Недостача денег в кассу
Что делать, если выявлена недостача в кассе – действия работодателя, возмещения денежных средств кассиром
Компании, деятельность которых подразумевает работу с наличными денежными средствами, нередко сталкиваются с проблемой их недостачи в кассе.
Особенно часто такое явление возникает в случае взаимодействия с достаточным количеством клиентов.
Кто ответственен за такие ошибки, и каковы способы их устранения?
№ | Вид правонарушения | Санкция | Срок, сумма |
1. | Кража | Штраф | До 80 000 руб. или в размере зарплаты или дохода за полгода |
Обязательные работы | До 180 часов | ||
Исправительные работы | От полугода до года | ||
Ограничение свободы | До 2 лет | ||
Арест | От 2 до 4 месяцев | ||
Лишение свободы | До 2 лет | ||
2. | Мошенничество | Штраф | До 120 000 руб. или в размере годичной зарплаты или других доходов |
Обязательные работы | До 180 часов | ||
Исправительные работы | От 6 месяцев до года | ||
Ограничение свободы | До 2 лет | ||
Арест | От 2 до 4 месяцев | ||
Лишение свободы | До 2 лет | ||
3 | Растрата, присвоение | Штраф | До 120 000 руб. или в размере годичного дохода |
Обязательные работы | До 120 часов | ||
Исправительные работы | До полугода | ||
Ограничение свободы | До 2 лет | ||
Лишение свободы | До 2 лет |
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! За любое деяние, предусматривающее уголовную ответственность, виновного можно уволить по инициативе работодателя.
Порядок взыскания недостачи
- Обнаружение денежного несоответствия в кассе и в бумагах.
- Запрос объяснительной у кассира. В случае непредоставления или прямого отказа от ее составления – написание специального акта с подписью двух свидетелей.
- Издание руководством Приказа (распоряжения) о возмещении недостачи.
- У согласного на добровольное возмещение кассира сумму недостачи спишут с ближайшей зарплаты либо он сам внесет деньги в кассу. Можно договориться о рассрочке.
- При отказе кассира от возмещения или если сумма велика, руководство обращается в суд.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Работодатель может, рассмотрев обстоятельства и объяснение кассира, совсем отказаться от требования возмещения на любом этапе, частично или в полном объеме.
Когда кассир не виноват
Закон оговаривает некоторые обстоятельства, которые снимают вину и материальную ответственность с кассира. К ним относятся:
- стихийное бедствие, в результате которого касса была повреждена и средства утрачены;
- другое действие неодолимой силы, независимой от кассира (ограбление, похищение средств при транспортировке или передаче в/из банка).
В этом случае акт недостачи фиксируется, помимо обычной процедуры экстренной инвентаризации, еще и актом правоохранительных органов.
Как провести недостачу по бухгалтерии
При вине кассира сумма недостачи не учитывается при налоге на прибыль, поскольку даже при возмещении никакого дополнительного дохода не возникает. А если пришлось требовать сумму по суду, руководство несет расходы на судебные издержки и пошлину: вот их-то можно правомерно включить во внереализационные расходы.
В бухучете для этих операций существуют следующие проводки.
- При возмещении работником всей суммы недостачи ее проводят по «Прочим доходам» в отчетном периоде, в котором их признал должник или суд:
- дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
- дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 – отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо;
- дебет 70, кредит 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» – сумма удержана из заработной платы кассира или внесена им в кассу.
- Организация разрешила кассиру не возмещать недостачу. Сумма, ставшая уже безвозвратным ущербом, относится к «Прочим расходам»:
- дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
- дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 – отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо;
- дебет 91-2, кредит 94 – сумма недостачи, не возмещаемая кассиром, признана в составе прочих расходов.
- Вины кассира нет. Если средства утрачены в результате непреодолимых обстоятельств, а кассир не при чем, то убытки относят ко внереализационным расходам, признаваемым в налогообложении и списываемым на финансовые результаты деятельности фирмы:
- дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
- дебет 91-2, кредит 74 – списана недостача с неустановленным виновником.
Бухгалтерский учет недостачи в кассе, выявленной при инвентаризации наличных денег – проводки, документы
Речь идет о так называемых недостачах в операционной кассе. Безусловно, при большом количестве контрагентов и значительном объеме наличных операций предприятию будет сложно полностью исключить возникновение кассовых недостач.
Операция (описание) | Дебет | Кредит |
Кассовая недостача обнаружена в определенном размере | 94 | 50 |
Сумма выявленного несоответствия относится на виновника | 73/2 | 94 |
Компенсация ущерба виновником | 70 | 73/2 |
Если работодатель освобождает виновного сотрудника от обязанности компенсировать выявленное при инвентаризации кассовое несоответствие, сумма такой недостачи становится безвозвратным ущербом и списывается в следующем порядке:
Операция (описание) | Дебет | Кредит |
Кассовая недостача обнаружена в определенном размере | 94 | 50 |
Сумма выявленного несоответствия относится на виновника | 73/2 | 94 |
Недостача списывается как безвозвратный ущерб | 91/2 | 94 |
Если вина кассира расследованием не подтверждается, ущерб переносится на финансовые итоги хозяйствующего субъекта и признается по статье его внереализационных затрат, учитываемых для налогообложения:
Операция (описание) | Дебет | Кредит |
Кассовая недостача обнаружена в определенном размере | 94 | 50 |
Недостача списывается без установления виновника | 91/2 | 94 |
Как избежать?
Чтобы не допустить возникновения кассовых несоответствий, руководство компании должно предпринять все возможное для профилактики вероятных причин недостач:
- Корректно организовать и оборудовать помещение кассы.
- Внимательно относиться к подбору, проверке, инструктажу кассиров.
- Минимизировать внешние воздействия со стороны природных и иных факторов, способных повредить кассу.
- Обеспечить надежную охрану кассового помещения и денежных ящиков.
- Придерживаться строгих норм и принципов кассовой дисциплины.
Полезное видео
О порядке учета недостачи при инвентаризации и какими проводками отражается, подробно рассказано в данном видео:
Выводы
Кассир организации является материально-ответственным субъектом. Именно он полностью компенсирует кассовую недостачу.
Катастрофы и форс-мажоры, которые привели к утрате/недостаче наличности, рассматриваются как исключения, позволяющие кассиру освободиться от выплаты ущерба.
Недостачи часто обнаруживаются при кассовых инвентаризациях. Факты их выявления и возмещения корректно документируются, а также подлежат бухучету. Виновники ущерба определяются путем расследований.
Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему – напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:
+7 (812) 467-43-31 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ
+7 (800) 511-52-74 – Другие регионы – ПОЗВОНИТЬ
Недостача денежных средств в кассе: что делать?
Несоответствие данных кассового учета и суммы фактической наличности периодически возникают во всех компаниях, проводящих операции с деньгами. Это может быть мелкий магазин, торговая точка или крупный супермаркет, торговый центр. Независимо от того, где возникла недостача в кассе для подобных случаев применяется единый порядок действий.
Как выявляются расхождения фактического и учетного остатка в кассе?
Выявить недостачу наличных денег может любое лицо занятое их обслуживанием или пересчетом. В частности, это может произойти:
- При ежедневном снятии выручки в торговой точке или на месте кассира операциониста;
- При проверке остатков кассы руководителями или уполномоченными сотрудниками компании;
- В ходе аудиторской проверки;
- В процессе проведения инвентаризации.
Обнаружение нехватки наличности в кассе всегда требует тщательного расследования, определения причин этого происшествия и принятия последующих адекватных мер воздействия.
Порядок действий компании при выявлении недостачи в кассе
Если выявлена недостача денежных средств в кассе и это сделано не в ходе инвентаризации, компании необходимо предпринять следующие шаги:
- Издается приказ о проведении инвентаризации и назначении комиссии для ее осуществления;
- Проводится пересчет наличности в присутствии ответственного лица;
- По итогам проверки составляется акт инвентаризации наличных денежных средств;
- С ним знакомиться кассир и в нем же дает пояснения причин возникших отклонений;
- Если ответственное лицо отказывается знакомиться под роспись с результатами инвентаризации на это также составляется акт;
- На основе оформленных итогов инвентаризации определяются виновные в недостаче лица;
- Принимается решение о взыскании недостающей суммы с виновных лиц;
- Производится погашение недостачи за счет допустивших ее ответственных лиц.
В случае, когда нехватка наличности обнаруживается в ходе плановой или внезапной инвентаризации, первые 2 этапа будут уже проведены к моменту обнаружения в кассе недостачи.
Как проходит инвентаризация кассы?
Назначенная распоряжением руководителя компании комиссия в указанные в нем сроки проводит инвентаризации кассы в присутствии материально-ответственного лица. Осуществление проверки без присутствия ответственного работника допустимо только в случаях его отсутствия на работе по уважительной причине, например, болезни. Тогда к пересчету привлекается другой кассир или субъект, которому передаются под ответственность ценности.
До начала проверочных процедур с материально-ответственного лица берется расписка в том, что он завершил оформление всех приходно-расходных документов, передал их в бухгалтерию. При этом он заверяет подписью, что все принятые ценности им оприходованы, а израсходованные, списаны. Условно процесс инвентаризации состоит из нескольких этапов:
- Пересчет наличности и ценностей, фактически находящихся в кассе;
- Сверка полученных данных с записями в кассовой книге;
- Оформление и подписание участниками акта ревизии наличности в кассе.
Факт недостачи в обязательном порядке должен найти свое отражение в акте.
Акт составляется в 2 экземплярах. Один отправляется в бухгалтерию, а второй остается у кассира на руках.
Как оформить акт ревизии наличных?
Для оформления итогов пересчета наличных денежных средств следует использовать форму № ИНВ-15 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88) – скачать бланк. Последовательность его заполнения, следующая:
- Ответственное лицо заполняет расписку в верхней части о том, что все документы оформлены, средства оприходованы и списаны;
- Приводятся сумма фактического остатка наличности и ценностей и итоги по данным учета;
- Если, выявлены излишки или недостачи, ниже указывается их сумма;
- После этого кассир заполняет раздел для дачи объяснений по причинам, в результате которых образовались отклонения;
- В нижней части акта директор указывает свое решение по итогам выявленных расхождений
Акт в обязательном порядке подписывается членами комиссии и материально-ответственным лицом, руководитель компании ставит свою подпись под принятым им решением.
Если происходит смена ответственных лиц, то акт составляется в 3 экземплярах: для бухгалтерии и каждому из кассиров.
В случае отказа работника от дачи письменных пояснений по выявленным отклонения комиссия составляет дополнительный акт, в котором фиксируется данный факт. С ним сотрудника тоже необходимо ознакомить под роспись.
Ответственность виновного лица при выявлении недостачи
В целях применения наказания к лицу, допустившему нехватку наличности в кассе, не играет никакой роли причина, по которой она возникла. Взыскание налагается в случае:
- Хищения и совершения иных виновных действий с целью личного обогащения;
- Небрежного исполнения должностных обязанностей;
- Выдачи лишних денежных средств из кассы по причине невнимательности.
При приеме сотрудника на работу с ним заключается трудовой договор, помимо этого, с кассиром подписывается договор о полной материальной ответственности. В связи с этим к работнику кассы могут быть применены следующие виды ответственности:
- Дисциплинарная – за ненадлежащее исполнение обязанностей: замечание, выговор или увольнение. При этом обязательно учитывается тяжесть совершенного проступка и степень вины работника;
- Материальная, на основе соответствующего договора, заключающаяся в возмещении недостающей суммы денежных средств.
За каждый дисциплинарный проступок налагается только одно наказание. Однако недостача в кассе относится к грубым нарушениям обязанностей и допускает применение в том числе и увольнение.
Когда кассир может избежать ответственности?
Лицо не может быть привлечено к возмещению ущерба в ряде ситуаций (ст. 239 ТК РФ). К ним относятся:
- Чрезвычайные происшествия и обстоятельства непреодолимой силы (стихийные бедствия, пожары);
- В случае возникновения нормального хозяйственного риска, однако для кассира данное положение слабо применимо;
- В ситуации крайней необходимости или для необходимой обороны (например, в случае ограбления под угрозой жизни);
- В случае пренебрежения работодателем созданием необходимых условия для обеспечения сохранности ценностей.
На работодателя прямо возложена обязанность оборудования соответствующих помещений для обеспечения сохранности денежных средств в кассе. В случае их нарушения он не может претендовать на возмещение ущерба.
Как взыскать недостачу в кассе с виновного?
Механизм взыскания с кассира суммы нехватки наличных денежных средств зависит от целого ряда обстоятельств и имеет определенные ограничения. К работнику могут быть применены следующие процедуры по возмещению недостачи:
- Суммы в пределах среднемесячного заработка сотрудника удерживаются по приказу работодателя без согласования с работником. Однако сумма ежемесячного взыскания не должна превышать 20% от суммы его заработка. Сделать это можно в течение месяца с момента определения окончательной суммы ущерба.
- При пропуске отведенного для взыскания месячного срока или если сумма недостачи превышает средний заработок за 1 месяц, взыскать ущерб можно в добровольном порядке или через суд. Если сотрудник согласен погасить долг он пишет соответствующее заявление и либо вносит сразу всю сумму, либо с него удерживают ежемесячно не более 20%. При отказе работника возместить ущерб, компания вправе искать справедливости в суде.
Взыскание ущерба право, а не обязанность работодателя и при наличии на то веских оснований он вправе отказаться от претензий к работнику в части возмещения им недостачи (см. удержание недостачи из заработной платы).
Бесплатная консультация!
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — обратитесь к нашему юристу в онлайн-чат справа, в форму ниже, или звоните по телефону (круглосуточно):
Недостача в кассе – проводки
Недостача в кассе – проводки
Похожие публикации
Если предприятие занимается наличными расчетами, рано или поздно может возникнуть недостача в кассе. В каком порядке отражается ущерб, причиненный организации? Как провести взыскание недостачи с материально ответственного лица? Рассмотрим типовые примеры с проводками.
Когда можно обнаружить недостачу
Инвентаризация кассы компании осуществляется с периодичностью, которая установлена приказом руководителя. В обязательном порядке проверка активов и обязательств проводится всеми предприятиями, в том числе и перед составлением форм бухотчетности, то есть по итогам года (ст. 11 Закона № 402-ФЗ от 06.12.11 г., п. 27 приказа Минфина № 34н от 29.07.98 г.).
В результате инвентаризационных мероприятий может быть обнаружена как недостача, так и излишки ценностей. В первом случае выявляются отрицательные несоответствия между показателями учета и фактическим количеством средств в кассе, во втором – положительные. Какое лицо признается ответственным за обнаруженную недостачу?
Ответственность материально ответственного лица за недостачу
Согласно нормам ст. 242 ТК, работник отвечает перед работодателем по причиненным ущербам в полном размере. При оформлении кассира в штат предприятия с ним заключается, помимо трудового договора, еще и договор о матответственности (ст. 244 ТК), на основании которого и с учетом законодательных требований с виновного должностного лица может быть взыскан ущерб. Если обнаружена недостача в кассе, ответственность кассира возникает независимо от того, случайны его действия или умышленны.
Как производится возмещение недостачи материально ответственным лицом? Прежде всего, необходимо документально оформить результаты инвентаризации и зафиксировать в установленном порядке результаты проверки. Затем выявляются размер и причина ущерба. Для этого администрация работодателя вправе создавать специальные комиссии. В обязательном порядке с сотрудника истребуются письменные объяснения происходящего, а если кассир уклоняется от предоставления пояснений, следует составить акт (стат. 247 ТК).
Списание недостачи при инвентаризации
Одновременно с тем, как провести списание недостачи, требуется взыскать ущерб с виновника. Порядок действий регулируется стат. 248 ТК. Здесь сказано, что недостаток менее размера средней зарплаты за 1 месяц может быть удержан по приказу директора компании. Издание распоряжение нужно выполнить не позднее месяца с момента определения окончательного ущерба.
В противном случае взыскать недостачу получится только через суд. Эта же норма действует и в той ситуации, когда сотрудник отказывается возместить ущерб добровольно. По взаимному согласию сторон (работодателя и кассира) допускается погашение недостатка средств не единой суммой, а частями, то есть с рассрочкой. При этом необходимо оговорить точные сроки расчетов: работник должен предоставить письменное обязательство по уплате недостающих сумм.
Обратите внимание! Дополнительно на виновного сотрудника может быть наложена дисциплинарная, административная и уголовная ответственность.
Недостача в кассе – проводки
Согласно приказу № 94н от 31.10.00 г. при учете кассовых операции используется активный сч. 50. Какой проводкой оформляют погашение недостачи кассиром? При отнесении ущерба на виновное лицо счет прочих доходов и расходов не задействуется, поскольку все суммы списывают на работника. Если же установить виновника ущерба невозможно, недостача относится на прочие расходы. Приведем проводки по типовым примерам.
Списание недостачи на виновное лицо – проводки
Пример 1
Обнаруженный недостаток средств полностью покрывается виновным должностным лицом:
- Д 94 К 50 – отражен в учете компании выявленный ущерб.
- Д 73.2 К 94 – недостача отнесена на виновное лицо предприятия.
- Д 70 К 73.2 – из заработка сотрудника произведено удержание суммы установленного ущерба.
- Д 50 К 73.2 – или же возможно внесение недостачи средств напрямую в кассу организации.
Пример 2
Обнаруженный недостаток наличности образовался в результате стихийного бедствия (или иного ЧП), вины кассира в этом нет:
- Д 94 К 50 – выявлена недостача денежных средств в кассе, проводка выполнена на основании акта комиссии и подтверждающих ЧП документов.
- Д 91.2 К 94 – обнаруженный ущерб отнесен на прочие расходы предприятия. В целях расчета налога на прибыль такие суммы списываются на внереализационные затраты и учитываются при определении налога с прибыли (подп. 6 п. 2 стат. 265 НК).
Пример 3
Обнаруженный недостаток денег образовался по вине ответственного сотрудника, но по решению руководителя кассиру было разрешено частично не возмещать ущерб:
- Д 94 К 50 – отражено выявление недостачи в кассе компании.
- Д 73.2 К 94 – в признанном размере списана недостача на виновное лицо, проводка выполнена на основании соответствующего распоряжения директора.
- Д 91.2 К 94 – отнесен на прочие расходы остаток невозмещенной недостачи.
Соответственно, если недостача отнесена на материально ответственное лицо, проводка выполняется с использованием сч. 73 или 76. В случае отсутствия виновников ущерба применяется сч. 91. Проводки делаются по нормам приказа № 94н.
Adblockdetector