Подоходный налог с компенсации на проезд
Prokurors.ru

Юридический портал

Подоходный налог с компенсации на проезд

Компенсационные выплаты: как не ошибиться с НДФЛ и страховыми взносами

IgorVetushko / Depositphotos.com

Перечень доходов физических лиц, полностью или частично не подлежащих налогообложению НДФЛ, установлен ст. 217 Налогового кодекса и является исчерпывающим. Перечень выплат, не облагаемых страховыми взносами для плательщиков, осуществляющих выплаты в пользу физических лиц, определен ст. 422 НК РФ и также закрыт. Чтобы принять правильное решение облагать или не облагать НДФЛ и страховыми взносами какую-либо выплату, нужно действовать по следующему алгоритму:

Шаг 1

Проверяем, на основании какого нормативного правового акта осуществляется выплата.

В силу норм НК РФ компенсация, порядок ее выплаты, а в некоторых случаях и лимит, должны быть установлена законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления.

Например, выплаты, связанные с исполнением работником трудовых обязанностей, прямо предусмотрены Трудовым кодексом, в том числе:

  • возмещение расходов, связанных со служебной командировкой;
  • компенсация за использование личного имущества;
  • возмещение расходов, связанных с разъездным характером работы;
  • возмещение расходов при переезде на работу в другую местность.

Шаг 2

Смотрим, поименована ли выплата в ст. 217 и ст. 422 НК РФ.

Если выплата не поименована, то неудержание НДФЛ и необложение страховыми взносами грозит доначислением и штрафными санкциями.

Шаг 3

Анализируем разъяснения уполномоченных органов и сложившуюся арбитражную практику.

Бывает, что выплата не упомянута в НК РФ, но имеются многочисленные разъяснения Минфина России или же сложившаяся на основании решений высших судов арбитражная практика. Так, в случае возмещения понесенных расходов вновь принимаемому работнику или действующему работнику на прохождение обязательного медицинского осмотра, по мнению Минфина, у работника нет экономической выгоды и, следовательно, нет облагаемого дохода. Но со страховыми взносами все обстоит иначе. Контролирующие органы придерживаются твердой позиции, что если выплата прямо не предусмотрена в ст. 422 НК РФ и производится с нарушением установленного законодательством порядка, то она подлежит обложению страховыми взносами.

Еще один пример спорной выплаты – компенсация за задержку заработной платы. Обязанность работодателя выплатить проценты при нарушении установленного срока выплаты заработной платы в установлена законодательством. В НК РФ эта выплата также не поименована. На этом основании Минфин России утверждает, что она должна облагаться страховыми взносами в общеустановленном порядке. Вместе с тем, давая разъяснения по налогообложению компенсации за задержку зарплаты НДФЛ, Минфин России признает, что проценты, начисляемые работодателем в пользу работника, являются компенсационной выплатой, предусмотренной законодательством, и не подлежат обложению НДФЛ.

Шаг 4

Выплаты должны носить компенсационный характер.

В тех случаях, когда сама компенсация имеет характер возмещения, расходы должны быть подтверждены документально, а сами документы должны соответствовать законодательству РФ.

Шаг 5

Проверяем ограничения или нормирование суммы компенсации.

Некоторые возмещаемые выплаты, например суточные, могут быть ограничены нормами, установленными законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления. Для целей обложения НДФЛ и взносами верхний предел установлен непосредственно НК РФ.

Но даже когда все условия для освобождения компенсационной выплаты от обложения НДФЛ и взносами, казалось бы, выполнены, могут возникнуть вопросы. Рассмотрим их на примере компенсации командировочных расходов.

Возмещение расходов, связанных со служебными командировками, установлено ТК РФ. Это прежде всего расходы на проезд, проживание и суточные. Перечень расходов не является закрытым, но не упомянутые в нем расходы возмещаются, если они произведены с ведома и разрешения работодателя. При этом положения положения НК РФ содержат более широкий перечень расходов, связанных с командировками и не облагаемыми НДФЛ и страховыми взносами, но при этом он является закрытым. Полностью освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы:

  • на проезд до места назначения и обратно;
  • сборы за услуги аэропортов;
  • комиссионные сборы;
  • расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • расходы по оплате услуг связи;
  • расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз;
  • расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Однако на практике бывают расходы, которые непосредственно связаны с командировкой, но прямо не упомянуты, а некоторые позиции можно рассматривать как открытые. Например, при поездке в командировку на автомобиле все чаще приходится оплачивать проезд по платной дороге. Полагаем, расходы на проезд по платной дороге напрямую связаны с проездом до места назначения и обратно, следовательно, их компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами так же, как и расходы на ГСМ при надлежащем документальном подтверждении. Во избежание нареканий со стороны контролирующих органов работнику следует согласовать маршрут следования к месту командировки и обратно, в том числе проезд по платной дороге.

Другой пример – штрафы и комиссии за возврат или обмен билетов. В этом случае согласованные с работодателем расходы также не облагаются НДФЛ и взносами (письмо Минфина России от 11 мая 2017 г. № 03-04-06/2847).

Об НДФЛ и взносах с компенсации затрат на проезд к месту работы и обратно

Некоторые организации компенсируют сотрудникам проезд на общественном транспорте на работу и обратно. Надо ли в этом случае начислять взносы?

Возмещения расходов на дорогу к месту работы и обратно нет в перечне необлагаемых сумм. Поэтому нужно начислить взносы, считаетфинансовое ведомство.

Суды говорят иначе: на компенсацию, предусмотренную коллективным договором, взносы можно не начислять, ведь это социальная выплата. Хотя позиция сформировалась, когда действовал Закон о страховых взносах, полагаем, она актуальна и сейчас. Правила НК РФ об уплате взносов аналогичны. Имейте в виду, что если руководствоваться подходом судов, то споры с контролерами неизбежны.

Вопрос: О налоге на прибыль, НДФЛ и страховых взносах при оплате (возмещении) стоимости проезда работников к месту работы и обратно.

Ответ:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО
от 18 января 2019 г. N 03-03-06/1/2093

Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел обращение от N и сообщает следующее.

Согласно положениям статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных экономически обоснованных и документально подтвержденных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ) при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Вместе с тем обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности.

При этом на основании пункта 26 статьи 270 НК РФ при определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

По вопросу об обложении страховыми взносами сообщаем.

Подпунктом 1 пункта 1 статьи 420 НК РФ определено, что объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в подпункте 2 пункта 1 статьи 419 НК РФ), в частности, в рамках трудовых отношений.

В соответствии с пунктом 1 статьи 421 НК РФ база для исчисления страховых взносов для организаций определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1 статьи 420 НК РФ, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в статье 422 НК РФ.

Перечень не подлежащих обложению страховыми взносами сумм выплат физическим лицам, приведенный в статье 422 НК РФ, является исчерпывающим.

В связи с тем что выплаты работникам в виде компенсации стоимости их проезда к месту работы и обратно не поименованы в указанном перечне статьи 422 НК РФ, они облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

По вопросу об обложении налогом на доходы физических лиц сообщаем.

Согласно статье 41 НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физических лиц в соответствии с главой 23 “Налог на доходы физических лиц” НК РФ.

Читать еще:  Налог на недвижимость и на землю с ветерана труда

В соответствии с пунктом 1 статьи 210 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло.

Перечень доходов, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц, содержится в статье 217 НК РФ.

Положений, предусматривающих освобождение от обложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией стоимости проезда работников к месту работы и обратно, статья 217 НК РФ не содержит, и указанные доходы подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

Заместитель директора Департамента
А.А.СМИРНОВ

НДФЛ с компенсаций и возмещений

Организация оплачивает своим сотрудникам стоимость проезда на общественном транспорте к месту работы. Подлежат ли обложению НДФЛ суммы такой оплаты?

Полная или частичная оплата товаров, работ или услуг в интересах работников признается их доходом, полученным в натуральной форме. Оплата организацией проезда своих работников подходит под данное определение и также квалифицируется их «натуральным» доходом. Соответственно стоимость указанной оплаты подлежит обложению НДФЛ в установленном порядке.

В данном случае нужно сделать оговорку: это правило соблюдается в случае, когда работники имеют возможность добираться до места работы самостоятельно.

Сотрудник использует свой автомобиль в служебных целях, за что организация выплачивает ему компенсацию. В каких размерах освобождаются от обложения НДФЛ указанные суммы возмещения? Имеет ли значение, что работник управляет автомобилем по доверенности?

Предусмотренные законодательством компенсационные выплаты, в том числе связанные с исполнением работником его трудовых обязанностей, не облагаются НДФЛ. Это установлено пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса. В данной норме есть существенная оговорка о том, что освобождение от налогообложения производится в отношении сумм «в пределах норм».

Налоговым законодательством каких-либо норм в отношении компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях не определено. Не указан также и порядок их установления работодателем. Зато подобная информация есть в трудовом законодательстве.

Так, согласно статье 188 Трудового кодекса, при использовании сотрудником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, освобождению от обложения НДФЛ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

Однако возмещению подлежат расходы работников, связанные с использованием в интересах компании исключительно личного имущества. Возмещение затрат, связанных с использованием не принадлежащего сотруднику имущества, Трудовым кодексом не предусмотрено.

Поскольку транспортное средство, управляемое физлицом по доверенности, не является его личным имуществом, положения пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса в таком случае не применяются. Суммы возмещенных организацией расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению НДФЛ.

Сотрудник, находясь в командировке, использовал такси для проезда от аэропорта до гостиницы и обратно. Данные суммы были возмещены организацией. Подлежат ли суммы возмещения стоимости проезда обложению НДФЛ?

В случае направления сотрудника в служебную командировку работодатель обязан возмещать расходы по проезду. При этом порядок и размеры возмещения командировочных затрат определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Обложению НДФЛ не подлежит в том числе и возмещение командировочных расходов. При оплате работодателем расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.

Ни Трудовой кодекс, ни статья 217 Налогового кодекса не содержат ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда до места назначения и обратно.

Таким образом, возмещение расходов сотрудника на такси в командировке относится к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением сотрудником трудовых обязанностей. На этом основании эти суммы освобождаются от обложения НДФЛ.

Фирма возмещает своим сотрудникам стоимость санаторно-курортных путевок для их детей. Освобождаются ли от обложения полученные доходы, учитывая, что в ряде случаев дети являются приемными?

К доходам, освобождаемым от обложения НДФЛ, среди прочего относятся суммы полной или частичной компенсации (оплаты) работодателями своим работникам стоимости путевок для не достигших возраста 16 лет детей. Речь идет о путевках, на основании которых оказываются услуги санаторно-курортными и оздоровительными организациями, находящимися на территории России.

Указанная норма содержит закрытый перечень лиц, компенсация или оплата стоимости путевок которым не облагается НДФЛ. В данный перечень среди прочего включены члены семьи работников организации независимо от их возраста (в том числе и дети), а также дети, не достигшие возраста 16 лет, независимо от их родства с работниками организации.

Таким образом, суммы компенсации и оплаты стоимости путевок для приемных детей сотрудников освобождаются от обложения НДФЛ.

Организация арендует транспортные средства – автомобили и автобусы с водителями. В договоре аренды указано, что обеспечение питанием сотрудников организации-арендодателя является обязанностью арендатора. Таким образом, компания обеспечивает экипаж автомобилей питанием, стоимость которого затем возмещается ей организацией-арендодателем. Какая из организаций является налоговым агентом в отношении указанных доходов?

Оплата работодателем питания (как полная, так и частичная) признается доходом сотрудника, полученным в натуральной форме. Налоговая база в таком случае определяется как стоимость обедов.

Налоговыми агентами (именно они удерживают и перечисляют НДФЛ) признаются те организации, от которых или в результате отношений с которыми физлицо получило доходы. При возникновении у сотрудников организации-арендодателя дохода в натуральной форме в виде оплаты за них питания организацией-арендатором налоговым агентом признается именно последняя фирма, то есть арендатор.

В силу судебного решения фирма возмещает физлицу судебные расходы. Нужно ли удерживать с указанного возмещения НДФЛ?

Пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса установлен исчерпывающий перечень компенсационных выплат, не подлежащих обложению НДФЛ. Выплаты, производимые организацией в качестве возмещения понесенных физическим лицом судебных расходов, в вышеуказанный перечень не включены.

Следовательно, такие выплаты подлежат обложению налогом на доходы физлиц в общеустановленном порядке.

Облагается ли НДФЛ стоимость проезда (проездных билетов) для работников (ст. 211 и п. 3 ст. 217 НК РФ)?

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ НДФЛ не облагаются все виды компенсационных выплат, связанных с исполнением работником трудовых обязанностей.

Возникает вопрос: облагается ли НДФЛ стоимость проезда (проездных билетов) работников?

По данному вопросу существует две точки зрения.

Официальная позиция финансовых и налоговых органов заключается в том, что оплата проезда (проездных билетов) работников является их доходом в натуральной форме и облагается НДФЛ. Аналогичный вывод содержится и в решении суда. Некоторые авторы также считают, что оплата проезда сотруднику, работа которого не связана с разъездным характером работы, облагается НДФЛ, даже если оплата производится в соответствии с внутренним локальным актом.

В то же время есть судебные решения с противоположными выводами. В одном из них указано, что, поскольку оплата проезда связана с удаленностью организации и спецификой ее деятельности и при этом использование проездных документов в личных целях не доказано, у работников не возникает облагаемого НДФЛ дохода. Из другого решения следует, что, если условие об оплате проездных билетов содержится в локальном акте, с таких выплат НДФЛ не удерживается, поскольку эти расходы связаны с производственной деятельностью, а не сделаны в пользу работника. Аналогичного мнения придерживается и автор.

Подробнее см. документы

Позиция 1. Оплата проезда (проездных билетов) облагается НДФЛ

Письмо Минфина России от 05.08.2011 N 03-04-06/3-178

В случаях, когда поездка работника не является командировкой, а постоянная работа не осуществляется в пути и не носит разъездного характера, оплата проезда сотрудника считается его доходом, облагаемым НДФЛ.

Письмо Минфина России от 17.08.2007 N 03-04-06-02/152

Финансовое ведомство отметило, что в соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ оплата организацией (полностью или частично) товаров (работ, услуг) в интересах налогоплательщика признается его доходом в натуральной форме. Поэтому оплата организацией проезда работника на рейсовом транспорте является его доходом, полученным в натуральной форме, и облагается НДФЛ.

Читать еще:  Подскажите как быть в плане налога

Письмо Минфина России от 12.10.2011 N 03-04-05/6-728

Разъясняется, что оплата проездных билетов для работников, которые имеют возможность добираться до места работы и обратно самостоятельно, признается доходом работника и облагается НДФЛ.

Аналогичные выводы содержит:

Письмо Минфина России от 04.12.2006 N 03-03-05/21

Письмо ФНС России от 24.09.2010 N ШС-37-3/11928

Налоговая служба разъясняет, что оплата работникам проезда на железнодорожном транспорте общего пользования от места жительства к месту работы, предусмотренная коллективным договором, облагается НДФЛ.

Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 16.10.2008 по делу N А29-9763/2007

Суд установил, что организация оплачивала кассиру стоимость проезда общегородским транспортом в федеральное казначейство. Суд указал, что данные выплаты не связаны с исполнением работником трудовых обязанностей и облагаются НДФЛ.

Консультация эксперта, 2012

Автор указал, что ст. 217 НК РФ не освобождает от обложения НДФЛ оплату работникам проезда до места работы. Следовательно, такая выплата облагается данным налогом независимо от того, предусмотрена она трудовым договором или нет.

Консультация эксперта, 2010

Автор отмечает, что стоимость проездных билетов для работников облагается НДФЛ, если до места нахождения организации имеются регулярные рейсы общественного транспорта.

Консультация эксперта, 2010

Автор считает, что компенсация проезда сотруднику до места работы и обратно, не установленная законом, признается доходом в натуральной форме и облагается НДФЛ.

Статья: Проезд сотрудников: считаем налоги (“Зарплата”, 2007, N 4)

Автор указывает, что если оплата проездного билета сотруднику не связана с разъездным характером его работы, а предусмотрена в коллективном (трудовом) договоре либо выплачивается на основании приказа по организации, то с указанной суммы необходимо удержать НДФЛ.

Аналогичные выводы содержит:

Статья: Компенсация расходов работникам (“Финансовая газета. Региональный выпуск”, 2006, N 5)

Позиция 2. Оплата проезда (проездных билетов) НДФЛ не облагается

Постановление ФАС Московского округа от 27.06.2011 N КА-А40/6029-11 по делу N А40-55988/10-142-307

Суд установил, что оплата работнику стоимости проезда к месту работы и обратно не является его доходом и не повлекла получение им экономической выгоды, поскольку оплата была произведена в интересах работодателя.

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 08.02.2011 по делу N А56-12834/2010

Суд установил, что проезд сотрудников оплачивался в связи с удаленностью организации и спецификой ее деятельности, т.е. оплата была вызвана производственной необходимостью. Выплаченные денежные средства не являются экономической выгодой (доходом) сотрудников и не включаются в налоговую базу по НДФЛ. Кроме того, возможность использования проездных документов в личных целях не установлена.

Постановление ФАС Московского округа от 07.09.2005, 31.08.2005 N КА-А40/8343-05

Суд признал правомерным действия работодателя, который не удерживал НДФЛ со стоимости проездных билетов для работников, проживающих за городом.

Статья: Расходы на оплату проезда сотрудников к месту работы и обратно (“Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение”, 2006, N 7)

По мнению автора, расходы на приобретение проездных билетов для сотрудников в соответствии с условиями трудовых договоров об оплате проезда от дома до работы и обратно связаны с производственной деятельностью, поэтому не облагаются НДФЛ.

Налогообложение “северных” компенсаций за проезд к месту отдыха

“Российский налоговый курьер”, N 12, 2004

Компании, работающие в условиях Крайнего Севера, компенсируют своим работникам затраты на проезд к месту проведения отпуска и обратно. Бухгалтеры таких предприятий нередко сталкиваются с нестандартными ситуациями. Всегда ли можно учесть в целях налогообложения эти выплаты? Как быть, если маршрут поездки выходит за пределы территории России? Как выплатить компенсацию и исчислить налоги, если работник переезжает из одного места отдыха в другое? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в данной статье.

Российским трудовым законодательством предусмотрены льготы и компенсации работникам, занятым в районах Крайнего Севера и приравненных к ним регионах. В частности, таким работникам предприятие может оплатить стоимость проезда к месту проведения отпуска и обратно. А как учитываются такие компенсации для целей исчисления налога на доходы физических лиц и единого социального налога? На первый взгляд, ответ кажется очевидным: компенсационные выплаты не облагаются НДФЛ и ЕСН и на них не начисляются пенсионные взносы. Однако не все так просто. Налогообложение зависит от конкретной ситуации.

Как трактовать нормы Трудового кодекса

Компенсации – это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей (ст.164 ТК РФ). Это означает, что компенсациями признаются только те выплаты, которые производятся в порядке и размере, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами. Выплаты, не предусмотренные законодательством или осуществляемые сверх установленных размеров, компенсациями не являются.

Компенсации работникам Крайнего Севера за проезд к месту проведения отпуска и обратно предусмотрены ст.325 ТК РФ, а также ст.33 Закона РФ от 19.02.1993 N 4520-1 “О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях” . Кроме оплаты проезда, работникам оплачивается стоимость провоза багажа весом до 30 кг.

Этот Закон в настоящее время применяется в части, не противоречащей ТК РФ. – Прим. ред.

Проезд оплачивается исходя из фактических расходов работника. Перед отъездом работнику выдается примерная сумма на проезд, а по возвращении из отпуска производится окончательный расчет. Сумма рассчитывается строго на основании представленных билетов или других документов. Это установлено ст.325 ТК РФ.

Следует учитывать, что компенсация выплачивается только по месту основной работы физического лица. Основное место работы определяется на основании записи в трудовой книжке. Совместителям компенсация на проезд к месту использования отпуска не предоставляется.

Проезд к месту проведения отпуска компенсируется работникам предприятий Крайнего Севера не чаще одного раза в два года. Если организация оплачивает расходы на проезд к месту отдыха сотрудникам чаще, то выплата сверх ограничения не является компенсацией. Это оплата предприятием расходов в личных интересах сотрудника.

Если работник своевременно не воспользовался правом на компенсацию проезда, то он теряет на нее право. Как сказано в ст.325 ТК РФ, такие выплаты не суммируются.

Следует заметить, что компенсационные выплаты на проезд положены не только работнику, но и неработающим членам его семьи. Бытует мнение, что проезд членов семьи работника компенсируется только в том случае, если они отдыхают вместе с работником. Автор считает, что подобное мнение ошибочно. В ст.325 ТК РФ установлено, что компенсация выплачивается независимо от времени использования отпуска. Данная формулировка трактуется однозначно: предприятие компенсирует расходы на проезд членов семьи работника к месту отдыха независимо от того, едет ли работник вместе с ними.

Порядок и условия выплаты компенсации, а также налоговые льготы, о которых пойдет речь дальше, и ограничения по ним распространяются на неработающих членов семьи сотрудника в том же объеме, что и на него самого.

Работник едет отдыхать за границу

Пожалуй, самые горячие споры вызывает вопрос, вправе ли организации, расположенные в районах Крайнего Севера, выплачивать работникам компенсацию за проезд к месту отдыха, находящемуся за рубежом. Чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к ст.325 Трудового кодекса. В ней сказано следующее: “Лица, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплачиваемый один раз в два года за счет средств работодателя проезд к месту использования отпуска в пределах территории Российской Федерации и обратно любым видом транспорта, в том числе личным (за исключением такси)”. Буквальное прочтение данной нормы допускает двоякое толкование:

  • работнику оплачивается стоимость проезда к месту проведения отпуска, расположенному на территории России;
  • работнику оплачивается стоимость проезда к месту проведения отпуска, причем расходы компенсируются только в пределах стоимости проезда по территории России.

По мнению МНС России, в ст.325 ТК РФ говорится о том, что организация может компенсировать работнику стоимость проезда к месту отдыха, расположенному исключительно на территории России. Если же место отдыха находится за границей, воспользоваться льготой, предусмотренной указанной статьей, работник не может.

Однако у автора иное мнение: ст.325 Трудового кодекса предусматривает компенсацию за проезд работника к месту отдыха независимо от того, где проводится отпуск. Правда, размер такой компенсации ограничен стоимостью проезда именно по территории России.

Организациям предстоит самостоятельно решать, какой позицией руководствоваться. Те, кто выберут вторую точку зрения и компенсируют своим работникам расходы на проезд к месту отдыха, расположенному за рубежом, должны учитывать два обстоятельства. Во-первых, правомерность выплаты таких компенсаций и возможность их признания для целей налогообложения прибыли придется отстаивать в суде. Во-вторых, у компании неизбежно возникнут трудности с определением и документальным подтверждением стоимости проезда по территории России.

Читать еще:  Налоговый вычет матери одиночке документы

Работник отдыхает в нескольких местах

Иногда работники предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера, проводят отпуск не в одном, а в нескольких местах. У бухгалтеров возникает закономерный вопрос: компенсация выплачивается за проезд только к одному месту отдыха или ко всем?

В п.39 Инструкции о порядке предоставления социальных гарантий и компенсаций лицам, работающим в районах Крайнего Севера и в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, утвержденной Приказом Минтруда РСФСР от 22.11.1990 N 2 (далее – Инструкция) , сказано следующее. Если работник проводит время своего отпуска в нескольких местах, ему возмещаются расходы по проезду только до одного места отдыха. Такое место работник выбирает самостоятельно.

Указанная Инструкция в настоящее время применяется в части, не противоречащей ТК РФ. – Прим. ред.

А как быть, если сотрудник представляет в бухгалтерию проездные документы, по которым видно, что он, возвращаясь из отпуска, заезжал в населенные пункты, расположенные в стороне от прямого маршрута? Например, по дороге из Сочи в Мурманск работник заехал в Новосибирск. Вправе ли организация выплатить ему компенсацию расходов на проезд по такому маршруту? Нет. Такую поездку следует расценивать как проведение отпуска в нескольких местах. Работник должен выбрать для компенсации одно место отдыха из всех, где он побывал. Дорогу “туда” организация оплатит ему на основании представленных проездных документов, а дорогу “обратно” – исходя из стоимости проезда от указанного места кратчайшим путем. Об этом написано в п.39 Инструкции.

Если же организация примет решение оплатить работнику проезд ко всем местам проведения отпуска, то компенсацией, предусмотренной ст.325 ТК РФ, будет считаться оплата проезда только до одного места отдыха и обратно. Остальные суммы – это оплата стоимости проезда работника в его личных интересах.

А если остановка работника по пути к месту отдыха или обратно была вызвана не просто желанием посетить друзей, знакомых или побывать в незнакомом городе, а объективными причинами: особенностями расположения транспортных магистралей, невозможностью доехать до места отдыха беспересадочным маршрутом, отсутствием “прямых” билетов и т.д.? Такую остановку следует считать пересадкой. Как правило, в том месте, где совершается пересадка, пассажир проводит не очень много времени – он едет дальше в этот же или на следующий день. Все зависит от расписания необходимого ему общественного транспорта. В этом случае нет оснований считать, что отпуск проведен в нескольких местах. Бухгалтер должен определить размер компенсации на основании документов, представленных работником и подтверждающих фактический размер расходов на проезд.

Налогообложение компенсационных выплат

При выплате компенсаций за проезд работников из районов Крайнего Севера к месту отдыха и обратно организация должна учитывать особенности налогообложения. Речь идет, в первую очередь, о налоге на прибыль, ЕСН и НДФЛ. Порядок их исчисления зависит от того, как производятся выплаты – по нормам трудового законодательства или сверх установленных норм.

Особенности исчисления налога на прибыль

Организация, которая компенсирует работнику расходы на проезд к месту проведения отпуска и обратно с учетом ограничений, установленных ст.325 Трудового кодекса, затраты по выплате компенсации может отнести к расходам на оплату труда на основании п.7 Перечня выплат, приведенного в ст.255 НК РФ.

Оплачивая работникам стоимость поездок, не стоит забывать о требованиях п.1 ст.252 НК РФ. Так, все расходы, учитываемые для исчисления налога на прибыль, должны быть обоснованны и документально подтверждены.

Требование о документальном подтверждении считается выполненным, если у компании имеется ведомость на выплату компенсаций сотрудникам или исполненное платежное поручение на перечисление соответствующей суммы на счет работника, а также документы на проезд работника и членов его семьи к месту отдыха и обратно.

Компенсации на проезд к месту проведения отпуска, выплаченные работникам из районов Крайнего Севера, признаются обоснованными, если они произведены в соответствии с нормами, установленными ст.325 ТК РФ. Если же хотя бы одно из условий выплаты компенсаций, предусмотренных этой статьей Трудового кодекса, не выполнено, организация не может включить затраты по оплате проезда работника в расходы для целей исчисления налога на прибыль.

Некоторые работодатели полагают, что они могут выплачивать работникам компенсацию на проезд к месту отдыха в полном объеме, без учета ограничений, установленных ст.325 ТК РФ, если пропишут это условие в трудовом договоре с работником или в коллективном договоре. Такая позиция ошибочна. В трудовом (коллективном) договоре можно записать много видов выплат, но на расходы можно принять только те, которые связаны с выполнением трудовых обязанностей, с условиями труда, с режимом работы. В п.7 перечня выплат, признаваемых в целях налогообложения прибыли, приведенного в ст.255 НК РФ, говорится только о расходах на оплату проезда работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера, которые производятся в соответствии с законодательством РФ. О том, что такие выплаты могут быть установлены трудовым или коллективным договором, в ст.255 НК РФ не говорится.

Если организация оплатит работнику стоимость проезда к месту проведения отпуска с нарушением условий, установленных ст.325 ТК РФ, то эти расходы не признаются в целях исчисления налога на прибыль. При проверке налоговые органы будут квалифицировать такие выплаты на основании п.29 ст.270 НК РФ как расходы, не учитываемые при определении налоговой базы по налогу на прибыль. В этом пункте написано, что налогоплательщик не вправе включать в налоговую базу расходы на оплату путевок на отдых, экскурсий или путешествий, оплату товаров для личного потребления работников, а также иные аналогичные расходы, произведенные в пользу работников.

ЕСН и взносы в ПФР

Положения п.1 ст.238 НК РФ, исключающие из объекта обложения ЕСН отдельные виды выплат и компенсаций, позволяют не исчислять этот налог с компенсаций расходов сотрудников на проезд к месту проведения отпуска и обратно. Чтобы применить льготу по ЕСН, необходимо выполнить условия, установленные ст.325 Трудового кодекса. А именно: работнику компенсируются расходы на проезд к месту отпуска, расположенному на территории России, и компенсация выплачивается не чаще одного раза в два года.

Если указанные выше условия выплаты компенсаций не соблюдаются, то организация, как уже говорилось, не вправе учесть эти расходы при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль. То есть оплата расходов на проезд работников к месту отдыха и обратно производится за счет чистой прибыли. В этом случае организация не должна исчислять ЕСН с подобных выплат. Основание – п.3 ст.236 НК РФ. В нем сказано, что ЕСН не облагаются выплаты, которые не относятся к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль.

Объектом обложения страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование и базой для их начисления являются объект налогообложения и налоговая база по единому социальному налогу (п.2 ст.10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ “Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации”). Поэтому страховые взносы в ПФР не начисляются ни на сумму компенсации, выплаченную в соответствии с требованиями ст.325 ТК РФ, ни на те выплаты, которые произведены работодателем сверх установленных ограничений.

Особенности исчисления НДФЛ

Согласно п.3 ст.217 НК РФ компенсационные выплаты работникам не облагаются налогом на доходы физических лиц при условии, что эти выплаты предусмотрены действующим законодательством и производятся в пределах установленных норм. То есть компенсации работникам Крайнего Севера на проезд к месту проведения отпуска не облагаются НДФЛ, если в предыдущем году работники не использовали данную льготу и предприятие оплачивает им проезд к месту отдыха, расположенному на территории России.

Если предприятие оплачивает расходы на проезд работнику, который проводит отпуск за границей, или работнику, который уже получал компенсацию на проезд к месту отдыха в прошлом году, с этой выплаты необходимо удержать НДФЛ. В такой ситуации оплата стоимости проезда рассматривается не как компенсация работнику, а как оплата транспортных расходов в его личных интересах. Подобные выплаты включаются в налоговую базу в соответствии с пп.1 п.2 ст.211 НК РФ. В нем говорится, что в налоговую базу по НДФЛ включаются доходы, полученные налогоплательщиком, в частности оплата предприятием за работника товаров (работ, услуг) в интересах налогоплательщика. Организация удерживает налог по ставке 13% (п.1 ст.224 НК РФ).

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector