разработке такого регламента можно ориентироваться на порядок, определенный Правилами. Несмотря на то что Правила распространяются на государственные учреждения и на организации, обязанные обеспечивать сохранность документов Архивного фонда РФ, автор полагает, что предусмотренный ими порядок и предложенные формы документов могут быть полезны для всех остальных организаций.

Так, в Правилах указано, что документы, предназначенные для постоянного хранения, должны содержаться в архиве, который может быть самостоятельным структурным подразделением организации или быть подразделением в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) (п. 1.1.2 Правил).

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они находятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (пп. 2.4.5, 3.3.2 Правил). Порядок хранения бухгалтерских документов в организации также изложен в разделе 6 Положения, которым определены особенности хранения отдельных видов документов.

Следует отметить, что сроки хранения документов урегулированы рядом законодательных и нормативных актов и для одной и той же категории документов они могут быть разными, при этом одни и те же документы могут быть предназначены и для целей налогообложения, и для бухгалтерского учета. В таких случаях безопаснее руководствоваться тем документом, где установлен более длительный срок хранения.

Исчисление сроков хранения документов производят с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (абз. 3 п. 1.4 Перечня). Сроки хранения документов, относящихся к бухгалтерскому учету и отчетности, приведены в подразделе 4.1 раздела 4 “Учет и отчетность” Перечня.

Порядок уничтожения документов

Перед уничтожением документов следует провести их экспертизу. Для этого в организации приказом руководителя создают комиссию из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

Хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ, в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ “Об электронной подписи” с применением электронной подписи (письма Минфина России от 06.02.2012 № 03-03-06/1/67, от 13.09.2011 № 03-02-07/1-325, от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314).

По результатам экспертизы ценности документов составляют описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Правил). Указанные описи и акты (приложения 1-4 к п. 2.4.1 Правил) рассматривает на заседании экспертная комиссия, и после их одобрения данной комиссией утверждает руководитель (п. 2.4.4 Правил).

Дела, подлежащие уничтожению, передают на переработку (утилизацию) (п. 2.4.7 Правил). Перед сдачей папки с документами для удобства упаковывают. Передачу дел оформляют приемо-сдаточной накладной, в которой указывают дату передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузку и вывоз на утилизацию осуществляют под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Таким образом, в 2017 году организация может готовить к уничтожению документы, законченные делопроизводством, у которых истекли сроки хранения. Например, в отношении документов, минимальный срок хранения которых составляет пять лет, это будут документы, датированные не позднее 2011 годом.

Документальное оформление уничтожения документов

Документальное оформление уничтожения документов производится в определенной последовательности.

Издание приказа о создании экспертной комиссии, которая осуществляет экспертизу ценности документов, образовавшихся в деятельности общества.

Формирование по итогам работы комиссии описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также составление акта (акт может быть составлен в произвольной форме, за основу которой взята примерная форма акта, содержащаяся в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (сюда включают документы, хранящиеся как в архиве организации, так и в структурных подразделениях).

Рассмотрение и утверждение экспертной комиссией описей и акта (которые затем утверждает руководитель организации).

Передача документов на утилизацию по накладной.

Способ уничтожения документов организация определяет самостоятельно (химическое уничтожение, сжигание, измельчение (шредирование)).

Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек


Марина Пивоварова
, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор

JeeP178 › Блог › Как оформить транспортное средство без документов.

Наиболее больной для любителя автомотостарины вопрос это — как быть, если нашёл, у кого то, интересующий автомобиль или мотоцикл, а документов (техпаспорта) у продавца нет совсем?

Наш коментарий и возможные пути решения этой, весьма распространённой, проблемы:

1) С продавцом нужно обязательно подписать договор хотя бы в простой письменной форме: Я, Иванов Иван Иванович, дата и год рождения, проживающий там то, паспорт такой то номер, выдан там то и тогда то, продал Сидрову Сидору Сидоровичу, дата и год рождения, проживающему там то, паспорт такой то номер, выдан там то и тогда то, автомобиль (мотоцикл) марки такой то, модели такой то, такого то года выпуска, двигатель номер такой то (или “не установлен”, или “без номера”), шасси номер такой то, кузов номер такой то, цвет такой то, за договорную сумму столько то рублей. Подписи. Дата. Место составления (город, село). Очень хорошо было бы, чтобы снизу под Договором этим свидетель этой сделки подписался бы. Самое лучшее чтобы это был, какой нибудь, родственник или сосед продавца.

Всё. Вы уже прикрыли, случись чего, свой зад. И плюсом: вы теперь (с момента подписания этого простенького, но, Договора) законный собственник вашего раритета. Делать такой договор нужно всегда. Непременно. А не делать его — это верх легкомыслености.

Можно, кроме Договора, взять “Расписку о получении денег по договору купли-продажи автомобиля такого то”.

Дополнительно можно взять и “Объяснительную” в которой продавец указал бы откуда у него сей аппарат был. Обычно пишут отец (дед) подарил (либо оставил по наследству). Ёще пусть продавец укажет: а документов, мол, не было (либо потерялись, сгорели, утонули). Теперь вы ещё и “добросовестный приобретатель”.

2) Далее, если хотите ездить на вашем старинном автомобиле или мотоцикле, можно попробывать получить ПТС в ГИБДД. В ГИБДД есть старинная инструкция, в которой сказано: “Основанием к выдаче техпаспорта является ЛЮБОЙ документ о законности приобретения транспортного средства”. А так как у вас есть теперь документ “Договор купли-продажи”, составленный и подписанный в соответствии с Гражданским Кодексом РФ, вы подайте Заявление в ГИБДД по вашему месту жительства — “Я собственник такого то автомобиля (или мотоцикла) прошу выдать мне ПТС и государственные номерные знаки. Копию договора купли-продажи автомобиля прилагаю.”

Далее будет два варианта (это зависит только от правовой грамотности работников ГИБДД):

— вам выдают новенький ПТС;

— вам незаконно отказыват в выдаче ПТС.

Если отказывают — обязательно добейтесь письменного отказа! И идите в суд по вашему месту жительства. И пишите в суд Исковое заявление: “Конституция гарантирует гражданам свободу передвижения. А чиновник в ГИБДД таком то отказывет мне в этом Праве — не даёт ПТС, дающий мне право передвигать мне на принадлежащем мне транспортном средстве по просторам нашей необъятной страны! Прошу суд обязать ГИБДД исполнить Конституцию РФ и выдать мне ПТС на моё транспортное средство.” Копию своего заявления в ГИБДД о выдаче ПТС и копию отказа ГИБДД приложите. Уплатите пошлину (она небольшая).

Суд, обычно, принимает положительное решение. Отделение ГИБДД, обычно, радо Решению суда — т.к. теперь и работникам отделения ГИБДД есть чем оправдаться, о выданом вам ПТС, в случае проверки отделения ГИБДД вышестоящим органом.

Пробуйте. “Дорогу осилит идущий”.

А вот бывает так, что ПТС есть, но хозяин раритета умер давно. Как переоформить?

Нужно спросить у наследников — оформляли ли они наследство хоть по какому то имуществу умершего? По квартире, даче, банковским вкладам — хоть по чему нибудь оформляли? Если оформляли хоть по чему нибудь — то этого достаточно для преоформления и транспортного средства. Просто с бумагой от нотариуса о признании наследников по любому имуществу умершего и с самими наследниками идёте в ГИБДД где транспортное средство на учёте было и переоформляете на наследников ПТС (техпаспорт). Далее делаете снятие с учёта (если хотите) для продажи и оформляете комисионке справку-счёт или делаете Договор купли-продажи этого транспортного средства.

Читать еще:  Нужно ли присутствие супруга для подачи документов в МФЦ?

Или можете взять, на основании документа от нотариуса о признании наследников, нотариальную генеральную Доверенность на переоформление ПТС с умершего на его наследников, снятии с учёта и продаже.
А что если у умершего хозяина старинного автомобиля (или мотоцикла) нет наследников?

Тогда собственником всего имущества умершего является государство. С управлением по делам имущества местной администрации этот вопрос уже нужно решать. Попробуйте их уговорить принять это имущество на баланс а потом продать вам. Или предложите им сдать машину в металлолом. Деньги за “металлолом” переведите на счёт администрации. А в пункте приёма металлолома уже выкупите “металлолом в виде автомобиля такой то марки, такого то года выпуска, двигатель номер, шасси номер, кузов, номер, цвет такой то”.

Далее на основании чека (или “Договора купли продажи металлолома”) от пункта приёма металлолома, в которм должно быть написано, что вам продали “металлолом в виде автомобиля такой то марки, такого то года выпуска, двигатель номер, шасси номер, кузов, номер, цвет такой то” вы просите ГИБДД по вашему месту жительства выдать вам ПТС.

А как приобрести документы на машину (или её останки), если её просто нашли (в кустах, овраге, поле, на краю дороги и т.п.)?

В соответствии с Гражданским Кодексом РФ, вы должны подать заявление дежурному отделения милиции (ОВД), по месту нахождения машины, под роспись на втором экземпляре (который теперь храните как зеницу ока!). В Заявлении о находке машины (мотоцикла) вы должны описать машину, таблички и номера которые на ней есть, цвет, марку и модель машины и обязательно напишите в конце Заявления, что машина теперь у вас на хранении — и, что если в ОВД обратиться собственник найденой машины, или, если, самим работникам ОВД станет известен собственник найденой машины, то, мол, большая просьба — сообщить собственнику, что его машина (мотоцикл), находиться у вас на хранении, по такому то адресу.

Далее: если собственник не объявился и не пришёл к вам — через полгода снова идёте в ОВД уже с другим (со вторым) Заявлением (и тоже сдаёте его дежурному под роспись на втором экземпляре вторго заявления). Во втором Заявлении спрашиваете: не нашёлся ли собственник машины которая храниться у вас?

Обязательно добейтесь от милиции письменного ответа на этот вопрос! Далее идёте в суд по месту вашего жительства и пишите Иск о признании за вами права собственности на найденный автомобиль (мотоцикл). Суд выносит Решение о признании права собственности за вами. Т.к. согласно Гражданскому Кодексу РФ — если не обнаружился собственник найденной вами вещи (в частности автомобиля или мотоцикла) — вы, через 6 месяцев, признаётесь собственником этого автомобиля (мотоцикла).

Кстати: если же в преиод этих 6 месяцев, будет найден собственник — то вы вправе потребовать от него возмещения вам расходов, понесённых вами, во время хранения у вас найденной вещи (автомобиля, мотоцикла).

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

  • Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
  • Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
  • Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
  • Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии. К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать. Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

  • Перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, либо приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
  • Документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000. Это обусловлено тем, что приказ № 558, которым введен в действие перечень-2010, не имеет обратной силы, то есть не распространяется на ранее возникшие отношения — иное прямо не оговорено в нём самом. А отдельные сроки перечня-2000 и перечня-2010 не совпадают по одним и тем же видам документов.

При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2015 года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее 2021 года.

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях. Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает.

В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. В соответствии с п. 2.2.5 Основных правил работы архивов организаций для определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, ЭК организации вправе обратиться с запросом к специалистам архивного учреждения.

Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов (уничтожить или продолжать хранить).

Читать еще:  В гибдд отобрали документы

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно. Несмотря на то что сроки их хранения также установлены перечнем-2010 и на них распространяется общая процедура хранения и уничтожения документов в соответствии с законом № 125-ФЗ, существует еще ряд нормативных документов, требования которых необходимо учитывать.

Так, в ст. 23 НК РФ установлено, что налогоплательщик обязан сохранять в течение 4 лет данные бухучета и иные бумаги, необходимые для расчета и уплаты налогов. А ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает срок хранения в 5 лет для первичных бухгалтерских документов, учетных регистров, учетной политики, бухотчетности и иных документов, связанных с организацией и ведением бухучета.

Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить такие документы, как счета-фактуры, читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?».

То есть если учетный регистр, справка или иная бумага каким-либо образом относится к разряду бухгалтерских, оформлять акт на уничтожение ранее истечения 5-летнего срока нельзя. Если это произойдет, ответственность за неправомерное уничтожение будет нести руководитель фирмы.

Однако это еще не все. Сказанное выше относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых в течение всего срока их существования была безубыточной. Если же получен убыток и его переносили на последующие периоды, все документы, подтверждающие размер такого убытка, запрещено уничтожать в течение всего срока переноса (ст. 283 НК РФ).

Когда все законодательно установленные сроки хранения истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке.

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, способ избавления от них возможен любой. Например, можно:

  • отправить документы на переработку (утилизацию) в специализированную организацию;
  • избавиться от ненужных бумаг с помощью специального уничтожителя (офисного шредера, измельчителя бумаги и др.);
  • сжечь (однако это может повлечь проблемы с пожарниками).

Первый способ может обернуться для фирмы значительными материальными расходами на оплату услуг по утилизации, а передачу документов придется оформлять приемо-сдаточным актом или накладной с указанием количества дел и их веса. Для обеспечения конфиденциальности потребуется отправить в спецорганизацию своего работника с целью контроля за процедурой уничтожения документов.

Во всех остальных случаях без оформления дополнительных документов также не обойтись — об этом поговорим в следующем разделе.

Оформляем факт уничтожения документов

Акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» является не единственным документом, который требуется оформить в подобной ситуации. Еще одну бумагу (обычно ее также именуют актом) составляют, чтобы подтвердить сам факт уничтожения утративших практическое значение и устаревших документов. Для этого акта не предусмотрено типовой формы, поэтому он составляется в произвольной форме. При этом важно указать в нем всю необходимую информацию.

Чтобы впоследствии к этому документу не было претензий, в нем нужно отразить следующее:

  • наименование документа и название компании, от имени которой он составляется;
  • дату оформления акта;
  • описание факта уничтожения документов (с указанием объема или количества, а также способа уничтожения);
  • подписи с расшифровками Ф. И. О. ответственных лиц.

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Если акт о выделении к уничтожению документов сформирован верно (с соблюдением всей процедуры по организации и проведению экспертизы документов и оформлению результатов работы ЭК), руководитель всё равно может быть привлечен к ответственности в том случае, если документы были уничтожены преждевременно и сроки их хранения не соблюдались.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение сроков хранения учетных документов возможен штраф в размере от 5 000 до 10 000 руб.

Если у юрлица отсутствуют средства на организацию и содержание отдельной архивной службы, но он не хочет быть наказан, ему необходимо назначить ответственных работников, в функции которых будет входить непрерывный контроль за хранением документов и своевременным уничтожением дел с истекшими сроками хранения.

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

В соответствии со ст. 5 закона № 125-ФЗ отражение документов в составе архивного фонда не зависит от способа создания и вида носителя.

В п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ указано, что документы и средства, воспроизводящие электронные носители информации, а также проверяющие подлинность ЭЦП, надлежит хранить не менее 5 лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерских отчетов.

В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях (дисках, флеш-картах и др.). Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и (или) срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем. При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов (измельчение, сжигание, изменение формы и др.).

Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).

Особой процедуры (в том числе по оформлению акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов. При этом не следует забывать о следующем:

  • запрещено избавляться от ненужных файлов и документов самовольно и без оформления акта;
  • нельзя уничтожать документы, относящиеся к судебному разбирательству (проходящему или предстоящему);
  • нельзя игнорировать требование о конфиденциальности информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
  • необходимо ликвидировать все копии документов (включая персональные и резервные), если такие дубликаты разрешены к уничтожению.

О том, как уничтожают печати, читайте в статье «Порядок списания и уничтожения печатей (нюансы)».

Итоги

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения происходит после завершения работы экспертной комиссии с обязательным оформлением акта. Затем в отношении всех отраженных в акте документов проводится процедура физической ликвидации — это действие тоже оформляется отдельным актом.

Способы избавления от документов могут быть различными — законом этот момент не регламентируется. Допустимо сдать их на утилизацию в специализированную компанию, воспользоваться офисным шредером или применить иной способ.

Да когда же можно выкинуть все эти бухгалтерские документы!

Гараж, офис, склад и куча пыльных коробок и папок. Сколько предпринимателю хранить эти «доки»?

Сжечь, уничтожить, выкинуть, сдать в архив на благо потомкам? Когда у нас забирают документы, то спрашивают, а, можно ли их выкинуть, а если нельзя, то сколько этому длиться?

Бухгалтерия — это как рисунки на песке, волны времени обесценивают весь наш труд. Считаешь, считаешь, собираешь документы, подшиваешь, «трясешься» над ними, а потом сложил в коробку из-под бумаги — и привет, пыль вечности.

Налоговые сроки хранения документов

Четыре года — общий срок хранения документов подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов для организаций и ИП (Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Шесть лет — срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов.

Если заявили убыток, то в течение всего срока, покуда его заявляете, плюс четыре года, должны хранить документы, подтверждающие понесенные налоговые убытки. По основным средствам документы, подтверждающие их стоимость, нужно хранить, пока мы их амортизируем, плюс четыре года общего срока хранения.

Таким образом, сейчас, в 2019 году, у нас в наличии должны быть, как минимум, документы за 2018, 2017, 2016 и 2015 годы. Все, что за пределами этого срока, с учетом обозначенных особенностей, можно было бы выкинуть, если в наш мир не вмешивались еще и нормы из других законодательных сфер. Налоговое законодательство, касаемо сроков хранения документов, — самое лояльное.

Бухгалтерский учет

Федеральный закон о бухгалтерском учете (ч. 1 ст. 29 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ) устанавливает минимальный пятилетний срок хранения документов после отчетного года. По конкретным срокам хранения отсылает к правилам архивного дела.

Так что же получаем? Налоговые интересы к документам, за отдельными исключениями, составляют четыре года, а еще год нам сразу накидывает законодательство о бухучете. Но это еще не все, так как детали скрываются в кругах архивного дела.

Архивное дело

Вот тут мы вступаем на зыбкую почву ФЗ об архивном деле, которая засасывает в сроки типы документов, нормативку Минкульта, Росархива и даже Главархива СССР. Когда начинаешь разбираться с этим, то, не знаю, как вас, а меня охватывает такое уныние, что хочется поскорее кликнуть на крестик и закрыть страничку правовой системы. Коробки с документами начинают казаться настоящими символами вечности, как латунные таблички на дверях кабинетов.

Сейчас действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Если нужно узнать срок хранения конкретного типа документов, то добро пожаловать в этот перечень, гуляем по разделам, смотрим ссылки, примечания, исключения и т. д. Ниже некоторые группы документов с установленными сроками хранения для них.

  • 50 лет — трудовые договоры, кадровые приказы, личные карточки работников, трудовые книжки, которые не забрали работники. Это срок по документам с 2003 года, так как раньше срок хранения по ним составлял 75 лет.
  • 5 лет — договоры о материальной ответственности после увольнения такого работника; табели, документы о премировании, документы по командировкам.
  • 1 год — графики представления отпусков.
  • 5 лет — путевые листы, но если этими путевыми листами подтверждаются вредные и опасные условия труда, а других подтверждения таких работ нет, то 75 лет.
  • 75 лет — расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы. Это срок можно уменьшить и до 5, но только если вы будете 75 лет хранить лицевые счета по форме Т-54.
  • 5 лет — налоговые декларации юридических лиц.
Читать еще:  Договор детского сада с операторами котельной

А вот теперь чуть-чуть примеров тех документов, которые нужно хранить постоянно, то есть пока длится ваша жизнь как предпринимателя или организации, но не менее 10 лет!

  • Постоянно — Годовые расчеты по страховым взносам в ФСС.
  • Постоянно — Книга учета доходов и расходов на УСН для ИП и организаций. Вот ссылка на пункт Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558: пункт 401. Так что плательщики упрощенки участвуют не только в хозяйственной, но и в культурной жизни страны! При этом аналогичного требования к книге учета доходов и расходов на ОСНО нет!

Поэтому, если вы были ИП, да к тому же работодателем, и прекратили свою деятельность, то должны хранить кадровые документы еще 50 лет, а расчетно-платежные ведомости — 75 лет! Были на упрощенке — храните свою книгу за последний год еще 10 лет или завещайте ее потомкам с наказом хранить вечно, и, может быть, тогда, через миллионы лет, зеленый большеглазый человечек из галактической налоговой инспекции проверит правильность ваших расчетов!

Документы на дом старого образца

На сайте Юридической социальной сети 9111.ru собрано 54 вопросов по теме Документы на дом старого образца. Вы можете воспользоваться поиском по уже имеющейся базе вопросов с ответами или задать свой вопрос. Опытные юристы и адвокаты, специализирующиеся на теме Документы на дом старого образца, проконсультируют вас совершенно бесплатно. Получить консультацию можно как по телефону горячей линии
8 800 505-92-64, работающей 24 часа в сутки, так и в режиме онлайн через форму на сайте.
В данный момент онлайн находятся 230 юристов и адвокатов.

1. Сколько стоит переделать документы на дом? у меня документы старого образца.

1.1. Документы старого образца действительны и равноценны документам новым. Зачем Вам их переделывать?
Сколько будет стоить – вопрос не юридический. Как договоритесь – так и заплатите за работу.
Всего доброго. Спасибо, что выбрали наш сайт.

1.2. Если у Вас документы о собственности с отметкой БТИ, то для регистрации права собственности в Росреестре Вам необходимо оплатить госпошлину в размере 2000 руб. и 350 руб. за регистрацию прав на земельный участок, сделать копии всех документов и обратиться в МФЦ с заявлением о регистрации прав. Но, данная регистрация права собственности не обязательна, она выполняется по желанию правообладателя. Главное, чтобы у Вас площадь в правоустанавливающих документах и площадь, указанная в кадастровом паспорте на здания и на земельный участок (или сейчас это выписка ЕГРН) совпадали.

2.1. Право собственности на 1/2 доли принадлежавшая умершей, переходит в собственность либо её наследников, либо в том случае если наследники не приняли наследство, то в собственность муниципального образования (выморочное имущество).
В связи с этим, “ликвидировать” вторую долю на том основании что собственница умерла не получиться.
Таким образом, в настоящее время собственником второй доли являются ли наследники, либо администрация.

3.1. Проверить основания и продавца. Запросить выписки из БТИ и Росреестра, если администрация считает. Что это их собственность пусть выдаст соответствующее подтверждение. Не покупать без проверки, иначе деньги возвращать достаточно сложно.

4.1. и если на данный момент нескольких нефундаментальных пристроек уже нет фактически а в старом паспорте они указаны то как быть в данном случае. Закажите новый технический паспорт на объект потом получите кадастровый паспорт.

5.1. Оформляйте документы, только после этого сможете продать, или продавайте по расписке переложив бремя оформления документов на покупателей

6.1. Делайте новые документы.

6.2. можно всё оформить и продать – обратитесь очно к специалистам.

7.1. Можно и дарственную. Деньги – по соглашению сторон (как определитесь).

7.2. Если за дом отдаете деньги, то никакого дарения быть не может. Дарение – безвозмездная передача. Оформляйте отношения так, как они есть (заключает договор купли-продажи), чтобы потом никто не кричал о недействительности договора. Покупаете дом, проверьте права на землю, границы земельного участка.
Попросите собственника дома выдать на вас нот. доверенность, по которой вы бы могли проверить юридич. чистоту дома, исправить документы, если это потребуется и в спокойном режиме выйти на сделку. В таких вопросах спешка чревата имущественными потерями.

8.1. Если регпалата отказывает в регистрации, то остаётся только суд.

9.1. дарите можно только свою собственность
а Вы пишите – участок неприватизирован

10.1. Можем ли мы их выселить?
выселить через суд и выписать в том числе – может только собственник дома

11.1. А участок на каком праве был? Возможно он в аренде был и собственники теперь совсем другие люди. Выясняйте, кто является собственником участка.

11.2. Для ответа на ваш вопрос необходимо знать дополнительную информацию,которую вы можете получить обратившись в Обл.ЦТИ,Росреестр,Госархив,Нотариальная палата.Только получив ответы из этих организаций можно сказать-получите вы участок или нет.

12.1. никак не оформите, если первый владелец умер

13.1. Если счетчик имеет необходимый уровень точности и срок поверки не прошел, то не законно.
Успехов.

14.1. длят начала вам надо обновить все документы. Змельный, архитектура, в эти организации обратитесь и вам там помогут, для начала земельный (геодезисты)

15.1. Рекомендую сначала получить новые документы, и только потом совершать сделку, во избежание возможных приостановок регистрации.

15.2. Нет, не обязательно. Составляйте договор купли-продажи в простой письменной форме и обращайтесь в Росреестр для регистрации права собственности. Для составления договора обратитесь к юристу, адвокату.

16.1. УК обязана произвести текущий ремонт крыши , чтобы устранить течь , пишите жалобу в Жилищную инспекцию , они совместно с прокуратурой проведут проверку по данному факту , обяжут Ук произвести текущий ремонт и оштрафуют УК

17.1. Пуст лучше получат сначала новые документы.

17.2. Необходимо привести в порядок первоначальные документы, НО вы можете уточнить у агентства жил.программ (через которое вы получаете субсидию) возможно их устроят имеющиеся документы, т.к. мы их, к сожалению, посмотреть не можем.

18.1. С письменным отказом из архива, решением суда и другими документами по делу обратиться к адвокату на очную консультацию.

19.1. Обратитесь к юристу для сопровождения этой сделки

20.1. Исковые требования оформляются только при подаче иска в суд. В вашем случае в суд нужно обращаться только в случае пропуска срока принятия наследства. Если срок не пропущен (6 месяцев), то никаких судов не нужно.

21.1. Обращайтесь в Росреестр за гос. регистрацией права собственности на земельный участок на основании свидетельства о праве на наследство. Если границы земельного участка не установлены, то заказывайте межевание, ставьте земельный участок на кадастровый учет по границам и обращайтесь после в Росреестр.

22.1. Оформить кадастровый паспорт и обратиться в рег палату.

23.1. Киров !
Закон НЕ требует ОБЯЗАТЕЛЬНОГО нотариального удостоверения Договора дарения дома, поэтому после подписания сторонами Договора дарения , необходимо обратиться в Россреестр субъекта РФ с договором дарения, для государственной регистрации перехода права собственности от дарителя к одаряемому.

При этом потребуется в Россреестре субъекта РФ (ст.572 ГК РФ):
-присутствие ДАРИТЕЛЯ и ОДАРЯЕМОГО с паспортами;
-правоустанавливающие документы на дом:
а)Свидетельство о праве собственности;
б)Кадастровый ,Технический паспорт на дом и т.д.;
-Справку из ИФНС РФ об отсутствии задолженности по налогам на данный дом и т.д.

Желаю вам успехов Владимир Николаевич
г.Уфа 21.04.2015г

24.1. нет, за регистрацию придется платить.

25.1. Начните с оформления кадастрового паспорта земельного участка, определите границы участка и поставьте участок на кадастровый учет. Вам помогут в этом любые организации, занимающиеся такими вопросами, найдете их в Инете. Новое свидетельство на землю и дом, соответственно, получите в Росреестре.

26.1. да, вполне возможно. Если даритель и одаряемый являются членами семьи и (или) близкими родственники, то декларировать доход и уплачивать налог при дарении не нужно (п. 18.1 ст. 217 НК РФ).

27.1. Обязанность оформления прав на недвижимое имущество (в том числе дачные дома для сезонного проживания) на ставится в зависимость от того, собираетесь ли Вы там постоянно проживать. То есть, оформлять имеющиеся на участке строения необходимо. При этом, при оформлении по “дачной амнистии”, Вы вправе предоставить только декларацию об объекте недвижимости в которой указаны данные о строении. Оформление же в “общем порядке” ведется через проведение технического и кадастрового учета данных объектов (это дополнительные расходы и время). Документы на право собственности, полученные до вступления в силу действующего закона “О государственной регистрации. “, сохраняют свое действие. Однако, для совершения каких-либо действий (продажа, дарение и т.д.) с объектами права, Вам придется их заменить.

28.1. Конечно, если в доверенности имеются полномочия на отчуждение этого имущества.

29.1. Нет, сначала нужно документы оформить. Потом уже совершать какие-либо сделки.

30.1. Если есть нотариальный договор купли – продажи, то достаточно его и кадастровый паспорт на дом сдать в регистрационную палату, еще будет вопрос с землей. Для более полной консультации пишите в личку какие есть документы.

30.2. Кемерово !
Из вашего вопроса НЕ совсем понятно:
– вы данную Сделку регистрировали в 1990 году в БТИ или нет .
– какие документы у вас на руках .

Удачи вам Владимир Николаевич
г.Уфа 02.01.2015г
19:23 моск.

30.3. Вы можете одновременно в Росреестре зарегистрировать право собственности свое и переход права собственности на покупателя. У Вас должен быть кадастровый паспорт, технический план, договор купли-продажи.

30.4. Ольга Николаевна.
Если с документами все в порядке, можете продать дом. если нужна помощь в анализе документов на дом и решении вашего вопроса обращайтесь буду рад вам помочь.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector