Приказ номенклатура дел образовательного учреждения на 2018 год
Prokurors.ru

Юридический портал

Приказ номенклатура дел образовательного учреждения на 2018 год

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Что такое номенклатура дел

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).

Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации. Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на 2020 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи. Его можно скачать бесплатно и без регистрации.

Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.

Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:

  1. Положением о создании организации либо Уставом.
  2. Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.
  3. Штатным расписанием на текущий год.
  4. Номенклатурой дел прошлых лет.
  5. Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).
  6. Регистрационными формами учреждения.
  7. Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.
  8. Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.

Сфера предназначения

Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.

Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

  • упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
  • уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
  • облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
  • обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2020) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.

Виды номенклатуры

В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:

  1. Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.
  2. Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
  3. Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.

Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2020 год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.

Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях.

Правила формирования

Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

Как не упустить главного

Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2020, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

Шаг 1. Назначьте ответственного.

Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.

Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.

Шаг 3. Объединение.

Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

Например, номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

Шаг 4. Утвердите приказ.

Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Как составить опись дел

Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру. НД состоит из следующих реквизитов:

Цифровое обозначение заводимого дела в организации с учетом подразделений и порядковых номеров вносимого вида документа.

Заголовки или полные наименования. В НД вносятся в зависимости от их значимости для компании.

Количество единиц хранения

Отражается количество томов, книг, частей объектов хранения. Показатель заполняется в конце календарного года.

Указываются сроки хранения документации с указанием статей действующих НПА, в которых регламентирована данная информация. Подробнее о сроках расскажем далее.

Дополнительная информация, заполняется при необходимости.

Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо. Например, нельзя указать «деловая переписка», входящая документация», «справочная информация». Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения.

Сроки хранения

Определить все наименования форм и бланков в номенклатурной описи — не единственная сложность в формировании документа. Вторая по значимости трудность — это правильно указать сроки хранения бумаг.

Отметим, что каждый бланк, письмо, отчет, табель или справка относятся к конкретной категории документации. Для каждого вида определен конкретный, минимальный срок хранения. Хранить бумаги менее установленного срока нельзя.

Напомним, что сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с действующими НПА:

  • Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 — для основных видов документации;
  • Приказ Минкультуры от 31.07.2007 № 1182 — для техдокументации.

Если конкретный вид документа не отражен в действующих Приказах Министерства культуры, организация вправе самостоятельно утвердить срок хранения. В таком случае придется создать экспертно-проверочную комиссию (ЭПК). Члены данной комиссии и определят минимальные сроки хранения документации, не указанной в нормативно-правовых актах. Следовательно, ЭПК в номенклатуре дел — это (расшифровка — экспертно-проверочная комиссия) указание на то, что срок хранения установлен по заключению специально созданной комиссии.

Такая процедура актуальна в части установления сроков хранения для некоторых бухгалтерских документов. Например, для хранения сведений о просроченной дебиторской задолженности. Так, списать дебиторку можно только по истечению 10 лет. В то же время налоговики вправе затребовать подтверждение списания просроченной дебиторки в течение 3 лет. В итоге срок хранения таких сведений — 13 лет (10+3). Для таких случаев и нужна отметка ЭПК.

Для удобства мы собрали актуальные бланки и формы, применяемые в деятельности российских организаций, с указанием сроков их хранения. Информация представлена в виде таблицы. В ней вы найдете не только таблицу сроков хранения кадровых документов в организации в 2020 году, но и бухгалтерские документы, делопроизводственные бумаги, справки и письма и многое другое.

Скачать таблицу сроков хранения документов в организации в 2020 году

Где хранить

Количество необходимых экземпляров НД компания определяет самостоятельно. Например, учреждение определило следующие места хранения:

  1. Первый экземпляр хранится в канцелярии.
  2. Второй используется в работе делопроизводителя компании либо в отделе канцелярии.
  3. Третий используется в архиве компании.
  4. Четвертый передан в государственный архив при сдаче документации на хранение.
  5. Остальные копии переданы в структурные подразделения организации для использования в работе.

Актуальные образцы

Приведем актуальные образцы оформления документации. Бланки допустимо использовать в работе. Первый из них — образец сводной номенклатуры дел.

Второй образец — номенклатура дел отдела кадров на 2020 год с новыми сроками хранения. Мы составили его для некоммерческой организации.

И последний образец — номенклатура дел бухгалтерии на 2020 год с новыми сроками хранения.

Номенклатура дел образовательного учреждения на 2020 год

Предназначение номенклатуры дел в образовательном учреждении

Согласно п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ все без исключения организации в России обязаны обеспечивать сохранность архивной документации в течение срока ее хранения. Кроме того, согласно п. 5 Методических рекомендаций по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64), все подобные учреждения в России обязаны систематизировать образующиеся в ходе ее деятельности документы. Такой тематический список документов называется номенклатурой дел (далее по тексту — НД).

Читать еще:  Прав ли Администратор?

Данный обобщающий регистр помогает проводить в школах и других образовательных организациях классификацию накапливающейся документации, контролировать сроки ее хранения, ускорять процесс ее обработки. НД служит базой данных, необходимых для составления описи дел с долгим (свыше 10 лет) и постоянным сроком хранения.

Ответственным за составление НД является руководитель учебного заведения. Именно он отвечает за сохранность документации и передачу ее для архивного хранения.

В каждом образовательном учреждении разрабатывается индивидуальная НД на основании образца, который вместе с рекомендациями по его использованию представлен в письме Министерства образования от 20.12.2000 № 03-51/64.

Как разрабатывается номенклатура дел образовательного учреждения в 2020 году

Перед тем как приступить к составлению индивидуальной НД, потребуется изучить содержание, структурный состав документов и объем документооборота, сопровождающих деятельность образовательного учреждения. При составлении НД используется информация из:

  • устава учреждения и положений о его структурных подразделениях (если они имеются);
  • штатного расписания;
  • рабочих планов и отчетов;
  • НД за предыдущие периоды;
  • другой важной документации.

При составлении индивидуальной НД следует выбрать из примерного образца те заголовки дел, которые фактически есть в образовательном учреждении. Кроме того, в индивидуальной НД могут быть указаны те документы, которые фактически применяются в документообороте организации, даже если о них нет упоминания в примерной НД.

Так, например, в примерной НД не указываются документы, связанные с проведением предметных олимпиад, документация об обмене опытом с другими образовательными учреждениями. В таких случаях индивидуальная НД дополняется соответствующими заголовками дел, причем срок хранения такой документации устанавливается по согласованию с государственными архивами.

О том, каковы сроки хранения некоторых документов, входящих в номенклатуру дел, читайте в статье «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

Типовая номенклатура дел образовательного учреждения

В общем случае каждое образовательное учреждение должно разработать индивидуальную НД, которая является основой общего документооборота организации. Исключение составляют образовательные учреждения, для которых разработана типовая НД.

Как и примерная, типовая НД содержит обязательный перечень дел, которые заводятся в образовательных учреждениях. Но в отличие от примерной, которая носит рекомендательный характер, типовая обязательна к применению. Типовые НД разрабатываются для организаций, имеющих разветвленную сеть подведомственных учреждений.

Форма и структура номенклатуры дел

Форма индивидуальной НД разрабатывается в соответствии со структурой, прописанной в п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с указанной нормой НД должна состоять из 5 граф, при этом данные из 1, 2 и 4 граф индивидуально разработанной НД затем переносятся на обложки дел. НД должна включать все заголовки дел, которые были заведены в организации в течение года.

Рассмотрим структуру НД подробнее:

1. В первой графе указываются индексы каждого из дел, причем сам индекс состоит из группы цифр, отделенных друг от друга с помощью дефиса. В индексе указывается цифровое обозначение структурного подразделения организации и номер (порядковый) дела по существующей НД в этом структурном подразделении. Например, 03-02, где 03 — цифровое обозначение структурного подразделения, а 02 — номер по порядку заголовка дел по разработанной там НД.

Архивными организациями рекомендуется сохранять схожие индексы для типичных дел разных структурных подразделений. Например, дела с приказами следует обозначать «04» во всех подразделениях организации (02-04, 03-04 и т. д.).

2. Во второй графе НД должны отображаться непосредственно сами заголовки дел. Их сортировка внутри разделов НД должна производиться исходя из степени важности, а также с учетом наличия связанных документов. Так, сначала следует расположить заголовки дел, включающих организационные вопросы, причем распорядительная документация от вышестоящих организаций должна располагаться раньше, чем локальная документация. И последними следует отобразить заголовки дел, содержащих планы и отчеты.

Заголовки тех дел, которые были заведены по географическому признаку, вносятся в алфавитном порядке исходя из присутствующих географических названий. То же касается и дел, заведенных по корреспондентскому признаку.

Среди заголовков дел не допускается использовать обобщающие названия, такие как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и т. д. Также недопустимо использовать в заголовках сложные синтаксические обороты и вводные слова. Причем заголовки могут быть уточнены в процессе формирования дел.

Допускается использовать обобщающее слово «Документы» в отношении тех заголовков дел, в которых собрана документация по одному поднятому вопросу, но они могут быть не связаны по хронологии делопроизводства. В заголовке со словом «Документы» должно дальше идти уточнение, которое конкретно указывает на разновидности и характер документации (например, «Документы по проведению технических семинаров»).

Если в деле накапливаются документы по вопросу, не решенному в течение года, тогда заголовок такого дела должен быть внесен в номенклатуру следующего года, причем под таким же индексом. Если дело объемное (состоит из нескольких томов), то следует составить общий заголовок дела.

3. В третьей графе следует указать количество дел, томов. Графа заполняется в конце года.

4. В четвертой графе проставляется срок хранения дел.

5. В пятой графе указываются примечания. Графа может заполняться на протяжении всего срока действия данной индивидуальной НД. Здесь проставляются данные о переходящих на следующий год делах, пометка по делам, которые надлежит уничтожить или передать в другую организацию, и т. д.

Структура индивидуальной НД может формироваться по направлениям деятельности, как и примерная, но может быть построена и по другой схеме. Различают форматы построения по следующим принципам:

  • структурному (администрация, учебная часть, канцелярия, бухгалтерия);
  • номинальному (исходя из наименования должностей специалистов, отвечающих за формирование дел, — заведующая, методист, секретарь, медсестра и т. д.);
  • смешанному (номинально-функциональному) — тогда структура примет следующий вид: название раздела, должность специалиста, а подразделы — выполняемые специалистом функции.

Примеры составления номенклатуры дел см. в материалах:

Возможные трудности заполнения графы для указания срока хранения

Особенностью заполнения четвертой графы являются возможные трудности с указанием срока хранения дела. Кроме того, могут возникать проблемы с проставлением номера подходящей статьи.

С учетом такого параметра, как срок хранение дел, могут возникнуть определенные трудности при комплектации дел с личными делами сотрудников. Личные дела руководящего состава организации должны храниться постоянно, а дела других сотрудников — до 75 лет. В этом случае придется сформировать два дела: в одном следует собрать личные дела руководства, а в другом — личные дела других работников.

Если включаются заголовки дел, по которым нет установленного в примерной (типовой) НД срока хранения, то срок проставляется по согласованию с архивным ведомством. При этом следует иметь в виду, что сроки хранения дел, прописанные в примерной НД, снижать нельзя.

Номенклатура дел в ДОУ в 2020 году: особенности составления

Дошкольные образовательные учреждения (далее — ДОУ) при систематизации образующейся в ходе их деятельности документации могут пользоваться примерной номенклатурой, представленной в письме Министерства образования от 29.09.2000 № 711/28-16. В этом случае примерная НД призвана служить методическим пособием при составлении индивидуальной НД ДОУ.

Разрабатывая индивидуальную НД, каждое дошкольное образовательное учреждение в первую очередь должно опираться на практику делопроизводства, которая сложилась в этой организации.

Примерная НД для учреждений дополнительного образования детей построена по номинально-функциональному принципу. Индивидуальная НД может быть построена как по такому же принципу, так и по иному (функциональному, структурному), исходя из особенностей документооборота учреждения.

Когда должна обновляться номенклатура дел школы

В соответствии с п. 3.4.10 Архивных правил НД завершается по окончании делопроизводственного года (в учебных заведениях это окончание учебного года). В НД делается итоговая запись о количестве заведенных за этот год дел, отдельно по делам постоянного и временного хранения.

Сведения, указанные в итоговой записи НД, сообщаются соответствующему архивному учреждению. Информация об этом заносится в НД с указанием должности и расшифровки лица, сделавшего эту запись.

НД утверждается в конце каждого делопроизводственного года. При этом в действие она вводится в начале указанного года. Порядок утверждения НД подробно прописан в п. 3.2.5.3, 3.2.5.5 Государственной системы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.

О том, как составляется приказ на утверждение НД, читайте в материале «Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец».

Утвержденная по структуре и форме индивидуальная НД может действовать на протяжении нескольких лет, если в учреждении не произошло каких-либо коренных структурных или функциональных изменений. При изменениях НД будет уточняться и вводиться в действие новым приказом.

Экземпляр НД за каждый год должен храниться в учреждении постоянно. Такая документация учитывается в деле, формируемом секретариатом учреждения при отражении в последующей НД.

Итоги

Каждое образовательное учреждение ежегодно должно вводить в действие свою индивидуальную номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом существующей в организации практики делопроизводства на основании примерной НД. Примерные НД служат своего рода методическим пособием, которое помогает организациям разрабатывать собственные НД с индивидуальной структурой и существующими особенностями заполнения. В индивидуальной НД должны быть отображены все документы, которые были заведены на протяжении учебного года в образовательном учреждении. Документация в НД отображается путем указания заголовков дел с указанием сроков их хранения и других имеющих значение в делопроизводстве сведений.

Номенклатура дел в ДОУ (примерный образец-2020)

Номенклатура дел в ДОУ— систематизированный перечень наименования дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В статье вы найдете ответы на вопросы: как оформляется номенклатура дел в ДОУ, ее содержание, сроки хранения документов, образец номенклатуры дел, приказ об ее утверждении и другие. На занятиях по курсу «Делопроизводство» много видела номенклатур дел ДОУ, но все они составлены с нарушением, так как оформляются в произвольной форме и не соответствуют общим правилам.

Номенклатура дел в ДОУ: как оформляется

Номенклатура дел в ДОУ оформляется в установленном порядке по общим правилам. Основой для разработки номенклатуры дел в ДОУ является Приказ Министерства культуры РФ № 558 от 25 августа 2010 года Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов , органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Приказ зарегистрирован в Минюсте РФ 8 сентября 2010 года № 18380.

Читать еще:  Ходатайство о выдачи справки на возврат госпошлины

Руководитель ДОУ прежде чем разрабатывать номенклатуру дел, должен внимательно изучить приказ № 558. Номенклатура дел может составляться на 5 лет и пересматриваться ежегодно.

С 18 февраля 2020 года вступит в силу Приказ Росархива от 20 декабря 2019 N 236 года «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Зарегистрирован приказ в Минюсте России 06 февраля 2020 года N 57449.

Этапы разработки номенклатуры дел

  1. Определить круг документов для включения в номенклатуру.
  2. Составить заголовки (наименования) дел.
  3. Разработать классификационную схему номенклатуры (порядок расположения дел).
  4. Определить сроки хранения дел.
  5. Определить системы индексации и установить индексы дел.

Содержание номенклатуры дел в ДОУ

Номенклатура дел ДОУ должна охватывать все документы, полученные и создаваемые в процессе деятельности дошкольного учреждения, которые должны быть сгруппированы в дела постоянного и временного срока хранения. В номенклатуре дел необходимо обратить внимание на конкретность и четкость формулировок заголовка дела.

По содержанию номенклатура дел может содержать следующие разделы:

  • Руководство
  • Организационные вопросы
  • Планирование
  • Финансирование деятельности
  • Трудовые отношения, кадровое делопроизводство
  • Охрана труда
  • Административно-хозяйственные вопросы
  • Делопроизводство и отчетность
  • Образовательная деятельность
  • Деятельность по присмотру и уходу и другие.

Форма номенклатуры дел

Форма номенклатуры дел включает пять граф:

  • индекс дела;
  • заголовок дела;
  • количество дел;
  • срок хранения дела;
  • примечание.

Индекс дела определяет руководитель самостоятельно. Заголовок дела должен соответствовать приказу № 558 например: Документы (акты, заключения, протоколы, отчеты о несчастных случаях и производственных авариях.

Срок хранения документов также определяется по приказу № 558 в соответствии с номером статьи. Например: Документы (акты, заключения, протоколы, отчеты о несчастных случаях и производственных авариях хранятся 75л, в соответствии со статьей 632.

В Примерную номенклатуру дел включаются дела, состоящие полностью из документов на бумажном носителе, и дела, состоящие из электронных документов (полностью или частично).

Номенклатура дел в ДОУ образец

Образец номенклатуры дел в ДОУ может быть только примерным, так как дошкольные образовательные учреждения могут быть разными по виду: ясли-сад; детский сад; детский сад компенсирующего вида; детский сад комбинированного вида и другие. Поэтому и номенклатура дел будет иметь свои особенности.

Каждый руководитель ДОУ на основе образца может разработать номенклатуру дел своего дошкольного образовательного учреждения.

Отметка «ЭПК», проставленная к срокам хранения отдельных категорий дел, означает, что документы, включенные в дело могут быть отнесены к сроку хранения «постоянно» или срок их временного хранения может быть продлен исходя из их практической надобности.

Например: 02-05 Документы (протоколы, планы, отчеты, справки, переписка) рабочих (творческих) групп комиссий по деятельности организации срок хранения указываем 5 л. (1) ЭПК ст.59 , а означает (1), что После завершения деятельности рабочих групп документы храним еще 5 л.

Срок хранения «до минования надобности» означает, что документы имеют только практическое значение, и срок их хранения не может быть менее 1 года.

Например: 01-01 Законы и иные нормативные правовые акты (указы, постановления, распоряжения РФ, муниципальные нормативные правовые акты) До минования надобности ст.1

Так как в законы часто вносятся изменения, это значит что устаревшие законы хранятся еще определенный срок 1 год

Приказ об утверждении номенклатуры дел в ДОУ (образец)

Наименование дошкольного образовательного учреждения

Об утверждении номенклатуры дел

В соответствии с Приказом Росархива от 22.05.2019 N 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»

1.Утвердить номенклатуру дел в МАДОУ №___ на 2020 год (Приложение № 1 на 10 л. в 1 экз.)

2.Контроль оставляю за собой.

Заведующий __________ П.И. Иванова

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку. А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Зачем нужна номенклатура дел

Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота. Согласно пункту 3.4 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), номенклатура дел — это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения. Образец номенклатура дел организации 2020 года мы приведем ниже.

Основные задачи документа:

  • классификация и учет;
  • облегчение поиска необходимых бумаг;
  • помощь при передаче дел и составлении описей;
  • системная подготовка рабочих документов к отбору для дальнейшего хранения или уничтожения.

Для кого обязательна

В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. е. учреждения, организации, предприятия. Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов.

Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять подобный перечень. Прежде всего это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

  • государственные и муниципальные;
  • негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
  • негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

Остальным предприятиям это делать не обязательно. Но желательно. Образец номенклатуры дел организации на 2020 год лучше иметь, потому что она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов. К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании, и за отсутствие которых предприятие рискует получить штраф по 5.27 КоАП РФ.

Номенклатура дел бывает трех видов:

  • типовая (это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях);
  • примерная (определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется);
  • индивидуальная (каждая фирма разрабатывает ее самостоятельно, учитывая примерную и типовую).

В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заводимых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях для каждого структурного подразделения составляется своя, в дальнейшем они объединяются.

Порядок формирования и утверждения

Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться. В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). То есть образец номенклатуры дел на 2020 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года.

Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, кадровику, бухгалтеру или секретарю. При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течение деятельности фирмы.

При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать:

  • документы о создании организации (положение, устав);
  • документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений;
  • штатное расписание;
  • номенклатуру дел предыдущих лет;
  • регистрационную форму организации;
  • типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

Перечислим основные этапы ее утверждения:

  • разрабатывается подразделением организации;
  • подписывается начальником подразделения;
  • утверждается приказом руководителя предприятия. Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец) вы можете скачать ниже.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Структура документа

Унифицированная форма номенклатуры дел организации содержится в Приложении № 24 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).

Согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренным Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, в номенклатуре следует указать:

  1. Индекс.
  2. Наименование.
  3. Количество единиц хранения — измеряется в томах, эта графа заполняется после окончания календарного года.
  4. Срок хранения и № статей по перечню — указание на то, сколько времени следует хранить дело, со ссылкой на нормативный акт, которым этот срок установлен.
  5. Примечание. Заполняется по мере необходимости.

Порядок заполнения формы

То, что было выше, — информация абстрактная. Теперь покажем конкретно, как должна выглядеть номенклатура дел в ДОУ на 2020 год по ФГОС, скачать бесплатно образец которой можно ниже.

Начнем с того, что ФГОС — это федеральные государственные образовательные стандарты. Применительно к ДОУ это Приказ Минобрнауки России от 17.10.2013 № 1155, который раскрывает этот стандарт подробно. Если мы в него заглянем, то увидим четыре раздела, первый из которых — это общие положения. К нашему вопросу он не относится. А вот остальные три можно взять в работу по признаку требования:

  • к структуре образовательной программы;
  • условиям реализации;
  • результатам освоения программы.

То есть наша номенклатура будет состоять как минимум из трех наименований (на самом деле больше, но об этом позже).

Присвоим каждому делу индекс и наименование.

Индекс дела по номенклатуре дел (образец):

  • 01 — структуры образовательных программ;
  • 02 — ход реализации образовательных программ;
  • 03 — результаты освоения образовательных программ.

Далее, если делаем под конкретное подразделение, то присвоим дальнейший индекс этого подразделения, например индекс канцелярии — 01. Он встанет перед номером дела, потому что вес индекса подразделения выше (искать проще). В результате получаем:

Теперь при заполнении этих папок конкретными документами мы будет присваивать им номера через слэш или черту:

  • 01-01/. начинаем с единицы и до конца года;
  • 01-02/. ;
  • 01-03/.

Номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения должна быть утверждена не позднее начала нового календарного года.

Читать еще:  Лысьва детское пособие

Образец номенклатуры дел на 2020 год

Определение сроков хранения

Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам. В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:

  • временному до 10 лет;
  • временному от 10 лет;
  • постоянному.

Сроки хранения определяются по утвержденным перечням:

  • основным является «Перечень типовых управленческих архивных документов…», утвержденный Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558;
  • сроки хранения технической документации содержатся в «Перечне типовых архивных документов…», утвержденном Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 № 1182.

В случае если вы не нашли нужную информацию в предоставленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.

Что касается бухгалтерских и налоговых документов (номенклатура дел бухгалтерии на 2020 год с новыми сроками хранения), то порядок их хранения, уничтожения и ответственности за нарушения прописан законодательно в Налоговом кодексе, Приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Хранение документов отдела кадров также регламентировано законодательно в КоАП РФ. Номенклатура дел отдела кадров на 2020 год с новыми сроками хранения должна быть составлена специально назначенным сотрудником, оформлена приказом и утверждена руководителем организации.

Где хранится

У каждого экземпляра свое место хранения:

  • первый экземпляр помещается в дело и хранится у документоведов;
  • второй применяют в работе;
  • третий является учетным документом в архиве предприятия, если он есть;
  • четвертый после согласования остается в госархиве (в случае необходимости согласования);
  • остальные экземпляры направляются в структурные подразделения.

Сводная номенклатура дел, образец

Передача документов в архив

Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив.

Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива. Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения. Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы. Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Экспертиза ценности документов

Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность. А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются :рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства.

Номенклатура дел на 2020 год – бланк и образец заполнения для общеобразовательного учреждения

Понятие номенклатуры образовательного учреждения

Номенклатура дел — это тематизированный список документации всей организации, составленный и заполненный по определенным правилам, содержащий строгое наименование имеющихся материалов, а также сроки их хранения.

Все документы, формирующиеся на предприятии, необходимо храниться какое-то количество времени. Правильно их систематизировать, распределить по делам поможет составление номенклатуры.

Она направлена на решение таких задач, как:

  • классификация и своевременный учет образующейся в процессе работы учреждения документации;
  • облегчение поиска необходимых материалов;
  • облегчение передачи материалов, составления описей;
  • подготовка материалов к хранению, а также массовой утилизации.

Обратите внимание! Согласно письму Минобрнауки России «Рекомендации по сокращению и устранению избыточной отчетности учителей» от 16.05.2016 № НТ-664/08 одной из мер борьбы с избыточной отчетностью является актуализация и составление, утверждение новых номенклатур в каждом учреждении образования.

Требования к оформлению

Номенклатура дел для организаций имеет унифицированную форму. Ее заполнение регламентируется Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002). Примерная форма документа содержится в приложениях 7 и 8.

Однако для образовательных учреждений установлен несколько иной примерный бланк, служащий основой для ведения и заполнения номенклатуры (письмо Минобразования РФ «О методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» от 20.12.2000 № 03-51/64). Примерная форма содержится в приложении 18.

Предыдущая форма этого документа, введенная в 1988 году, была с некоторым запозданием отменена приказом Минобрнауки России «О признании недействующими на территории Российской Федерации некоторых правовых актов СССР и признании утратившими силу некоторых правовых актов РСФСР в сфере образования» от 29.11.2013 № 1296.

Для того чтобы верно оформить имеющиеся материалы и распределить их по делам в соответствии со сроками хранения, необходимо воспользоваться следующими нормативными документами, регулирующими эти сроки:

  • приказом Росархива «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 20.12.2019 № 236;
  • перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988).

Рекомендуемые разделы номенклатуры образовательного учреждения

Обратите внимание! Примерная форма номенклатуры для учреждений сферы образования содержит следующие основные разделы:

  • Канцелярия (устав, распорядительные документы руководителя, личные дела учащихся, паспорт учреждения и пр.). О перечне учредительных документов можно прочитать в статье Перечень учредительных документов юридического лица – 2020
  • Учебно-воспитательная работа (программы и планы обучения, классные журналы, протоколы заседаний педсовета и пр.).
  • Кадры (приказы по личному составу, трудовые книжки и трудовые договоры, личные карточки сотрудников).
  • Бухгалтерия (хозяйственные договоры, справки и договоры на оплату пособий, доверенности на получение ценностей и пр.).
  • Хозяйственная часть (инвентарные описи, техпаспорта, акты на приемку и списание имущества).
  • Медицинская часть (амбулаторные карты детей, требования на медикаменты, документация на прививки, получение и списание медикаментов).

Составление номенклатуры в учреждении образования

Порядок составления номенклатуры дел образовательного учреждения таков:

  1. Определение круга документации. Внесению, систематизации подлежат все бумаги, которые образуются в процессе деятельности: корреспонденция, все виды приказов, графики, расписания, журналы, книги, картотеки, а также бумаги, отражающие воспитательную работу (проведение олимпиад, работу музеев и пр.).
  2. Составление заголовков. Заголовок должен четко отражать содержание материалов комплекса.
  3. Разработка схемы расположения дел. Как правило, распределение происходит в зависимости от степени их важности:
    • первой идет распорядительная документация или директивы вышестоящих органов;
    • затем следуют организационные материалы, регулирующие общий порядок работы (устав, положения и т. д.);
    • далее распоряжения, приказы, решения и пр.;
    • затем плановые отчетные документы (годовые, квартальные, ежемесячные);
    • переписка и т. д.

Важно! Для быстроты поиска бумаги допускается объединять по делам в зависимости от общих вопросов, рассматриваемых в них, или разъединять по частным.

  1. Определение сроков хранения. Не разрешается объединение дел с разными сроками хранения — временным и постоянным.
  2. Определение системы индексации и присвоение индексов. В общеобразовательных учреждениях принято введение номеров подразделений (отделов), а также номеров дел. Например, индекс 04-03 будет означать, что дело было сформировано в бухгалтерии (04) и содержит хозяйственные договоры (03).
  3. Составление и формирование самого бланка.

Номенклатура дел образовательного учреждения: форма-2020

Форма примерной номенклатуры дел общеобразовательного учреждения содержится в приложениях 17, 18 к письму № 03-51/64 и является основой для ее составления, которую допускается изменять, дополнять. Данная форма применима и в 2020 году.

Она имеет следующее содержание:

  1. В начале, с левой стороны листа приводится наименование учреждения.
  2. Справа оставляется место для утверждения подписью руководителя с расшифровкой.
  3. По центру документа идет наименование с указанием места составления, порядкового номера, а также периода, на который он формируется.
  4. Далее следует табличная часть:
    • В графе 1 указывается индекс дела;
    • графа 2 содержит наименование (заголовок) дела (тома, части);
    • в графе 3 проставляется количество дел (томов, частей);
    • графа 4 состоит из срока хранения материалов, а также статьи нормативного документа, его регламентирующей;
    • графа 5 оставляется для внесения необходимых примечаний.

Обратите внимание! После формирования документ подписывается составителем с указанием должности, подписи и расшифровки.

Номенклатура дел в ДОУ на 2020 год

Примерная форма, на основании которой формируется номенклатура в дошкольном образовательном учреждении, установлена письмом Минобразования РФ «О примерной номенклатуре дел в образовательном учреждении дополнительного образования детей» от 29.09.2000 № 711/28-16.

Порядок заполнения аналогичен общему порядку.

Рекомендуемый бланк номенклатуры для учреждений этого вида несколько упрощен и состоит из 3 столбцов:

  • порядковый номер дела;
  • полное наименование дела;
  • срок его хранения.

Указанная форма является рекомендуемой, допускается ее видоизменять, вносить коррективы, добавочные столбцы.

Номенклатуру дел дошкольного образовательного учреждения необходимо составлять в 4 экземплярах:

  • для отдела делопроизводства;
  • архива учреждения;
  • государственного архива;
  • использования в работе сотрудниками в качестве путеводителя по всему массиву документов ДОУ.

Утверждение номенклатуры в учреждении образования

Утверждается этот документ директором образовательного учреждения посредством вынесения приказа об утверждении.

Этапы утверждения номенклатуры следующие:

  1. Документ визируется лицом, ответственным за его составление, и лицом, назначенным вести и формировать архив.
  2. Далее документ необходимо согласовать с экспертной комиссией путем составления протокола. Формируется эта комиссия на основании распоряжения руководителя и состоит не менее чем из 3 сотрудников. Комиссия уполномочена:
    • на рассмотрение, утверждение номенклатуры;
    • утверждение описи документов, подлежащих постоянному хранению;
    • составление, утверждение актов на бумаги, подлежащие уничтожению.
  3. Затем документ оправляется на согласование экспертно-проверочной комиссией в Государственный архив в отношении бумаг, подлежащих постоянному хранению. Государственный архив имеет право потребовать внесения изменений в существующий документ.
  4. В последнюю очередь номенклатура заверяется руководством. Допустимо проставление подписи и печати в начале документа либо издание приказа о ее утверждении.

Номенклатура дел образовательного учреждения имеет рекомендованную форму для заполнения, а соответственно, может изменяться и дополняться. Представляет собой тематизированный список дел с указанием срока их хранения. Внесению подлежит вся документация учреждения, отражающая порядок его работы, основные положения, распоряжения, а также работу музеев, кружков, проведение олимпиад, смотров и иной деятельности.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector