Служебная записка на командировку если нет документов на проживание
Prokurors.ru

Юридический портал

Служебная записка на командировку если нет документов на проживание

Как оформить служебную записку на командировку

Кто и когда должен составлять

В больших компаниях с объемным внутренним документооборотом и развитой иерархической системой принято запрашивать согласие руководителя на направление сотрудников в служебную поездку, составляя специальный документ — служебную записку. Но есть и еще одна ситуация, когда такая бумага необходима.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и Постановлению Правительства РФ от 29.07.2015 N 771, служебная записка о командировке составляется работником после возвращения. Конкретные сроки представления в законодательстве не прописаны, поэтому допускается ее сдавать либо в тот рабочий день, когда поездка закончилась, либо на следующий рабочий день после ее завершения.

Очень важно приложить документы, подтверждающие имевшиеся расходы на топливо, стоянку, иные цели. Только при наличии первичных для учета бумаг можно будет компенсировать затраты работника. На базе одной «служебки» доказать использование личного транспорта для проезда к месту назначения и обратно нельзя, подчеркивается в письме Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368.

Образец и правила составления

В законодательстве не прописано требований, которым надо следовать при составлении «служебки», поэтому ее можно составлять в свободной форме, но с учетом определенных требований.

  1. Используйте лист форматом А4. Если у компании есть фирменный бланк, то разъяснения лучше составлять именно на нем.
  2. Адресуйте лицу, которое принимает решение о направлении в командировку, например, руководителю организации. Его должность и Ф.И.О. прописываются в правом верхнем углу.
  3. Ниже уточните, кто является автором, а кто — командированным. Также вписывается его должность и персональные данные.
  4. Примерно во второй трети листа по центру или вверху слева укажите название бумаги. Точка в конце не ставится.
  5. Подробно объясните, по каким причинам, с какими целями, кто и на какой срок должен быть направлен в командировку.
  6. Поставьте дату составления и подпишите ее.

Образец служебной записки о направлении в командировку

Записка по итогам служебной поездки

Если служебная записка составляется как отчет о командировке, к правилам, изложенным выше, добавляются такие:

  1. Дополнительно необходимо указать, использовался ли личный либо рабочий транспорт. Если да, то вписываются государственные регистрационные номера транспортных средств, а также данных о водителе. Кроме того, в этом разделе стоит уточнить время отправки и возвращения, поскольку это позволит точно определить длительность поездки.
  2. Важно отразить и условия проживания — в нашем примере работник сообщает, что проживал у родственников.
  3. Следующий раздел – приложения. В нем надо прописать, какие именно первичные документы предоставлены, чтобы подтвердить командирование. Это может быть путевой лист, кассовые чеки с заправок, квитанции на парковку, отчет о выполненной работе и т.п. Поскольку перечень оправдательных бумаг ничем не регламентирован, чем больше чеков, квитанций и счетов будет приложено, тем проще бухгалтеру списать расходы на командировку.

Образец служебной записки на командировку 2020

Документ отдается в бухгалтерию, где его регистрируют, передают на согласование с руководством, а затем используют по назначению.

Если незапланированные поездки по работе — частое явление в компании, в одном из ее внутренних актов можно утвердить образец или бланк служебной записки. Тогда работникам будет проще отчитываться, а бухгалтеру – вести учет и списывать расходы.

Особенности при командировании ИП и директора

Когда речь идет о командировании наемных работников, ничего сложного нет. А если по работе в другой населенный пункт отправляется индивидуальный предприниматель? Надо ли ему подтверждать поездку и расходы на нее? В письме Министерства финансов от 05.07.2013 № 03-11-11/166 сказано, что в принципе в рабочие поездки направляют наемных работников, а сам на себя ИП может ничего не делать. Однако лучше перестраховаться и такой документ написать, а также приложить доказательства. В таком случае у налоговиков не будет оснований подозревать предпринимателя в каких-то схемах по уклонению от налогообложения.

Что касается директоров, то распространено мнение, будто им тоже разрешается не составлять «служебки». Объясняется это тем, что директор сам подписывает приказ о командировании, поэтому не имеет смысла дублировать его текст. Но с точки зрения налогообложения такая позиция неверна. Ведь, «служебка» составляется именно для того, чтобы подтвердить длительность командировки и расходы. И одного приказа в этом случае будет недостаточно.

Основные нюансы заполнения служебной записки на командировку

Перед отправкой сотрудника в командировку отдел кадров должен подготовить соответствующую документацию за подписью руководителя и командированного лица. Служебная записка выступает основанием для всего процесса.

Когда она необходима

Служебная записка – это документ, подтверждающий факт пребывания и время пребывания командированного лица в месте назначения.

Ее составление требуется, если:

  1. Работник отправляется для исполнения задания на служебном, арендованном или личном авто.
  2. Если работник не имеет других документальных доказательств, свидетельствующих о выполнение служебного задания.

Служебная записка выступает в роли документа-основания для начисления суточных и подтверждения объема расходов сотрудника.

Подтверждение даты

Согласно изменениям в законодательстве, период, проведенный в командировке, а значит, и точные даты подтверждаются посредством проездных документов, при их утере — дубликатами.

Однако если работник отбыл в рабочую поездку на транспорте предприятия или личном, то период пребывания его в поездке подтверждается служебной запиской, которую он обязан составить и предоставить работодателю вместе с оправдательной документацией на использование транспорта сразу по возвращению.

Законодательная база

Данные относительно всей процедуры оформления командировки и пребывания работника в ней указаны в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 2014 года №1595.

Кроме этого, существует Указ Президента РФ от 2014 года №765 о порядке и условиях командирования лиц, находящихся на служебных и государственных постах.

Также произошла отмена инструкций, сформированных еще в период существования СССР, Приказом Минфина России №147 и Минтруда России №1044 от 2014 года.

Читать еще:  Договор купли-продажи векселя банка

Форма и структура

Для бланка служебной записки допустимо брать обычный лист формата А4, при этом форма отчетного листа разрабатывается каждым предприятием самостоятельно, так как унифицированного образца не имеет. Работник впоследствии сразу по прибытию должен вписать в нее все необходимые данные.

Структура документа следующая:

  1. В правом верхнем углу формируется шапка, в нее вносятся ФИО руководителя предприятия, ФИО непосредственного начальника, если он имеется, ФИО работника.
  2. По центру листа вписывается название.
  3. В теле документа оформляется в произвольной форме обращение к работодателю с описанием цели поездки, дат приезда/отъезда, а также основных фактов. При этом если поездка была выполнена посредством применения транспорта, необходимо указать все идентификационные данные этого авто.
  4. Перечень прилагаемых документов.
  5. Дата и подпись сотрудника.

Образец и правила заполнения в зависимости от варианта

Служебные записки, связанные с направлением работника в необходимую местность, существуют двух вариантов:

  1. Согласно которым формируется приказ, они являются основанием для поездки сотрудника.
  2. Документация, заполняемая собственноручно работником после выполнения задания.

О направлении

Данный вариант записки является основанием для издания приказа и может составляться непосредственным начальником командируемого лица.

Главное в данном случае является аргументация необходимости отправки работника в поездку.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

об организации командировки

от 02.02.2018 №208/07

Уважаемый Олег Олегович!

В связи с производственной необходимостью прошу с 5 февраля 2018 года младшего бухгалтера Головко Алину Сергеевну командировать на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546 в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия.

Кроме этого, прошу в связи с командировкой выделить:

  • 6000 рублей для проживания в гостинице;
  • 6000 рублей в качестве суточных;
  • 6000 рублей на топливо для заправки авто.

Начальник бухгалтерского отдела Сазонова Е. Е.

На командировочные расходы

Данная отчетная документация составляется самим работником после выполнения задания и по прибытию на предприятие и выступает в качестве основания для восполнения расходов, связанных с поездкой.

В документе также излагаются основные факты:

  • цель поездки;
  • дата отбытия и прибытия;
  • данные об авто.

Кроме этого, перечнем указываются реквизиты всех оправдательных документов на расходы.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

о командировочных расходах

Уважаемый Олег Олегович!

Согласно приказу №334 от 03.02.2018, я отбыла в командировку в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546.

Документы основания расхода топлива на поездку и прочие расходы прилагаю.

Перечень документов: путевой лист, талоны на бензин, чеки из гостиницы.

Младший бухгалтер Головко А. С.

Об отмене командировки

Составляется с целью возврата затраченных средств на подготовительные работы и с обозначением причины отмены мероприятия.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

об отмене командировки

от 02.02.2018 №208/07

Уважаемый Олег Олегович!

В связи с составлением годового баланса бухгалтером филиала самостоятельно прошу отменить командировку младшего бухгалтера Головко А. С.

Главный бухгалтер Сазонова Е. Е.

Для отчета

В данном случае составление служебной записки выполняется в такой же последовательности, как и в случае с командировочными расходами – работник собственноручно составляет отчетность и в произвольной форме перечнем указывают основные данные поездки, отчитывается относительно проделанной работы, указывает на понесенные расходы и прикладывает оправдательные бумаги, чеки, квитанции.

Нюансы составления

В ходе формирования записки также нужно учитывать нюансы и обстоятельства, при которых она составляется.

Поездка ИП

Согласно законодательству РФ, предприниматели являются самозанятыми гражданами, а значит, и отправить себя в командировку они не могут, что избавляет их от положенного документального сопровождения поездки.

Однако, они вправе учитывать часть расходов при уплате налогов. Уменьшить налогооблагаемую базу допустимо за счет:

  • расходов на гостиницу – аренда помещения;
  • расходов на топливо – затраты на материалы.

Также важно подтвердить документально расходы и обосновать необходимость поездки для бизнеса, например, встреча с поставщиками или партнерами для решения глобальных вопросов.

Командировка директора

Согласно Положению Правительства РФ №749, директор предприятия является таким же наемным рабочим, как и прочие сотрудники, а значит, нужно всю командировку документально оформлять.

Однако Роструд имеет иное мнение, согласно которому директор не нуждается в составлении документов, так как он все равно их подпишет самостоятельно, а значит, продублирует.

Поездка за границу

В случае поездки за границу формирование командировочного удостоверения не требуется, но составлять служебную записку необходимо.

В данном варианте возмещение командировочных расходов будет выполняться в валюте, а доказательством пребывания сотрудника на территории иностранного государства послужит отметка таможенных работников в паспорте о пересечение границы.

Если же поездка планируется в ближнее зарубежье, то оправдательными будут проездные документы или отметки в путевом листе.

Применение служебного или личного авто

Для этого случая кроме прочих оправдательных бумаг следует приложить к служебной записке:

  1. Путевой лист и бумаги, указывающие на проезд согласно маршрутной линии.
  2. Талоны и прочие квитанции, указывающие на расходы, связанные с обслуживанием и заправкой авто.

Командировка в выходной день

Когда происходит командирование сотрудника, не имеет значение, в какой день выполнялось поручение руководителя, главное — количество затраченных на данное задание часов.

Так что на правила формирования документации не влияет используемый день недели.

Без каких бумаг можно обойтись при наличии записки

Согласно изменениям в нормативных актах, служебная записка выступает заменой для:

  • командировочного удостоверения;
  • служебного задания;
  • отчета о выполнении задач.

За чьей подписью и согласованием формируется документ

Подписывает и утверждает все документы, связанные с будущей командировкой и по ее окончанию, руководитель предприятия.

Согласование служебной записки требуется с бухгалтерией, кроме этого любые расходы, понесенные в ходе подготовки поездки и во время нее, необходимо документально оформить для бухгалтерской отчетности.

Согласно законодательным актам, четкой даты подачи отчета за командировку для осуществлявшего ее работника не существует, однако существует требование в отношении совершения этого действия как можно раньше по возвращению из командировки.

Читать еще:  Расписка на документы

Заключение

Служебная записка на данный момент является основным документом в документальном оформлении командировки, так как она является носителем всех основных фактов и отчетом за понесенные расходы.

Особенности оформления служебных командировок подробно представлены в данном видео.

Командировка без документов

Р. Ярошенко, налоговый юрист

В дороге с командированным работником может приключиться всякое. Например, он может потерять документы, подтверждающие проезд и проживание. Как в таком случае компенсировать его расходы и не «попасть» на налоги?

Чем подтвердить проезд?

Расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами. Исключением из этого правила являются только суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не нужно.

Другое дело – затраты на проезд. Их подтверждением служат авиа- или железнодорожные билеты. Но что делать, если работник потерял билеты? Он может написать заявление о том, что билеты утеряны, и попросить возместить понесенные расходы. Но выплата такой компенсации будет иметь определенные налоговые последствия и для предприятия, и для работника.

Прежде всего отметим, что компенсировать всю сумму понесенных работником затрат на проезд скорее всего не получится. Дело в том, что, согласно пункту 19 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках. », оплата проезда при отсутствии подтверждающих документов осуществляется по минимальной стоимости (далее – инструкция № 62).

Иными словами, при утрате работником билетов руководитель фирмы вправе принять решение о возмещении расходов по стоимости самой дешевой транспортировки до места командировки и обратно.

Таким образом, основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление командированного работника с визой руководителя и указанием суммы возмещения, определенной по минимальной стоимости, которую необходимо подтвердить справкой транспортной службы.

Сумму компенсации, выплаченную по заявлению, нельзя принять в налоговом учете. А все потому, что нет первичного документа – следовательно, нет и документального подтверждения. А оно является главным условием для учета расходов при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Начислять на сумму компенсации ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд не нужно. Ведь ЕСН не облагаются выплаты, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 3 ст. 236 НК РФ). Страховые взносы в Пенсионный фонд начисляются на те же выплаты, что и ЕСН. Так установлено пунктом 2 статьи 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

Согласно статье 217 Налогового кодекса, НДФЛ не удерживается с компенсации сотруднику расходов на проезд, фактически произведенных и документально подтвержденных. Таким образом, затраты на оплату проезда, не подтвержденные документами, подлежат включению в налогооблагаемый доход работника.

Простое решение

Итак, следует вывод, что заявления работника с просьбой оплатить расходы на проезд, а также положительной резолюции или приказа руководителя об их возмещении недостаточно для того, чтобы компенсация не включалась в доход работника и учитывалась в налоговых расходах.

Полностью возместить сотруднику его расходы и не платить лишних налогов можно, например, запросив дубликаты билетов и справку, подтверждающую факт их покупки, в кассе вокзала или аэропорта. Выдача подобных документов для них не редкость.

Где вы были, где вы жили?

Вместе с билетом работник может «посеять» и счет за проживание в гостинице.

Ранее – до 1 января 2003 года, – если командированный работник не предъявлял к оплате документы, подтверждающие наем жилого помещения, ему выплачивали компенсацию из расчета 12 рублей в сутки. Такой норматив был установлен приказом Минфина России от 6 июля 2001 г. № 49н. Но с выходом постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 этот документ утратил силу.

Есть еще один нормативный акт, в котором речь идет о размерах выплаты командированным за проживание в случае утери счета из гостиницы, – инструкция № 62. Но указанные в ней суммы до смешного малы.

Вместе с тем, согласно трудовому законодательству, работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные со служебной командировкой. При этом в статье 168 кодекса сказано, что порядок и размеры возмещения затрат определяются коллективным договором. Следовательно, условия выплаты компенсации расходов, не подтвержденных документально, фирма может установить самостоятельно, главное – не забыть все это прописать в договоре.

Независимо от суммы, которую вы выплатите работнику в качестве компенсации, учесть ее при расчете налога на прибыль все равно нельзя. Опять-таки действует правило документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ). Значит, в налоговую базу по ЕСН она тоже не попадет. Что касается НДФЛ, ситуация здесь такая же, как и в случае компенсации стоимости проезда.

Универсальный вариант

Есть вариант, при котором будут соблюдены все требования нормативных документов и работник ничего не потеряет. Для этого нужно сделать следующее.

Во-первых, стоимость утерянных билетов и счетов за проживание можно компенсировать, как требует того инструкция о служебных командировках № 62, по минимуму. С выплат удержать НДФЛ.

Во-вторых, определить денежную «потерю» работника. Сюда входит доплата до фактической суммы расходов и сумма удержанного с компенсации НДФЛ.

И, наконец, в-третьих, выплатить сотруднику премию за профессиональные успехи. Ее сумма должна быть равной сумме доплаты вместе с удержанным НДФЛ плюс 13 процентов (налог, который будет удержан с премии). В этом случае работнику будет компенсирована фактическая сумма затрат.

Докажи, что проживал

Однако наличие документов, подтверждающих проживание, отнюдь не панацея от претензий налоговых инспекторов. Дело в том, что для подтверждения расходов по найму жилого помещения и оплате брони работник должен предъявить счет по форме № 3-г, утвержденной приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121. Это документ строгой отчетности, заменяющий применение ККТ (Закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Но иногда в гостиницах в подтверждение оплаты выдают приходный кассовый ордер, квитанцию или вовсе не известный бухгалтерской науке документ. Вопреки распространенному мнению инспекторов, даже в этом случае затраты по найму жилья можно учесть в составе затрат. Дело в том, что Налоговый кодекс РФ не уточняет, какими именно документами должны быть подтверждены командировочные расходы. Поэтому инспекция должна принимать любой документ, составленный по правилам бухгалтерского учета.

Читать еще:  Договор по переработке давальческого сырья

Подтверждает это и сложившаяся арбитражная практика (постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 февраля 2004 г. по делу № А56-14779/03).

На самом деле во время командировки работник может проживать не только в гостинице, но и в другом жилом помещении.

В таком случае расходы по найму жилья может подтверждать документ, составленный в произвольной форме (постановление ФАС Северо-Западного округа от 4 июня 2003 г. по делу № А56-26589/02). Важно лишь, чтобы в нем были указаны наименование организации, стоимость проживания, дата и стояла подпись.

Но все же лучше, если расходы по найму жилья будут подтверждены бланками строгой отчетности. Дело в том, что на их основании можно без вопросов принять к вычету НДС, который входит в стоимость гостиничных услуг.

Как оформить служебную записку на командировку

Кто и когда должен составлять

В больших компаниях с объемным внутренним документооборотом и развитой иерархической системой принято запрашивать согласие руководителя на направление сотрудников в служебную поездку, составляя специальный документ — служебную записку. Но есть и еще одна ситуация, когда такая бумага необходима.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и Постановлению Правительства РФ от 29.07.2015 N 771, служебная записка о командировке составляется работником после возвращения. Конкретные сроки представления в законодательстве не прописаны, поэтому допускается ее сдавать либо в тот рабочий день, когда поездка закончилась, либо на следующий рабочий день после ее завершения.

Очень важно приложить документы, подтверждающие имевшиеся расходы на топливо, стоянку, иные цели. Только при наличии первичных для учета бумаг можно будет компенсировать затраты работника. На базе одной «служебки» доказать использование личного транспорта для проезда к месту назначения и обратно нельзя, подчеркивается в письме Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368.

Образец и правила составления

В законодательстве не прописано требований, которым надо следовать при составлении «служебки», поэтому ее можно составлять в свободной форме, но с учетом определенных требований.

  1. Используйте лист форматом А4. Если у компании есть фирменный бланк, то разъяснения лучше составлять именно на нем.
  2. Адресуйте лицу, которое принимает решение о направлении в командировку, например, руководителю организации. Его должность и Ф.И.О. прописываются в правом верхнем углу.
  3. Ниже уточните, кто является автором, а кто — командированным. Также вписывается его должность и персональные данные.
  4. Примерно во второй трети листа по центру или вверху слева укажите название бумаги. Точка в конце не ставится.
  5. Подробно объясните, по каким причинам, с какими целями, кто и на какой срок должен быть направлен в командировку.
  6. Поставьте дату составления и подпишите ее.

Образец служебной записки о направлении в командировку

Записка по итогам служебной поездки

Если служебная записка составляется как отчет о командировке, к правилам, изложенным выше, добавляются такие:

  1. Дополнительно необходимо указать, использовался ли личный либо рабочий транспорт. Если да, то вписываются государственные регистрационные номера транспортных средств, а также данных о водителе. Кроме того, в этом разделе стоит уточнить время отправки и возвращения, поскольку это позволит точно определить длительность поездки.
  2. Важно отразить и условия проживания — в нашем примере работник сообщает, что проживал у родственников.
  3. Следующий раздел – приложения. В нем надо прописать, какие именно первичные документы предоставлены, чтобы подтвердить командирование. Это может быть путевой лист, кассовые чеки с заправок, квитанции на парковку, отчет о выполненной работе и т.п. Поскольку перечень оправдательных бумаг ничем не регламентирован, чем больше чеков, квитанций и счетов будет приложено, тем проще бухгалтеру списать расходы на командировку.

Образец служебной записки на командировку 2020

Документ отдается в бухгалтерию, где его регистрируют, передают на согласование с руководством, а затем используют по назначению.

Если незапланированные поездки по работе — частое явление в компании, в одном из ее внутренних актов можно утвердить образец или бланк служебной записки. Тогда работникам будет проще отчитываться, а бухгалтеру – вести учет и списывать расходы.

Особенности при командировании ИП и директора

Когда речь идет о командировании наемных работников, ничего сложного нет. А если по работе в другой населенный пункт отправляется индивидуальный предприниматель? Надо ли ему подтверждать поездку и расходы на нее? В письме Министерства финансов от 05.07.2013 № 03-11-11/166 сказано, что в принципе в рабочие поездки направляют наемных работников, а сам на себя ИП может ничего не делать. Однако лучше перестраховаться и такой документ написать, а также приложить доказательства. В таком случае у налоговиков не будет оснований подозревать предпринимателя в каких-то схемах по уклонению от налогообложения.

Что касается директоров, то распространено мнение, будто им тоже разрешается не составлять «служебки». Объясняется это тем, что директор сам подписывает приказ о командировании, поэтому не имеет смысла дублировать его текст. Но с точки зрения налогообложения такая позиция неверна. Ведь, «служебка» составляется именно для того, чтобы подтвердить длительность командировки и расходы. И одного приказа в этом случае будет недостаточно.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector