Что делать, если не предоставляют копию договора?

Как заставить контрагента вернуть первичные документы

Первичные документы – важная часть любой коммерческой сделки, фактор, подтверждающий ее законность. Причины, по которым бизнес-партнер не возвращает подписанные документы, могут быть различными. Результат один: проблема, которую нужно решить в короткие сроки, как правило, до сдачи отчетности по периоду. Мы расскажем, как это сделать.

Договариваться или требовать?

Прямой законодательной нормы, к которой могла бы обратиться одна из сторон при возникновении конфликта и истребовать документы, не существует. Чтобы разобраться, какие практические шаги необходимо предпринять, рассмотрим такую ситуацию: поставщик не отдает покупателю его экземпляры, при этом требует оплатить поставку, ссылаясь на положения договора. В противном случае поставщик угрожает арестом груза, разрывом договорных обязательств.

Обратите внимание на важный момент: поставщик апеллирует к двустороннему договору, в котором прописана своевременная оплата поставки, а покупатель аналогично поступить не может, поскольку положения, касающиеся обмена документами между организациями, в нем отсутствуют.

Из этого следует очевидный вывод: механизм и сроки обмена документацией обязательно должны быть зафиксированы в договоре. Необходимо прописать и санкции за нарушение документооборота. В случае если он был подписан ранее, а проблема невозврата документов возникла только сейчас, требуйте заключения допсоглашения к договору. Не играет роли, какую из сторон представляет ваша компания, поставщика или покупателя. В обоих случаях урегулирование вопроса возврата документов другой стороной официально возможно только посредством договора.

На заметку! При подписании основного договора или допсоглашения не забудьте отдельным пунктом зафиксировать, кто из контрагентов оплачивает пересылку документов. Это особенно актуально при наличии больших расстояний между двумя компаниями. Почтовые расходы на пересылку могут быть весьма существенными.

В договоре ни слова о возврате первичных документов, а контрагент в очередной раз игнорирует все сроки подписания и передачи «первички»? Придется договариваться. Свяжитесь с ним и попросите прислать по факсу либо электронно подписанные копии. Таким способом можно ускорить процесс подписания, если ваши экземпляры находятся «в долгом ящике» у партнеров, либо убедиться, что подписи уже поставлены и задержка связана с временем пересылки (передачи) пакета. В отдельных случаях, если стало ясно, что документы утеряны, необходимо оформление дубликатов. Однако следует помнить, что сканирование копий – вынужденная полумера. Поясним далее, почему.

С позиции поставщика

Поставщик признает доходы в НУ в периоде подписания им документов (когда была поставка или оказание услуг по договору). Об этом сказано:

• в письме №03-03-06/1/750 от 13/11/09 г. Минфина;
• в документе-определении №15640/10 от 08/12/10 г. ВАС.

Из текстов указанных документов следует, что поставщику не обязательно ждать, когда покупатель подпишет пакет и вернет его.

В целях НУ поставщик отражает НДС сразу как только выписал счет-фактуру (по правилам ст. 167 НК РФ). В данном случае тоже не требуется ждать ответной реакции контрагента.

Вместе с тем возможна ситуация, при которой покупатель имеет претензии к поставщику и в связи с этим не подписывает документы. Например, его может не устраивать качество поставленного товара или услуги, либо он может не признать поставку как таковую.

Последствия для поставщика могут наступить на основании ГК РФ (ст. 395, ст. 15) в виде требований о возмещении убытков и уплаты процентов.

Кроме того, расчет налоговой базы придется корректировать. Другие последствия при отсутствии оформленных оригиналов «первички» могут наступить, согласно ст. 120 НК РФ, за грубое нарушение правил учета доходов (расходов). Штраф предусмотрен в размере 10-30 тыс. руб. При этом для налоговиков не важен факт признания дохода компанией.

С позиции покупателя

Налоговая служба не признает законными расходы, подтвержденные копиями документов. Необходимо иметь на руках оригиналы, на основании которых рассчитывается налоговая база. Кроме того, и к покупателю могут быть применены санкции, согласно ст. 120 НК РФ, по тем же основаниям, что и к продавцу.

Контрагент, несмотря на просьбы, затягивает передачу оригиналов, или отвечает отказом — обратитесь к нему с официальным письмом.

Текст обращения может быть таким:

Руководителю (наименование компании-контрагента)

Настоящим письмом сообщаем Вам, что на основании договора (реквизиты договора) Вашей организации были оказаны услуги (наименование услуг) на сумму (стоимость услуг). Одновременно сотруднику Вашей организации (ФИО) был передан пакет документов на подпись – вторые экземпляры (перечисляются переданные документы). До настоящего времени подписанные экземпляры документов в наш адрес не поступили.

Имеет место нарушение условий двустороннего договора (указать, какие пункты договора нарушены).

Исходя из вышеизложенного, просим Вас в течение (…) рабочих дней с момента получения письма подписать документы и предоставить их в адрес нашей компании, во избежание применения санкций по двустороннему договору.

Приложение: (дубликаты переданных на подпись документов).

Письмо подписывается руководителем, указываются контактные данные ответственных лиц организации. Отправляется почтой, с описью вложения, курьером, по ЭКС — с использованием цифровой подписи, т.е. любым способом, подтверждающим факт получения его контрагентом.

Еще несколько полезных советов

1. Если документооборот между компаниями интенсивный, одним из пунктов договора целесообразно предусмотреть обмен сводной информацией по итогам месяца: какие документы, в каком количестве, на какую сумму сделок, кем, когда, в чей адрес отправлены.
2. Обычно пакет документов готовит поставщик, а покупатель принимает и возвращает. Однако законодательство не содержит запрета на заполнение «первички» покупателем вместо поставщика (ФЗ №402 от 06/12/11 г., ст. 9), чтобы тот быстрее их подписал. Не будет нарушением и заполнение счета-фактуры с данными поставщика в соответствующих полях формы. Такая процедура – исключение, но позволяет в отдельных случаях закрыть расчеты контрагентов и избежать проблем с налоговой.
3. В ситуации, когда продавцу, арендатору контрагенты не возвращают должным образом подписанный договор, при этом фактически пользуются его имуществом, юристы советуют обращаться в суд с иском об истребовании этого имущества из незаконного владения (ГК РФ, ст. 301).

Кто отвечает за документы

Обсуждая вопрос, как наладить эффективный документооборот компании, чтобы все документы контрагентов попадали вовремя к конечному лицу — бухгалтеру, нельзя не сказать об ответственности служб: бухгалтерской и службы менеджмента.

Если в организации не отрегулировано и не закреплено разделение обязанностей, работники могут перекладывать ответственность друг на друга: истребовать документы порой бывает не так просто, а последствия для фирмы в виде санкций ФНС вполне реальны.

Выход кроется в исполнении положений ПБУ1/2008 (утв. Приказом №106 н Минфина от 06/10/08 г.). Согласно ему, утверждая учетную политику предприятия, необходимо утвердить и правила документооборота на ней (п. 4). В них целесообразно детально прописать прохождение документов, ответственность сотрудников, в том числе и в части истребования документов, удерживаемых контрагентами: кто обязан составлять письменные требования о возврате и отслеживать их, кто будет вести при необходимости телефонные переговоры, осуществлять личные контакты с представителями контрагента.

Подводя итоги

Основным документом, регламентирующим документооборот между двумя контрагентами, в том числе и возврат подписанных экземпляров другой стороне, является двусторонний договор. На основании его фирма может законным порядком требовать возврата «первички». В иных случаях придется договариваться с представителями компании-партнера о добровольной передаче.

Локальными нормативными актами хозяйствующего субъекта должны определяться ответственные сотрудники, которые будут вести переговоры, составлять письменные требования и отслеживать поступление подписанных документов от партнеров.

Подлинник договора утрачен

Приходится признать, что ситуация, в самом деле, невыгодная, поскольку судья потребует основное доказательство обоснования ваших требований, т. е. договор. Именно договор в данном случае является основным доказательством существования спорного обязательства.

Прежде всего судья потребует подлинник договора. Однако может сложиться такая ситуация, когда подлинник договора утрачен вследствие, скажем, потери документа, пожара, затопления, кражи и т. д. Возможно ли защитить свои права и призвать к ответу недобросовестного контрагента в отсутствие подлинника?

Отсутствие подлинника — не приговор

Как показывает судебная практика, в отсутствие подлинника договора велика вероятность того, что судья сочтёт договор незаключённым.

Если вы как истец предъявляете претензии к ответчику — вашему контрагенту и не можете представить договор в обоснование наличия договорных отношений, то суд попросту может не признать факт заключения договора, поскольку за неимением других доказательств отсутствие подлинника приравнивается к отсутствию самого договора.

Однако ГК РФ даёт нам возможность доказать существование договора и другими способами: «Несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и её условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства» (п. 1 ст. 162 ГК РФ).

Кроме того, подлинник договора — основное, но не единственное возможное доказательство, и суд обязан оценивать все представленные доказательства, в том числе документы.

Статья 71 АПК устанавливает, что «арбитражный суд не может считать доказанным факт, подтверждаемый только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен или не передан в суд оригинал документа, а копии этого документа, представленные лицами, участвующими в деле, не тождественны между собой и невозможно установить подлинное содержание первоисточника с помощью других доказательств».

Из этого правила не следует, что факт считается недоказанным в случае отсутствия оригинала документа.

Кстати, если утрачен договор поставки, то можно снизить риск признания договора незаключённым, если заявить, что каждая отгрузка товара производилась в рамках самостоятельных сделок купли-продажи. Доказательствами будут отгрузочные документы на каждую партию товара, которые помогут доказать, что отгрузки являлись самостоятельными сделками (п. 2 ст. 434 ГК РФ).

Если подлинник есть только у контрагента

Может случиться так, что подлинник договора есть только у вашего контрагента. Однако, если речь идёт о нарушении договорных обязательств, отсутствие оригинала договора весьма выгодно для «нарушителя».

Первое, что может прийти на ум, — ходатайствовать в суде об истребовании у контрагента подлинника договора (п. 4 ст. 66 АПК), но делать это имеет смысл только в том случае, когда доподлинно известно, что этот подлинник у контрагента есть. В противном случае ходатайство повлечёт за собой отказ в удовлетворении исковых требований, поскольку истец косвенно признаёт, что подлинника (и договора) не существует.

Также нельзя исключать возможности того, что ваш контрагент, узнав о том, что у вас нет оригинала договора, просто заявит о том, что договор не заключался, а копии, представленные в суд, не более чем фальсификация.

И если не удастся доказать наличие договорных отношений, то вам придётся уже не доказывать факт нарушения ответчиком договорного обязательства, а подавать иски с иным предметом и основанием, в том числе потребовать возврата неосновательного обогащения, а не взыскивать задолженность по договору.

В случае если нет подлинника договора, но ваш контрагент признаёт его наличие, то вам нет необходимости доказывать факт заключения договора. Если ответчик признаёт обстоятельства, на которые ссылается истец, то это освобождает истца от необходимости доказывания факта заключения договора и его содержания — даже при отсутствии подлинного договора.

«Признание стороной обстоятельств, на которых другая сторона основывает свои требования или возражения, освобождает другую сторону от необходимости доказывания таких обстоятельств» (п. 3 ст. 70 АПК РФ).

Копия — доказательство. Но.

В некоторых случаях и копия может приобрести доказательственную силу. Так, АПК РФ признаёт письменными доказательствами не только сами договоры, но и переписку, акты сдачи-приёмки, справки, выписки, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа (п. 1 ст. 75 АПК РФ).

По общему правилу эти документы представляются в подлиннике. Однако АПК допускает представление в качестве доказательства в форме надлежаще заверенной копии (п. 8 ст. 75 АПК РФ).

Однако было бы ошибкой полагать, что копии достаточно, чтобы доказать факт существования договора.

Вряд ли возможно будет считать доказанным факт, подтверждённый только копией документа (п. 6 ст. 71 АПК РФ), и суды не признают копию договора достаточным доказательством (постановление ФАС Северо-Западного округа от 19.02.08 № А56-22484/2007). Впрочем, есть и противоположные решения, когда суды приняли копию договора как надлежащее доказательство.

Тождественные копии

Желаемый результат может дать представление тождественных копий.

Упомянутый уже пункт 6 статьи 71 АПК РФ указывает, что не могут считаться доказательством существования договора копии, которые не тождественны между собой. Однако суд вправе признать копию документа достаточным доказательством, если и истец, и ответчик представили копии договора и ни одна из сторон не делает заявлений относительно фальсификации копии (определение ВАС России от 30.07.07 № 8568/07).

Ксерокопии

Другой пример — представление ксерокопии договора. Сама по себе ксерокопия не будет иметь доказательственной силы и не может подтвердить факт существования договора (постановление ФАС Центрального округа от 23.10.09 № А14-16969/2008-541/6).

Иное дело, если ксерокопия будет подкреплена и иными документами. К примеру, по делу, которое дошло до президиума ВАС РФ, продавец отрицал факт заключения договора купли-продажи и отказывался передавать помещение покупателю.

В обоснование своих требований (признание права собственности) покупатель представил ксерокопию договора и акт приёма-передачи помещения.

ВАС РФ счёл, что хотя подлинник договора о передаче имущества в собственность истцом утрачен, но анализ всех представленных по делу доказательств свидетельствует о том, что данный договор имел место. Требование покупателя было удовлетворено (постановление Президиума ВАС РФ от 19.02.08 № 12913/07).

Факс

Копия договора, полученная по факсу, допускается в качестве письменного доказательства, но она никогда не сможет приобрести силу подлинника (п. 3 ст. 75 АПК РФ).

К ней будут предъявляться такие же требования, что и к любой другой копии, т. е. она должна быть заверена надлежащим образом и быть тождественной с остальными представленными копиями.

Копия, заверенная главой фирмы

Почему-то принято считать, что копия, заверенная надлежащим образом, — нотариально удостоверенная копия.

И суды, случается, не считают доказательством копию, заверенную главой фирмы, ссылаясь на то, что эта копия не заверена надлежащим образом.

Однако ни закон, ни сами суды не разъясняют, что следует понимать под «надлежащим» заверением.

Впрочем, в судебной практике есть примеры, когда копия договора, заверенная гендиректором (уполномоченным лицом), признавалась надлежащим доказательством.

Причём это может быть не только лицо, уполномоченное доверенностью, но и другое лицо, например главный бухгалтер.

Так, суд указал, что при разрешении споров, связанных с залогом движимого имущества или прав на имущество, следует учитывать, что такой договор залога подлежит нотариальному удостоверению лишь в случаях, когда обеспечиваемый залогом договор в соответствии с пунктом 2 статьи 163 ГК РФ должен быть заключён в нотариальной форме (п. 2 ст. 339) (п. 44 постановления Пленума ВС РФ № 6 и Пленума ВАС РФ № 8 от 01.07.96).

Поскольку ГК РФ не содержит требование о необходимости нотариального удостоверения договора залога железнодорожного состава, то нет необходимости в его нотариальном удостоверении. Суд принял в качестве доказательства копию договора, заверенную главбухом (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.01.10 № А10-782/2009).

Нотариально удостоверенная копия

Полагаю, тут всё очевидно: нотариально удостоверенная копия приравнивается к подлиннику (определение ВАС России от 13.06.07 № 7071/07).

Если представленная копия договора имеет удостоверительную надпись нотариуса, которая подтверждает соответствие копии подлиннику договора, то нотариально удостоверенная копия договора обладает той же юридической силой, что и подлинник договора.

Доказательства, подтверждающие договорные отношения

Один из самых сложных случаев: нет ни подлинника, ни копии. Есть лишь акты, счета, платёжки, переписка — в общем, документы, подтверждающие исполнение договора.

Помогут ли эти документы обосновать ваши требования в отсутствие оригинала договора?

Как показывает судебная практика, доказать наличие договора могут:

• товарные накладные и бухгалтерская отчётность (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 15.02.07 № Ф08-455/
• 2007);
• переписка, направленная на согласование сделки, а также платёжное поручение о перечислении суммы во исполнение заключённого договора (постановление ФАС Московского округа от 21.05.09 № КГ-А40/4059-09);
• претензия, направленная контрагенту, в которой было указано, по какому договору она отправляется (постановление ФАС Дальневосточного округа от 21.08.01 № Ф03-А37/01-1/1617).

Единственное обязательное требование: из документа должно следовать, в рамках какого договора он составлен. Лучше, если в документе будет прямая ссылка на конкретный договор. Без этого суд вряд ли воспримет эти документы как надлежащие доказательства.

Кроме того, подтвердить факт заключения договора может и электронная переписка по поводу заключения и (или) исполнения договора (ст. 75 АПК РФ).

Если подлинник нашёлся, а дело пошло выше

Сторона может представлять в суд апелляционной инстанции дополнительные доказательства, если обоснует невозможность их представления в суд первой инстанции.

«Дополнительные доказательства принимаются арбитражным судом апелляционной инстанции, если лицо, участвующее в деле, обосновало невозможность представления их в суд первой инстанции по причинам, не зависящим от него, и суд признаёт данные причины уважительными» (ст. 268 АПК РФ).

Так, апелляционная инстанция приняла подлинник договора, который считался утраченным и был обнаружен лишь в ходе проводившейся инвентаризации (постановление ФАС Московского округа от 21.07.08 № КГ-А40/6102-08-П).

При рассмотрении другого дела, напротив, сторона не смогла представить подлинник в апелляционную инстанцию, несмотря на то что при рассмотрении дела в первой инстанции подлинник был, что он неоднократно представлялся в суд и что у ответчика была возможность реализации своего права ходатайствовать о назначении экспертизы.

Апелляционная инстанция признала договор незаключённым. Однако впоследствии удалось найти подлинник договора, и сторона подала кассационную жалобу. Кассация приняла подлинник в качестве доказательства и направила дело на новое рассмотрение (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27.05.03 № Ф04/2372-588/А46-2003).

ВАЖНО:

Нельзя исключать возможности того, что ваш контрагент, узнав о том, что у вас нет оригинала договора, просто заявит о том, что договор не заключался, а копии, представленные в суд, не более чем фальсификация.

Поскольку ГК РФ не содержит требование о необходимости нотариального удостоверения договора залога железнодорожного состава, то нет необходимости в его нотариальном удостоверении.

Сторона может представлять в суд апелляционной инстанции дополнительные доказательства, если обоснует невозможность их представления в суд первой инстанции.

Подлинник договора утрачен

Приходится признать, что ситуация, в самом деле, невыгодная, поскольку судья потребует основное доказательство обоснования ваших требований, т. е. договор. Именно договор в данном случае является основным доказательством существования спорного обязательства.

Прежде всего судья потребует подлинник договора. Однако может сложиться такая ситуация, когда подлинник договора утрачен вследствие, скажем, потери документа, пожара, затопления, кражи и т. д. Возможно ли защитить свои права и призвать к ответу недобросовестного контрагента в отсутствие подлинника?

Отсутствие подлинника — не приговор

Как показывает судебная практика, в отсутствие подлинника договора велика вероятность того, что судья сочтёт договор незаключённым.

Если вы как истец предъявляете претензии к ответчику — вашему контрагенту и не можете представить договор в обоснование наличия договорных отношений, то суд попросту может не признать факт заключения договора, поскольку за неимением других доказательств отсутствие подлинника приравнивается к отсутствию самого договора.

Однако ГК РФ даёт нам возможность доказать существование договора и другими способами: «Несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и её условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства» (п. 1 ст. 162 ГК РФ).

Кроме того, подлинник договора — основное, но не единственное возможное доказательство, и суд обязан оценивать все представленные доказательства, в том числе документы.

Статья 71 АПК устанавливает, что «арбитражный суд не может считать доказанным факт, подтверждаемый только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен или не передан в суд оригинал документа, а копии этого документа, представленные лицами, участвующими в деле, не тождественны между собой и невозможно установить подлинное содержание первоисточника с помощью других доказательств».

Из этого правила не следует, что факт считается недоказанным в случае отсутствия оригинала документа.

Кстати, если утрачен договор поставки, то можно снизить риск признания договора незаключённым, если заявить, что каждая отгрузка товара производилась в рамках самостоятельных сделок купли-продажи. Доказательствами будут отгрузочные документы на каждую партию товара, которые помогут доказать, что отгрузки являлись самостоятельными сделками (п. 2 ст. 434 ГК РФ).

Если подлинник есть только у контрагента

Может случиться так, что подлинник договора есть только у вашего контрагента. Однако, если речь идёт о нарушении договорных обязательств, отсутствие оригинала договора весьма выгодно для «нарушителя».

Первое, что может прийти на ум, — ходатайствовать в суде об истребовании у контрагента подлинника договора (п. 4 ст. 66 АПК), но делать это имеет смысл только в том случае, когда доподлинно известно, что этот подлинник у контрагента есть. В противном случае ходатайство повлечёт за собой отказ в удовлетворении исковых требований, поскольку истец косвенно признаёт, что подлинника (и договора) не существует.

Также нельзя исключать возможности того, что ваш контрагент, узнав о том, что у вас нет оригинала договора, просто заявит о том, что договор не заключался, а копии, представленные в суд, не более чем фальсификация.

И если не удастся доказать наличие договорных отношений, то вам придётся уже не доказывать факт нарушения ответчиком договорного обязательства, а подавать иски с иным предметом и основанием, в том числе потребовать возврата неосновательного обогащения, а не взыскивать задолженность по договору.

В случае если нет подлинника договора, но ваш контрагент признаёт его наличие, то вам нет необходимости доказывать факт заключения договора. Если ответчик признаёт обстоятельства, на которые ссылается истец, то это освобождает истца от необходимости доказывания факта заключения договора и его содержания — даже при отсутствии подлинного договора.

«Признание стороной обстоятельств, на которых другая сторона основывает свои требования или возражения, освобождает другую сторону от необходимости доказывания таких обстоятельств» (п. 3 ст. 70 АПК РФ).

Копия — доказательство. Но.

В некоторых случаях и копия может приобрести доказательственную силу. Так, АПК РФ признаёт письменными доказательствами не только сами договоры, но и переписку, акты сдачи-приёмки, справки, выписки, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа (п. 1 ст. 75 АПК РФ).

По общему правилу эти документы представляются в подлиннике. Однако АПК допускает представление в качестве доказательства в форме надлежаще заверенной копии (п. 8 ст. 75 АПК РФ).

Однако было бы ошибкой полагать, что копии достаточно, чтобы доказать факт существования договора.

Вряд ли возможно будет считать доказанным факт, подтверждённый только копией документа (п. 6 ст. 71 АПК РФ), и суды не признают копию договора достаточным доказательством (постановление ФАС Северо-Западного округа от 19.02.08 № А56-22484/2007). Впрочем, есть и противоположные решения, когда суды приняли копию договора как надлежащее доказательство.

Тождественные копии

Желаемый результат может дать представление тождественных копий.

Упомянутый уже пункт 6 статьи 71 АПК РФ указывает, что не могут считаться доказательством существования договора копии, которые не тождественны между собой. Однако суд вправе признать копию документа достаточным доказательством, если и истец, и ответчик представили копии договора и ни одна из сторон не делает заявлений относительно фальсификации копии (определение ВАС России от 30.07.07 № 8568/07).

Ксерокопии

Другой пример — представление ксерокопии договора. Сама по себе ксерокопия не будет иметь доказательственной силы и не может подтвердить факт существования договора (постановление ФАС Центрального округа от 23.10.09 № А14-16969/2008-541/6).

Иное дело, если ксерокопия будет подкреплена и иными документами. К примеру, по делу, которое дошло до президиума ВАС РФ, продавец отрицал факт заключения договора купли-продажи и отказывался передавать помещение покупателю.

В обоснование своих требований (признание права собственности) покупатель представил ксерокопию договора и акт приёма-передачи помещения.

ВАС РФ счёл, что хотя подлинник договора о передаче имущества в собственность истцом утрачен, но анализ всех представленных по делу доказательств свидетельствует о том, что данный договор имел место. Требование покупателя было удовлетворено (постановление Президиума ВАС РФ от 19.02.08 № 12913/07).

Факс

Копия договора, полученная по факсу, допускается в качестве письменного доказательства, но она никогда не сможет приобрести силу подлинника (п. 3 ст. 75 АПК РФ).

К ней будут предъявляться такие же требования, что и к любой другой копии, т. е. она должна быть заверена надлежащим образом и быть тождественной с остальными представленными копиями.

Копия, заверенная главой фирмы

Почему-то принято считать, что копия, заверенная надлежащим образом, — нотариально удостоверенная копия.

И суды, случается, не считают доказательством копию, заверенную главой фирмы, ссылаясь на то, что эта копия не заверена надлежащим образом.

Однако ни закон, ни сами суды не разъясняют, что следует понимать под «надлежащим» заверением.

Впрочем, в судебной практике есть примеры, когда копия договора, заверенная гендиректором (уполномоченным лицом), признавалась надлежащим доказательством.

Причём это может быть не только лицо, уполномоченное доверенностью, но и другое лицо, например главный бухгалтер.

Так, суд указал, что при разрешении споров, связанных с залогом движимого имущества или прав на имущество, следует учитывать, что такой договор залога подлежит нотариальному удостоверению лишь в случаях, когда обеспечиваемый залогом договор в соответствии с пунктом 2 статьи 163 ГК РФ должен быть заключён в нотариальной форме (п. 2 ст. 339) (п. 44 постановления Пленума ВС РФ № 6 и Пленума ВАС РФ № 8 от 01.07.96).

Поскольку ГК РФ не содержит требование о необходимости нотариального удостоверения договора залога железнодорожного состава, то нет необходимости в его нотариальном удостоверении. Суд принял в качестве доказательства копию договора, заверенную главбухом (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.01.10 № А10-782/2009).

Нотариально удостоверенная копия

Полагаю, тут всё очевидно: нотариально удостоверенная копия приравнивается к подлиннику (определение ВАС России от 13.06.07 № 7071/07).

Если представленная копия договора имеет удостоверительную надпись нотариуса, которая подтверждает соответствие копии подлиннику договора, то нотариально удостоверенная копия договора обладает той же юридической силой, что и подлинник договора.

Доказательства, подтверждающие договорные отношения

Один из самых сложных случаев: нет ни подлинника, ни копии. Есть лишь акты, счета, платёжки, переписка — в общем, документы, подтверждающие исполнение договора.

Помогут ли эти документы обосновать ваши требования в отсутствие оригинала договора?

Как показывает судебная практика, доказать наличие договора могут:

• товарные накладные и бухгалтерская отчётность (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 15.02.07 № Ф08-455/
• 2007);
• переписка, направленная на согласование сделки, а также платёжное поручение о перечислении суммы во исполнение заключённого договора (постановление ФАС Московского округа от 21.05.09 № КГ-А40/4059-09);
• претензия, направленная контрагенту, в которой было указано, по какому договору она отправляется (постановление ФАС Дальневосточного округа от 21.08.01 № Ф03-А37/01-1/1617).

Единственное обязательное требование: из документа должно следовать, в рамках какого договора он составлен. Лучше, если в документе будет прямая ссылка на конкретный договор. Без этого суд вряд ли воспримет эти документы как надлежащие доказательства.

Кроме того, подтвердить факт заключения договора может и электронная переписка по поводу заключения и (или) исполнения договора (ст. 75 АПК РФ).

Если подлинник нашёлся, а дело пошло выше

Сторона может представлять в суд апелляционной инстанции дополнительные доказательства, если обоснует невозможность их представления в суд первой инстанции.

«Дополнительные доказательства принимаются арбитражным судом апелляционной инстанции, если лицо, участвующее в деле, обосновало невозможность представления их в суд первой инстанции по причинам, не зависящим от него, и суд признаёт данные причины уважительными» (ст. 268 АПК РФ).

Так, апелляционная инстанция приняла подлинник договора, который считался утраченным и был обнаружен лишь в ходе проводившейся инвентаризации (постановление ФАС Московского округа от 21.07.08 № КГ-А40/6102-08-П).

При рассмотрении другого дела, напротив, сторона не смогла представить подлинник в апелляционную инстанцию, несмотря на то что при рассмотрении дела в первой инстанции подлинник был, что он неоднократно представлялся в суд и что у ответчика была возможность реализации своего права ходатайствовать о назначении экспертизы.

Апелляционная инстанция признала договор незаключённым. Однако впоследствии удалось найти подлинник договора, и сторона подала кассационную жалобу. Кассация приняла подлинник в качестве доказательства и направила дело на новое рассмотрение (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27.05.03 № Ф04/2372-588/А46-2003).

ВАЖНО:

Нельзя исключать возможности того, что ваш контрагент, узнав о том, что у вас нет оригинала договора, просто заявит о том, что договор не заключался, а копии, представленные в суд, не более чем фальсификация.

Поскольку ГК РФ не содержит требование о необходимости нотариального удостоверения договора залога железнодорожного состава, то нет необходимости в его нотариальном удостоверении.

Сторона может представлять в суд апелляционной инстанции дополнительные доказательства, если обоснует невозможность их представления в суд первой инстанции.

Работник просит в кадрах или бухгалтерии копии документов – выдавать или нет и в каком виде

Трудовым кодексом определено, что в некоторых случаях работодатель обязан выдавать работнику копии приказов о приеме, переводе и увольнении, а также некоторые справки, например о зарплате. Вместе с тем работники требуют не только поименованные в кодексе документы. Должен ли работодатель удовлетворять их просьбу? Какие документы работодатель может не выдавать работнику? Как заверить копию документа? Какова судебная практика по подобным спорам? На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы, прочитав статью.

Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?

– копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;

– выписки из трудовой книжки;

– справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;

– трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).

Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.

Кроме того, в ст. 89 ТК РФ определено, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право в том числе на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ч. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных».

Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению?

Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно. Объясним, почему. Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч. 1 ст. 62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы. Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору. Свои решения суды обосновывают тем, что в отношении локальных нормативных актов трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению с ними под подпись, но не по предоставлению указанных документов работнику (см., например, апелляционные определенияВС Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33‑4430/2015, Хабаровского краевого суда от 11.02.2015 по делу № 33‑888/2015).

Отметим, что требования о выдаче работодателем документов работнику содержатся в нескольких федеральных законах и актах. Представим некоторые из них в таблице.

Нормативный акт

Закон РФ от 19.04.1991 № 1032‑1 «О занятости населения в Российской Федерации»

Справка о среднем заработке за последние три месяца

Федеральный закон от 29.12.2006 № 255‑ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»

Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой

Статья 230 НК РФ

Справка о доходах физического лица по форме 2‑НДФЛ

Федеральный закон от 30.04.2008 № 56‑ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»

Сведения об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц

Федеральный закон от 01.04.1996 № 27‑ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»

Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже*

Как видим, круг документов, подлежащих выдаче работникам, достаточно широк и не ограничивается лишь тем, что названо в Трудовом кодексе. Главное условие выдачи документов, прямо не поименованных в кодексе и иных законах, – документы должны быть связаны с работой и необходимы сотруднику для реализации тех или иных прав.

В какие сроки и кому выдаются документы, связанные с работой?

Некоторые работники полагают, что работодатель даже в случае направления документов почтой должен уложиться в трехдневный срок. Однако это не так.

Сотрудница обратилась к бывшему работодателю с письменным заявлением о направлении ей заказным письмом документов, связанных со службой. Требуемые документы ответчик направил в адрес бывшей сотрудницы заказным письмом на пятый день. Считая нарушенными свои права, предусмотренные ст. 62 ТК РФ, в связи с невыдачей ей указанных документов в течение трех рабочих дней, женщина обратилась в суд с иском о взыскании компенсации морального вреда. Отказывая в удовлетворении заявленных исковых требований, суд первой инстанции исходил из того, что работодатель исполнил требования уволенной сотрудницы в разумный срок для совершения указанных действий, документы направлены ей по почте заказным письмом по истечении трех дней в первый рабочий день (Апелляционное определение Воронежского областного суда от 07.06.2016 по делу № 33‑3912/2016).

Если нарушить срок выдачи документов, что грозит работодателю?

В КоАП РФ есть ст. 5.39, согласно которой нарушение сроков выдачи документов, запрашиваемых работником, равно как и отказ в их выдаче, грозит административным штрафом в размере от 1 000 до 3 000 руб. Кроме этого, работники часто обращаются в суд с требованием о возмещении морального вреда, причиненного задержкой выдачи копий документов. И довольно часто суд встает на сторону истца.

Отметим, что за документами может обратиться не только работающий сотрудник, но и уже уволенный. Причем бывший работник может обратиться к работодателю даже через два, три года, десять лет, и работодатель будет обязан удовлетворить требование работника (если документы нужны ему для реализации тех или иных прав) о предоставлении копий документов.

Вместо работника документы может получить и иное лицо, например, родственники. Для этого работник должен оформить доверенность на определенного человека – супруга, ребенка, мать и т. п. Причем в данном случае не требуется нотариальной доверенности. Чтобы доверенное лицо смогло получить документы, оно должно предъявить работодателю:

– заявление, написанное работником;

Чтобы подготовить и выдать копии документов, работодателю необходимо соответствующее заявление работника. Такое заявление пишется в произвольной форме. В нем должны быть четко указаны наименования документов, которые нужны работнику, и, возможно, количество экземпляров. Приведем пример заявления.

Директору ООО «Ромашка»

от менеджера Т. Д. Красновой

о выдаче документов, связанных с работой

На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с работой, в связи с моим увольнением:

– копию приказа о переводе на должность менеджера;

– копию трудового договора.

Как правильно заверить копии документов для работника?

Согласно ГОСТ Р 7.0.8‑2013 [1] копией является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Копии документов выдаются на бланках организаций.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на это лица и оттиском печати (если организация в деятельности использует печать).

ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [2] регламентирует оформление записи на копии. Согласно п. 3.26 данного стандарта при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:

• заверительную надпись «Верно»;
• должность лица, заверившего копию;
• личную подпись;
• расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
• дату заверения.

Приведем пример.

Инспектор службы кадров Левченко Т. С. Левченко

Обратите внимание на то, что ГОСТ 6.30‑2003 скоро утратит силу. Оформляя документы после 01.07.2018, мы должны будем учитывать требования нового ГОСТ Р 7.0.97‑2016 [3] . Правила заверения копий немного изменятся. В частности, если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (на­именование организации) в деле №… за… год»), и заверяется печатью организации. При этом для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Отметим, что нельзя заверять копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления (п. 3 Указа № 9779‑X).

Кто может заверять копии?

Во-первых, полномочия по заверению копий можно установить в локальном нормативном акте, регламентирующем документооборот в компании, или в инструкции по кадровому делопроизводству. Во-вторых, заверение копий можно поручить любому сотруднику организации, например, кадровику, бухгалтеру, заместителю директора, секретарю.

Как заверять копию документа на нескольких листах?

Действительно, бывает копия документа на нескольких листах. В таком случае у работодателя есть два варианта: заверить каждый лист или же прошить и пронумеровать все листы копии и на последнем листе с обратной стороны проставить заверительную надпись (например, «Копия на 8 листах верна»).

Оформление выписки

Выписка – это воспроизведение части документа или копия части документа, заверенная в установленном порядке.

Правила оформления выписок не регламентированы законодательством, поэтому могут быть определены нормативным локальным атом компании. Приведем пример.

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

Выписка из приказа от 04.09.2017 № 37/у

Уволить слесаря Желтова Максима Олеговича 04.09.2017 на основании пп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.

Основания: докладная записка мастера участка от 29.08.2017, медицинское заключение от 29.08.2017 № 2145, объяснительная Желтова М. О. от 31.08.2017

Секретарь Белова О. Е. Белова

Отметим, что довольно часто делают выписки из трудовых книжек. Выписка может выглядеть так:

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

из трудовой книжки серии XХ № 211111

Отчество

Дата рождения

Образование

Профессия, специальность

Дата заполнения

№

записи

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

Копия без оригинала

«Расчет», сентябрь 2018

Поможет ли копия одержать победу в суде компании, у которой отсутствует оригинал документа, на осно­вании которого она пытается добиться справедливо­сти? Как судьи расценивают представленные истцами копии бумаг, если других доказательств коммерсанты предоставить не могут? Ответы на эти вопросы искала Анастасия Фишкина, юрист юридической компании «ПРИОРИТЕТ».

Ответчик представляет суду копию договора, согласно которому срок исковой давности на подачу заявления истек, и настаивает на отказе в удов­летворении требований. Истец, в свою очередь, отрицает, что подпи­сывал контракт в данной редакции, или вообще ставит подлинность копии под сомнение. Настоящий спор разре­шается просто, если у одной из сторон имеется оригинал договора, позволя­ющий с достоверностью установить его подлинность и действительное содержание.

Но что делать в случае, если ориги­нал документа отсутствует? Ответ на вопрос пытались дать судьи трех су­дебных инстанций при рассмотрении прецедентного дела № А57-14986/2017.

Можно ли верить копии?

В 2011 году между двумя компаниями, ООО «Апрель» и ООО «Транспорт Си­бири», был заключен договор займа. По истечении шести лет займодавец, вспомнив об имеющейся задолжен­ности, обратился в суд с исковым заяв­лением к заемщику с требованием возвратить долг по договору. Наличие между сторонами правоотношений подтверждалось платежными поруче­ниями о выдаче займа и частичном возврате, где содержались идентич­ные реквизиты договора. Ответчик, ссылаясь на копию контракта, настаи­вал на том, что срок возврата займа давно истек и, как следствие, истек срок исковой давности на предъявле­ние требования о возврате передан­ной суммы. Оригинал договора ни за­емщик, ни займодавец суду не пред­ставили.

Изучив материалы дела, арбитры пришли к однозначному выводу: факт передачи денег подтверждает заклю­чение сделки между сторонами. Одна­ко суд исключил из числа надлежащих

доказательств копию договора займа, приобщенную ответчиком, указав, что оригинал в материалы дела не представлен, а истец оспаривает ука­занный документ. Руководствуясь об­щими положениями Гражданского кодекса об обязанности возвратить заем в течение 30 дней с момента предъявления требования, суд удов­летворил исковые требования и взы­скал в пользу истца всю сумму задол­женности. Апелляция полностью под­держала позицию первой инстанции.

Суд кассационной инстанции обра­тил внимание на то, что главной и ос­новной целью суда является оценка оригиналов всех документов и их ко­пий исключительно в совокупности с другими доказательствами. По мне­нию кассации, суды не приняли во внимание, что при перечислении де­нежных средств займодавец в платеж­ном поручении сам сослался на тот договор, который теперь пытался оспорить. Истец не представил в мате­риалы дела другую, отличную по со­держанию, копию договора, что также говорит в пользу «действительности» контракта, представленного ответчи­ком. Кроме того, генеральный дирек­тор займодавца заявил суду, что дейст­вительно подписывал спорный дого­вор, а нотариус подтвердил подлин­ность выданной ему доверенности.

В результате коллегия заключила, что «. вывод об отсутствии письмен­ного договора займа сделан судом без учета доводов ответчика, хотя указан­ные им обстоятельства имеют сущест­венное значение для правильного разрешения спора». Дело отправлено на пересмотр.

Отмечу, что в данном споре многие вопросы все же остались без ответов. Судами не были исследованы вопросы о том, имеются ли копии договора с иным содержанием, есть ли какие- либо доказательства подлинности представленного документа. Почему истец так долго не требовал возврата долга, а ответчик уничтожил ориги­нал договора ранее срока, предусмо­тренного законом? Не исключаю, что все эти вопросы еще могут быть разре­шены при новом рассмотрении спора.

Что говорит закон?

Согласно положениям российского процессуального законодательства, суд обязан оценивать доказательства по своему внутреннему убеждению, основанному на всестороннем, пол­ном, объективном и непосредствен­ном исследовании всех имеющихся в деле доказательств.

Исходя из прямого толкования по­ложений части 1 статьи 75 Арбитраж­ного процессуального кодекса следует заключить, что документ, представ­ленный суду, имеет доказательствен­ную силу, если он обладает следующи­ми признаками: содержит сведения об обстоятельствах, имеющих значе­ние для рассмотрения и разрешения дела; выполнен в форме цифровой, графической записи или получен спо­собом, позволяющим установить его достоверность (например, посредст­вом электронной связи).

Напротив, по смыслу части 6 ста­тьи 71 АПК РФ копия документа не мо­жет быть принята судом в качестве надлежащего доказательства в случае наличия совокупности обстоятельств: оригинал документа отсутствует; ко­пии бумаг, имеющиеся в материалах дела, различны по содержанию; устано­вить содержание оригинала документа, основываясь на иных доказательствах, не представляется возможным.

Обратите внимание, речь здесь идет именно о совокупности обстоя­тельств. Таким образом, если одно из вышеперечисленных условий не со­блюдается, то доказательство должно считаться надлежащим.

По вопросу признания копии доку­мента надлежащим доказательством в судебной практике нет единого мнения. Некоторые судьи используют формальный подход к его разреше­нию: если оригинал документа от­сутствует, копия бумаги не может до­казывать наличие факта, на которое ссылается сторона (например, Поста­новление Арбитражного суда Восточ­но-Сибирского округа от 5 июня 2017 г. № Ф02-2157/2017 по делу № А10-3532/2016). Примечательно, что другие доказательства для подтверждения соответствующего обсто­ятельства в расчет судами почему-то не принимаются.

Другие арбитры дают полную и всестороннюю оценку всем представленным сторонами документам, в том числе их копиям. Такие судьи выносят положительное решение в пользу стороны, обладающей только копией документа, если помимо этого ей представлены иные доказательства своей правоты (например, Постанов­ление Арбитражного суда Волго-Вят­ского округа от 17 марта 2017 г. № Ф01-502/2017 по делу № А43- 10951/2015, Постановление Арби­тражного суда Поволжского округа от 22 марта 2017 г. № Ф06-18840/2017 по делу № А06-4485/2016; Постановление Арбитражного суда Северо-Запад­ного округа от 17 декабря 2014 г. по делу № А56-70084/2013).

Отмечу, что Высший арбитражный суд еще в 2012 году выразил свою од­нозначную позицию по данному во­просу. Так, в Определении от 2 апреля 2012 года № ВАС-3015/12 по делу № А27-9350/2010 суд заключил, что «. иных копий, не тождественных представленным истцом документам, материалы дела не содержат, о фаль­сификации доказательств ответчиком заявлено не было.

Также ответчик не ходатайствовал перед судом об истре­бовании у истца оригиналов докумен­тов». В этом деле Высший арбитраж­ный суд Российской Федерации тогда полностью удовлетворил заявленные требования.

В случае отсутствия оригинала доку­мента и предоставления стороной только его копии результат рассмо­трения спора должен зависеть от сово­купности и полноты иных доказа­тельств, представленных стороной по делу. С моей точки зрения, только та­кое рассмотрение спора может счи­таться полным, всесторонним и спра­ведливым.

Примечательно, что в большинстве случаев участники судебного процесса представляют в материалы дела пись­менные доказательства именно в копи­ях, а не в оригиналах. Это безусловное право стороны, которое не может яв­ляться основанием для отказа в удов­летворении исковых требований.

На мой взгляд, не стоит отказы­ваться от предусмотренного законом права на судебную защиту только лишь на том основании, что у вас от­сутствует оригинал документа. До­биться справедливого решения можно на основании совокупности иных доказательств.

Помните, утраченный документ может быть не единственным подтверждением правомерности исковых требований. Вместе с тем некоторые документы являются единственным доказательством того или иного об­стоятельства, поэтому следует надеж­но хранить их оригиналы. Если же подлинный документ по каким-то причинам был утрачен, необходимо по возможности восстановить его. Наконец, не забывайте грамотно вы­бирать стратегию по оспариванию письменных доказательств, представ­ленных вашими оппонентами в мате­риалы дела, на практике именно от выбора правильной стратегии часто зависит исход всего дела.