Имеет ли вкладыш в трудовую книжку законную силу? ""
Prokurors.ru

Юридический портал

Имеет ли вкладыш в трудовую книжку законную силу?

Правила оформления вкладыша в трудовую книжку

Запись в трудовую книжку нужно внести, но место напрочь отсутствует.

Казалось бы простая ситуация и решается она единственно верным способом – заведением вкладыша.

Но где этот вкладыш в трудовую книжку взять?

Как его следует вшить, заполнить?

Брать ли деньги у сотрудников за оформление?

Вопросов у кадровика, особенно начинающего и неопытного, может возникнуть предостаточно. Попробуем разобраться, как максимально правильно оформить вкладыш в трудовую книжку, чтобы ни одна проверка не подкопалась.

Для чего нужен?

Раньше в практике кадровиков считалось нормальным зачеркнуть «сведения о награждении», сверху дописать «о работе» и тем самым не заморачиваться заведением вкладыша. Но такой подход противоречит инструкции по ведению трудовых книжек. Перечеркивания не допустимы.

Нельзя заводить сотруднику новую трудовую, если его старая исписана. Не допускается вклеивание дополнительных листов, чистой бумаги. Закончилось место – оформляется вкладыш. Другого варианта не предусмотрено.

Пример. Сотрудник собирается на пенсию.

Заявление написано, приказы готовы, осталось лишь заполнить трудовую книжку и вручить человеку.

Вдруг выясняется, что в трудовой не достаточно места для записи об увольнении.

Учитывая, что сотрудник уходит на пенсию, трудовая ему точно не понадобиться. Многие не хотят тратить деньги на вкладыш и уговаривают кадровика сделать запись где-нибудь в другом месте. Но по правилам даже для внесения всего одной записи оформление вкладыша обязательно.

Кто ответственен за приобретение?

Вкладыш, как и саму трудовую книжку, покупает работодатель. Во многих организациях сотрудников просят принести его самостоятельно, что не совсем правильно. Все трудовые книжки, вкладыши имеют порядковый номер, они обладают особой защитой от фальсификации.

Работодатель заключает с ними договор и закупает партию документов, которые фиксируются в приходно-расходной книге с указанием серийного номера. Использование не оприходованных документов запрещено.

Когда приходит время выдать вкладыш, работник выплачивает стоимость документа. При этом озвучивается цена на момент покупки, а не выдачи, даже если сумма выросла в разы. Сотрудником компенсируются расходы только на приобретение.

Некоторые организации берут у работников оплату наличными, иногда стоимость удерживают с заработной платы. Если выбран второй вариант, необходимо помнить, что без согласия сотрудника, нельзя производить никаких удержаний.

Поэтому он пишет заявление (главному бухгалтеру либо руководителю фирмы), о том, что просит удержать из заработной платы сумму в размере (например, 100 рублей) за стоимость бланка вкладыша.

Заявление от работника на выдачу вкладыша пишется в произвольной форме, но это не обязательный документ. Он заводится автоматически, вследствие отсутствия свободных граф в трудовой книжке для внесения необходимых записей.

Образец заявления о выдаче вкладыша в трудовую книжку.

Внесение записи

Факт оформления вкладыша обязательно фиксируется. Для этого прямо на самой трудовой книжке ставится штамп «выдан вкладыш» с указанием его серии и номера. При отсутствии штампа информация пишется вручную. Она должна быть очень четкой и читаемой, при этом не загораживать собой другие записи.

Количество вкладышей инструкцией не регламентируется. При необходимости у одного сотрудника их может быть бесчисленное количество. Только нужно помнить, что без основного документа он недействителен.

Вшивать документ или нет?

Предпочтительнее пришить уже полностью готовый вкладыш. Иначе ошибочное оформление повлечет за собой неприятную процедуру извлечения, составления акта порчи, уничтожения испорченного бланка.

Лучше использовать нитку №10 из хлопка. Она достаточно толстая и не режет бумагу. Сама процедура вшивания предельно простая:

    Шилом проделывают отверстия по линии сгиба в количестве трех или четырех штук. Удобнее и надежнее всего подшить документ в четыре прокола. Расстояние между дырками одинаковые.

Такие же проколы с тем же расстоянием делают на самой трудовой книжке.

Прошить таким образом, чтобы концы нити выходили из одного отверстия.

Закрепляют нить крепким узлом.

  • Запечатывать сургучом не нужно.
  • В инструкции не написано, куда именно следует вшивать вкладыш: в начало, может быть в середину или даже конец трудовой книжки.

    Каждый кадровик выбирает по своему усмотрению.

    Технически вшивать удобнее в середину.

    Так легче делать проколы, а сам вкладыш держится крепче. Но данный вариант плох тем, что запись разбивается на части. Это отчетливо видно при ксерокопировании.

    Поэтому целесообразнее размещать вкладыш в конце, между самой последней страницей трудовой книжки и его обложкой.

    О том, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, вы можете узнать, посмотрев видео:

    Особенности заполнения

    Заполнение вкладыша начинают с титульного листа.

    Рассмотрим основные моменты:

      Первоначально заполняется титульный лист. Информацию берут из документов работника. Любые ошибки недопустимы, исправления не вносятся. При внесении неправильной записи вкладыш утилизируют и заводят новый. При этом работник не оплачивает халатность кадровика. Из его зарплаты удерживают сумму только за один вкладыш, испорченный документ покрывается за счет работодателя.

    Ответственный человек заверяет своей подписью первый лист вкладыша (лучше написать фамилию).

    Ставится оттиск печати (кадровая, если нет, то гербовая).

  • На титульном листе вкладыша пишется дата фактического заполнения документа. Нельзя дублировать дату из трудовой книжки. Они всегда отличаются, так как заводятся в разное время.
  • Записи в самом вкладыше производят по тем же правилам, что и в трудовой книжке.

    Сквозная или сплошная нумерация?

    Распространенная ошибка кадровиков – в каждом вкладыше записи начинаются с номера 1.

    Тогда как по правилам предусмотрена сквозная нумерация.

    То есть цифры начинаются с не самого начала, а продолжаются в порядке возрастания.

    Например, если раздел сведений о работе в трудовой книжке закончилось под 20 номером, то первая запись во вкладыше в том же разделе будет под номером 21.

    Где и как регистрируются?

    Регистрацию документа производят в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей, которая обязательно должна быть в каждом отделе кадров. Какие данные вносят? Вносят следующие записи:

    1. Порядковый номер.
    2. Дата оформления вкладыша.
    3. Ф.И.О владельца документа.
    4. Серию, номер документа.
    5. Должность.
    6. Структурное подразделение.
    7. Подпись ответственного лица.
    8. Роспись работника.

    Регистрация производится сразу после оформления документа. Работникам, которым заведен вкладыш, при увольнении придется расписываться в двух местах: за трудовую книжку и отдельно за вкладыш.

    Работодатель перед законом ответственен за хранение трудовых книжек. Соответственно вкладыши также находится в его компетенции. Ведь вкладыш – это продолжение трудовой. В нем содержится информация о рабочей деятельности человека.

    Любые ошибки в его ведении чреваты проблемами для сотрудника в момент выхода на пенсию.

    А вот правильно оформленный документ – это залог успешного прохождения проверок для отдела кадров и отсутствие претензий со стороны бывших работников.

    Скачать бланк вкладыша в трудовую книжку.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 938-47-92 (Москва)
    +7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

    Как правильно оформить вкладыш в трудовой книжке работника

    К концу трудовой деятельности многие граждане обнаруживают, что трудовая также завершается, то есть страницы в ней заканчиваются.

    У некоторых лиц, отличающихся особой активностью, последняя страница заполняется, когда до пенсионного возраста ещё очень далеко. В этих случаях ситуация решается за счёт вкладыша, который вшивается в заканчивающуюся трудовую, продолжая её.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-47 . Это быстро и бесплатно !

    Что такое вкладыш?

    Вкладыш в ТК – документ, имеющий следующие характеристики:

    • размер (формат) 88х125 мм;
    • обложка картонная;
    • содержит 46 страниц;
    • имеет элементы защиты.

    Внутри бланк вкладыша в точности повторяет графы и иную структуру трудовой, а также наделён собственным идентификационным номером, который проставлен на каждом листе вкладыша в правом верхнем углу.

    Как используется и для чего нужен?

    По завершении использования ТК в том случае, если последняя страница документа заполнена и на ней не осталось места для необходимой записи, ни в коем случае нельзя:

    • Зачёркивать сведения о награждениях и поощрениях и вносить вместо них сведения о работе.
    • Вкладывать или вклеивать чистые листы от бланков трудовых и вносить на них сведения.
    • Заводить новую трудовую.

    По окончании свободного места, необходимого для внесения записей о трудовой деятельности лица, нужно завести вкладыш в трудовую книжку.

    Вкладыш станет единственным правомочным продолжением внесения записей в ТК, что продиктовано Правилами, утверждёнными на правительственном уровне 16.04.2003 года за № 225.

    Соответственно вкладыш станет правовым основанием для оформления трудового стажа работника и его последующего учёта при начислении пенсии.

    Где получать?

    По большому счёту, работника этот вопрос беспокоить не должен. Бланки вкладышей, так же как и бланки трудовых должны храниться в отделе кадров предприятия или в бухгалтерии. На маленьких предприятиях, где эти отделы отсутствуют, за хранение бланков отвечает уполномоченное лицо.

    Индивидуальный предприниматель обеспечивает бланками работников лично. То есть бланки у работодателя всегда должны быть. Он обязан закупать их в специализированных торговых организациях по мере необходимости и хранить вне доступа для посторонних лиц, предварительно зарегистрировав в приходно-расходном журнале.

    По мере необходимости, когда в закончившуюся трудовую нужно внести запись, уполномоченный за внесение записей работник получает бланк вкладыша под роспись и аккуратно, с соблюдением норм и правил, заполняет его.

    Эти бланки, как и бланки книжек, имеют определённую степень защиты, их приобретение осуществляется работодателем в соответствии с положениями и в порядке, установленными Министерством Финансов РФ.

    Обычно организации заключают договор о поставке бланков на предприятие. Доверять эту процедуру работнику неправомерно, так как в зону его доступа не входит возможность контакта с обозначенными организациями, гарантирующими качество бланков. Он может приобрести бланк, качество которого сомнительно. А работодатель обязан сотрудничать с компаниями, имеющими лицензию на реализацию полиграфической продукции.

    Читать еще:  Как можно рекламировать кальян бар в Санкт Петербурге?

    Организация имеет право по усмотрению руководителя:

    • Передать бланк работнику безвозмездно (п.44, 48 Правил).
    • Взимать деньги за выдачу бланка вкладыша (п.47 Правил).

    При этом работодатель не имеет права завышать цену на бланки вкладышей в сравнении с ценой закупки. Если партия бланков вкладышей закупалась по соответствующей стоимости, а впоследствии цена возросла – это также не может стать причиной повышения цены на бланк.

    Заявление на получение

    Если работодатель взимает деньги, истраченные им на приобретение бланков вкладышей, то он может использовать два актуальных способа:

    • получить наличными;
    • вычесть из заработной платы.

    Выбор способа компенсации стоимости бланка зависит от работодателя, он же может предоставить выбор удобного способа оплаты работнику. Но работодатель должен понимать, что работник, предпочитающий, чтобы средства вычли из зарплаты, должен подтвердить это письменно, в форме заявления.

    Всё зависит от порядка, установленного в организации. Если вопросом занимается уполномоченное лицо – заявление нужно будет написать ему. Однако составляется оно на имя руководителя организации или предприятия. Уполномоченное лицо или отдел примут его, удостоверят подписью руководителя предприятия и пустят в делопроизводство.

    На основании подписанного руководителем и оформленного по всем правилам заявления можно произвести вычет средств. Без просьбы, выраженной в заявлении, никаких вычетов производить нельзя.

    Правильно составить заявление можно в свободной форме, по аналогии с другими заявлениями.

    В нём должны быть указаны в верхнем правом углу фамилия и инициалы руководителя, к которому обращается работник, а ниже – сведения о заявляющем.

    Далее нужно логично изложить следующее:

    • Заявить о том, что в трудовую книжку необходим вкладыш, с указанием причины.
    • Попросить выдать и надлежаще оформить вкладыш в ТК.
    • Просить вычесть стоимость бланка вкладыша из заработной платы за текущий месяц. Обязательно указать сумму, соответствующую стоимости бланка вкладыша. Эти сведения можно получить у ответственного лица или в бухгалтерии.
    • Поставить дату и подпись

    Выдача вкладыша

    Его может получить лишь уполномоченное лицо, под роспись. Если уполномоченный за ведение ТК хранит бланки у себя в сейфе (шкафу), то ему остаётся лишь взять бланк вкладыша и начать заполнять его. Тем не менее, заполнение бланка является его выдачей. Соответственно, если предприятие взимает плату за бланки – работнику нужно расписаться в приходно-расходной книге бланков самому или написать заявление.

    Запись о выдаче вкладыша в ТК осуществляется на внутренней стороне обложки трудовой. Здесь кадровик или ответственный ставит штамп и номер вкладыша. Этот номер проставлен по всему продолжению вкладыша, на всех листах типографским способом, то есть каждый экземпляр этого документа уникален. Запись о выдаче даёт ему юридическую силу полноценного документа.

    Формулировка записи, посредством которой вкладыш удостоверяется на лицевой стороне трудовой, проста: «Выдан вкладыш (указать его идентификационный номер)». Никакой другой информации здесь давать не нужно.

    Где регистрируются?

    После приобретения организацией бланков трудовых и вкладышей к ним, они должны быть проведены соответствующим актом приёмки. После их приобретения, они должны быть оформлены в соответствующем журнале. Здесь регистрируется их приход и расход.

    Эта приходно-расходная книга учёта бланков ведётся бухгалтерией, поэтому зачастую и бланки хранятся здесь же. В других случаях бухгалтера лишь получают партию бланков, сразу же передавая их кадровикам или уполномоченным. Если бланки хранятся в бухгалтерии, кадровик даёт заявку главному бухгалтеру, а впоследствии отчитывается за использование бланка.

    Если бланк испорчен при заполнении титульного листа или внесения первичной записи во вкладыш, он списывается специальным актом и уничтожается. Исправлять испорченные таким образом бланки или продолжать их использовать недопустимо.

    При приёме на работу сотрудника с вкладышем в трудовой, в Книге учёта движения ТК вкладыш регистрируется вместе с трудовой. Регистрация в Книге осуществляется по данным, которые составляют форму основного документа (ТК).

    Правила и инструкции ведения и заполнения вкладыша в ТК

    Ведение вкладыша ориентируется на два важнейших в этом отношении документа:

    • Правила, утверждённые Правительством 16.04.2003 года за № 225.
    • Постановление Министерства труда и социального развития от 10.10.2003 года за № 69 – Инструкции по заполнению и ведению ТК и вкладышей к ним.

    Заполнить вкладыш в ТК нужно аккуратно, без помарок. Он заполняется до внесения номера в ТК и подшивки. Дело в том, что при заполнении может быть допущена помарка или описка.

    В этом случае придётся менять бланк и исправлять внесённый на титульный лист трудовой номер. Если при заполнении титульного листа вкладыша допущена помарка или ошибка – бланк нужно заменить и сделать аккуратную запись на новом бланке, а испорченный – списать актом.

    Дата заполнения обычно выбирается не произвольно, а связана с необходимостью внесения новой записи:

    • о приёме или увольнении;
    • о переименовании отдела или организации;
    • об изменении формы собственности и т.п.

    Например, работник подал заявление об увольнении за 2 недели заранее. В этот период готовится приказ об увольнении и приводится в порядок ТК. Если есть необходимость – заполняется вкладыш. Иногда заполнение вкладыша связано с очередной инспекторской (или иной) проверкой. То есть дата заполнения вкладыша не должна быть связана с определённым событием, отражённым в трудовой. Тем не менее, такую связь можно допустить.

    Штамп о выдаче может правомерно заменить собой надпись, внесённую вручную. Так же как и надпись, штамп ставится в верхнем правом углу титульного листа трудовой. Это небольшой прямоугольник 10х25 мм, который состоит из формулировки: «Выдан вкладыш». Номер вкладыша вписывается уполномоченным за выдачу.

    Перенос записи из ТК во вкладыш осуществляется непосредственно. Кадровик или ответственный должен визуально определить, чтобы для последней записи хватило места на странице.

    Он вносит её, заполнив оставшееся место. Следующая запись вносится уже во вкладыш. Нормой считается, если запись о приёме осталась в трудовой. А во вкладыш внесены сведения об увольнении.

    Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей, внесённых в трудовую. То есть первый порядковый номер во вкладыше на единицу больше того, который оказался последним в трудовой книжке. Если один вкладыш уже существует, следующий продолжает нумерацию предыдущего.

    Пошаговое оформление

    Однако, во вкладыше сведения могут быть более актуальными. Например, изменилась фамилия в связи с замужеством. Работник приобрёл высшее образование, повысил разряд и т.п. нужно обязательно идентифицировать сведения в документах. Если на титульном листе не отражена новая фамилия работника – её недопустимо указывать во вкладыше без изменения в трудовой.

    После заполнения вкладыша, чтобы избежать помарки:

    • Нужно проверить все внесённые сведения на титульный лист и в графы вкладыша.
    • Поставить штамп или сделать запись о выдаче вкладыша.
    • Внести уникальный идентификатор (номер) вкладыша.
    • Подшить вкладыш к трудовой.

    Правильно подшитый вкладыш, должен быть скреплён с трудовой. Крепление должно соответствовать инструкциям.

    Его нельзя приклеивать, закреплять скрепками, металлическими скобами и пользоваться прочим материалом. Он подшивается к внутренней стороне обложки трудовой, точнее – между обложкой и последней страницей книжки.

    Подшивается он при помощи ниток. Для этого используют обычные хлопковые нитки, лучше всего — № 10. Они достаточно прочные и не разрывают бумагу при использовании вкладыша. Пришивают вкладыш следующим образом:

    • От верхнего и нижнего края вкладыша отступают приблизительно по 2-3 см.
    • Шилом проделываются отверстия.
    • Игла с ниткой продевается в обложку вкладыша и обложку трудовой, вытягиваясь через её заднюю стенку.
    • Игла возвращается, продеваясь через заднюю стенку обложки трудовой, затем через отверстие в обложке вкладыша.
    • Таким образом, нужно сделать несколько аккуратных стежков, прикрепив нитками вкладыш в ТК.

    Действителен ли вкладыш без трудовой?

    Сам по себе вкладыш не действителен, о чём констатируют положения Правил и Инструкций, а также другие правовые документы Трудового законодательства.

    Без ТК по вкладышу недопустимо:

    • принимать на работу;
    • увольнять с работы;
    • делать учётную запись;
    • проводить другие процедуры.

    Образец оформления вкладыша в трудовую книжку работника

    Полезное видео по теме

    Заключение.

    Вкладыш в трудовую книжку – выход из любой сложной ситуации, когда в книжке заканчиваются страницы для её ведения. Только вкладыш может стать адекватным способом решения проблемы. Но он не может иметь самостоятельный статус документа, его юридическая сила определена трудовой. Для этого его выдача регистрируется на титульном листе ТК.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 938-59-47 (Москва)
    +7 (812) 467-40-53 (Санкт-Петербург)

    Как правильно провести выдачу вкладыша в трудовую книжку

    На территории РФ одним из самых важных и необходимых документов гражданина считается трудовая книжка. Это особый регистр учета трудовой и оплачиваемой деятельности человека. Правила ведения и хранения бланка трудовой книжки строго подчиняются специальным нормативным актам. В них же указано, как правильно выдать вкладыш в трудовую книжку.

    Самые распространенные ошибки и связанные с ними проблемы

    Вкладыш в трудовую книжку принято считать отдельным документом, но без самой трудовой книжки он не является действительным. При оформлении вкладыша многие работодатели допускают огромное количество грубейших ошибок.

    Например, в трудовой книжке не допускается появление всевозможных помарок, подчисток, зачеркиваний (как исключение в некоторых отдельных случаях) и исправлений. Что же происходит на практике? Когда в бланке трудовой заканчивается пустое место в разделе «Сведения о работе» и просто некуда вносить новую информацию, кадровики делают следующее: в разделе «Сведения о награждениях» перечеркивают слово «награждениях» и пишут «работе». Такие действия являются ярким примером безответственного, некорректного ведения бланков трудовых книжек со стороны работодателей. Проблемы, которые в будущем, скорее всего, появятся у сотрудника:

    1. Если возникнет необходимость смены текущего места работы, новый начальник может просто не принять соискателя по той причине, что у него неправильно заполнена трудовая книжка. Если соискатель дорожит данной работой, то ему придется возвращаться на прежнее предприятие и требовать в отделе кадров признания такого «исправления» недействительным. Далее должно быть произведено правильное оформление вкладыша в трудовую книгу. Если это не произойдет, то придется заводить новую трудовую книжку с сохранением старой.
    2. Выход на пенсию также может сопровождаться множеством коллизий из-за недобросовестного ведения бланка трудовой книги. Такая ситуация может повлечь за собой проблемы с оформлением социальных выплат согласно трудовому и страховому стажу. Сотрудник может просто потерять целый период своей трудовой деятельности. Доказывать свою правоту придется через суд.
    Читать еще:  Застройщик задержал сроки сдачи квартиры

    Согласно нормативным актам, ведением, заполнением и хранением бланков трудовых книжек и вкладышей к ним занимается непосредственный работодатель. Предусмотрена также и ответственность за нарушение предписаний, но тем не менее, разбираться со всеми проблемами, связанными с нарушением правил, придется пострадавшему сотруднику.

    Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку

    Вкладыш в трудовую книжку – это дополнительное приложение к уже имеющемуся бланку трудовой. Он «открывается» только в том случае, когда трудовая книга заполнена. Процесс оформления вкладыша в трудовую книгу должен подчиняться следующим правилам.

    • Право на оформление и выдачу вкладыша имеет исключительно работодатель.
    • Первая страница вкладыша должна содержать в себе все сведения о работнике, указанные в трудовой книжке. К ним относят:
    1. фамилию, имя и отчество>
    2. дату рождения>
    3. данные об образовании (получении диплома или аттестата)>
    4. специальность (в случае если таковая не была ранее указана, то и во вкладыше не следует «импровизировать», пусть лучше графа останется незаполненной).
    • Также должны быть внесены дата заполнения вкладыша (день внесения в него первых записей), фамилия, инициалы и подпись ответственного должностного лица, подпись владельца трудовой книжки. Как и трудовая книжка, вкладыш заполняется в соответствии с данными первичных документов: паспорта, диплома, трудовой книжки.
    • Вкладыш в трудовую книжку заполняется точно так же, как трудовая. Вкладыш является ее продолжением, поэтому нумерация записей в нем продолжается с учетом предыдущих трудовых событий. Вторая графа – это дата внесения записи, третья – запись о приеме на работу или увольнении, о переводе, сокращении и прочих событиях. Четвертая содержит название документа, на основании которого была внесена запись: приказ, постановление. Как и в трудовой, во вкладыше не допускаются сокращения слов. Вся информация должна быть зафиксирована в полном объеме.

    Выдача вкладыша в трудовую книжку

    Необходимо также знать, где делаются записи о вкладыше в трудовую книжку, так как это важный момент учета для предприятия и для сотрудника. Выдача вкладыша в трудовую книгу сопровождается записями:

    1. На внутренней стороне первого листа трудовой указывается «Выдан вкладыш», ставится его серия, номер. Это процедура повторяется при каждой последующей выдаче этого документа. Важно знать, что эти записи следует делать исключительно после заполнения вкладыша. Например, если при перенесении основных данных из трудовой книжки во вкладыш была допущена ошибка, то в таком случае необходимо «заводить» новый вкладыш (исправления допускаются в исключительных случаях).
    2. Сотрудник отдела кадров или непосредственно руководитель предприятия должен сделать запись в «Книге учета трудовых книжек» о том, кому и когда был выдан вкладыш. Нельзя забывать и о том, что там же нужно указать номер и серию вкладыша.
    3. Вкладыши в трудовую книгу должны быть подшиты. Нельзя заниматься вклеиванием такого важного документа. Чтобы не возникало лишних проблем и неприятностей с присоединением вкладыша к оригиналу, была придумана специальная обложка. Она предназначена для правильного и удобного вшивания вкладышей, но довольно часто их просто приклеивают прямо посередине трудовой или вшивают перед последней страницей бланка книжки.

    Порядок выдачи вкладыша в трудовую книгу

    Как выдать вкладыш в трудовую книгу – очень важный вопрос. Трудовая книжка может существовать без вкладышей как абсолютно самостоятельный документ. Вкладыш же не имеет юридической силы без оригинала трудовой.

    По этим причинам к оформлению вкладышей в трудовые книжки необходимо со всей ответственностью подходить руководству, отделу кадров и самому работнику.

    Выдача вкладышей в трудовую книжку обычно сопровождается рядом предшествующих событий:

    • Когда заканчиваются свободные листы в бланке трудовой книжки, возникает необходимость ее продолжения, то есть оформления вкладышей. Это документы, на которых продолжается вестись хронология трудовой деятельности сотрудников.

    Сотрудник должен быть оповещен о том, что возникла необходимость «заводить» вкладыш в трудовую книгу, в устной или письменной форме. Важно: без ведома владельца трудовой вкладыш оформлен быть не может. Далее последний в обязательном порядке пишет заявление, в котором указывает на необходимость завести дополнительный регистр – вкладыш. После этого заявление отправляется на рассмотрение руководства. Следующий шаг – подпись руководителя и присвоение заявлению визы.

    • На любом предприятии для осуществления каких-либо организационных или производственных задач необходим локальный распорядительный акт. В данном случае это приказы директора, президента или председателя. Они, как правило, составляются по заранее установленным шаблонам.

    В приказе указывают все необходимые реквизиты предприятия/организации. Основание – заявление работника. Также указывается серия, номер и дата выдачи вкладыша. Назначается специальное ответственное лицо (группа лиц) за проведение всех этих мероприятий. Готовый приказ подписывается руководящим органом.

    • Сотрудник ставится в известность о том, что вкладыш оформлен и может быть подшит. Очень важно запомнить: вкладыши в трудовую книгу выдаются в соответствии с существующими на данный момент времени типовыми образцами.

    Даже если трудовая была оформлена несколько десятков лет назад, вкладыш должен быть современного образца. Кадровики обязательно должны предупредить сотрудников о том, что вкладыши без своей главной составляющей (трудовой книги) просто недействительны.

    Дополнительная информация

    В регистре «Книга учета трудовых книжек» должны быть указаны все вышеприведенные данные. От работника нельзя утаивать информацию о том, что из зарплаты будет удержана некоторая сумма денег, которая понадобились для оформления вкладышей. Пока сотрудник работает на предприятии, его трудовая книжка находится в отделе кадров. Как только он увольняется – необходимо под расписку выдать ему трудовую и вкладыш.

    Оформление вкладыша в трудовую книжку

    Вкладыш в трудовую книжку является неотъемлемой частью самой книжки, его ведение и заполнение регулируется законодательством, поскольку он является бланком строгой отчетности и содержит сведения о стаже.

    Что такое вкладыш в трудовую книжку и для чего он нужен

    Форма трудовой книжки установлена законодательно, регулируется, в том числе, и количество страниц, отведенное для каждого раздела. В случае, когда один из разделов заканчивается, в трудовую книжку добавляют специальный вкладыш.

    Он оформляется в трудовую книжку, как только заканчивается один из разделов:

    1. Сведения о работе.
    2. Сведения о наградах.

    В трудовой книжке может быть неограниченное число вкладышей.

    Если в одном из разделов трудовой все еще остается место для внесения записей, его продолжают вести, несмотря на то, что оформлен вкладыш.

    Например, у работника закончился раздел «Сведения о работе» для него заводят вкладыш, а сведения о награждениях вносятся в трудовую, до окончания этого раздела.

    Как выглядит?

    Вкладыш в трудовую книжку представляет собой отдельно сброшюрованный бланк, форму которого можно найти в приложении к Приказу Минфина РФ от 22.12.2003 года № 117н «О трудовых книжках». Он полностью идентичен бланку трудовой книжки, за исключением названия, указанного на обложке и титульном листе. Также он отличается цветом и качеством обложки.

    Можно встретить вкладыш советского образца, он отличается от нового:

    1. Отсутствием обложки.
    2. Форматом.
    3. Гербом СССР в левом верхнем углу.

    По его использованию часто возникают споры. Дело в том, что Постановление Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» , которым утвержден данный вкладыш до сих пор действует, его нет в перечне документов, которые становятся недействительными после вступления в силу Постановления Минтруда РФ от 10.10.2003 года за № 69 , об утверждении Инструкции. И поэтому возникает расхождение с Постановлением от 16 апреля 2003 г. № 225 , где сказано, что с 01.01.2004 вводятся книжки нового образца.

    Но, как показывает практика, вкладыш старого образца, заведенный после 2004 года, признают действительным.

    Должна ли быть голограмма

    Если при покупке бланк вкладыша укомплектован голограммами, то работодатель может их использовать для защиты информации:

    1. Номера вкладыша.
    2. Подписи работника.
    3. Печати работодателя и т.д.

    Но поскольку обязательное наличие голограммы не установлено законодательно, то вкладыш будет действителен и без нее.

    Это бланк строгой отчетности?

    Вкладыш, как и трудовая книжка, является бланком строгой отчетности и имеет свой номер и серию. Поэтому сведения о нем также должны вноситься в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Ведется этот документ бухгалтерией предприятия.

    Действителен ли без книжки

    Вкладыш действителен только вместе с трудовой книжкой, несмотря на то, что на его титульном листе указываются все данные владельца.

    Как оформить вкладыш в трудовую книжку

    Вкладыш в трудовую книжку оформляется идентично трудовой, за исключением нескольких моментов.

    Оформление титула

    На титульном листе вкладыша в трудовую проставляют следующие данные:

    1. ФИО работника, полностью, данные ставят согласно паспорту, на момент заполнения документа. То есть, если ранее имела место смена фамилии, здесь это не отражают.
    2. Дату рождения.
    3. Образование и специальность.
    4. Дата заполнения.
    5. Личная подпись владельца, она также может не совпасть с той, что стоит в трудовой, если была сменена фамилия.
    6. Подпись должностного лица и печать, при наличии.
    Читать еще:  Должны ли извещать собственника об изменении кадастровой стоимости земли?

    В бланке трудовой книжки на титульном листе или на обложке ставится пометка о том, что в дополнение к ней оформлен вкладыш и его реквизиты.

    Пример записи: «Выдан вкладыш, серия ТТ номер 123456».

    Дата заполнения

    В качестве даты заполнения указывают фактическую дату, когда был заполнен вкладыш. Как правило, она совпадает с числом первой записи во вкладыше.

    Нумерация записей

    После оформления вкладыша хронология нумерации записей не прерывается. То есть, если в разделе трудовой книжки сведения «Сведения о работе» последняя запись имеет № 15, то первая запись во вкладыше, в этом же разделе будет идти за № 16.

    Проставление печатей

    На титульном листе вкладыша ставится печать той компании, которая его оформила.

    Сшивание трудовой книжки с вкладышем

    Оформленный вкладыш нужно вшить в трудовую книжку. Место вшивания не регламентировано, и большинство кадровиков вшивают его в середину трудовой. Но такой способ не совсем удобен, поскольку при снятии копии надписи, находящиеся в этом месте как бы разрываются. Гораздо удобнее вшить вкладыш в конец трудовой.

    Подробнее этот процесс можно посмотреть в видео: как вшить вкладыш в трудовую книжку

    Типовые ошибки при оформлении вкладыша

    При оформлении вкладыша могут быть допущены следующие ошибки:

    1. Неправильное заполнение данных на титульном листе. Если это обнаружено в процессе заполнение вкладыша, бланк с ошибкой списывается как испорченный и заводится новый.
    2. Бланк заведен по ошибке и на трудовой проставлена запись об этом. Вкладыш изымается, запись о выдаче зачеркивается и ставится запись об ошибке, которая заверяется подписью должностного лица и печатью.
    3. Не внесение информации о вкладыше в книгу движения трудовых книжек. Запись об этом можно сделать отдельной строкой, либо внести номер документа, в соответствующую графу, около номера трудовой. Если запись сделана отдельной строкой, работник при увольнении должен расписаться в двух местах.

    Финансовая сторона вопроса

    Бланк вкладыша должен приобретаться работодателем, но с работника, для которого он заводится, взимается его стоимость.

    Кто и где должен покупать

    У работодателя должен храниться необходимый запаса чистых бланков трудовых и вкладышей, он не может отправить работника покупать бланк самостоятельно. Хотя на практике такая ситуация часто имеет место.

    Сколько стоит

    Работодатель может включить в стоимость бланка вкладыша не только его цену, за которую он был куплен, но и накладные расходы на его приобретение, например доставку.

    Производится ли удержание с работника

    Работник, которому заводится вкладыш, обязан его оплатить, за исключением следующих случаев:

    1. Массовой утраты трудовых.
    2. Порча бланка по вине работодателя.

    Стоимость вкладыша может быть удержана любым способом:

    1. Из зарплаты.
    2. Путем внесения наличных в кассу.

    Обычно порядок этой процедуры прописывается в учетной политике.

    Правила оформления вкладыша в трудовую книжку

    Запись в трудовую книжку нужно внести, но место напрочь отсутствует.

    Казалось бы простая ситуация и решается она единственно верным способом – заведением вкладыша.

    Но где этот вкладыш в трудовую книжку взять?

    Как его следует вшить, заполнить?

    Брать ли деньги у сотрудников за оформление?

    Вопросов у кадровика, особенно начинающего и неопытного, может возникнуть предостаточно. Попробуем разобраться, как максимально правильно оформить вкладыш в трудовую книжку, чтобы ни одна проверка не подкопалась.

    Для чего нужен?

    Раньше в практике кадровиков считалось нормальным зачеркнуть «сведения о награждении», сверху дописать «о работе» и тем самым не заморачиваться заведением вкладыша. Но такой подход противоречит инструкции по ведению трудовых книжек. Перечеркивания не допустимы.

    Нельзя заводить сотруднику новую трудовую, если его старая исписана. Не допускается вклеивание дополнительных листов, чистой бумаги. Закончилось место – оформляется вкладыш. Другого варианта не предусмотрено.

    Пример. Сотрудник собирается на пенсию.

    Заявление написано, приказы готовы, осталось лишь заполнить трудовую книжку и вручить человеку.

    Вдруг выясняется, что в трудовой не достаточно места для записи об увольнении.

    Учитывая, что сотрудник уходит на пенсию, трудовая ему точно не понадобиться. Многие не хотят тратить деньги на вкладыш и уговаривают кадровика сделать запись где-нибудь в другом месте. Но по правилам даже для внесения всего одной записи оформление вкладыша обязательно.

    Кто ответственен за приобретение?

    Вкладыш, как и саму трудовую книжку, покупает работодатель. Во многих организациях сотрудников просят принести его самостоятельно, что не совсем правильно. Все трудовые книжки, вкладыши имеют порядковый номер, они обладают особой защитой от фальсификации.

    Работодатель заключает с ними договор и закупает партию документов, которые фиксируются в приходно-расходной книге с указанием серийного номера. Использование не оприходованных документов запрещено.

    Когда приходит время выдать вкладыш, работник выплачивает стоимость документа. При этом озвучивается цена на момент покупки, а не выдачи, даже если сумма выросла в разы. Сотрудником компенсируются расходы только на приобретение.

    Некоторые организации берут у работников оплату наличными, иногда стоимость удерживают с заработной платы. Если выбран второй вариант, необходимо помнить, что без согласия сотрудника, нельзя производить никаких удержаний.

    Поэтому он пишет заявление (главному бухгалтеру либо руководителю фирмы), о том, что просит удержать из заработной платы сумму в размере (например, 100 рублей) за стоимость бланка вкладыша.

    Заявление от работника на выдачу вкладыша пишется в произвольной форме, но это не обязательный документ. Он заводится автоматически, вследствие отсутствия свободных граф в трудовой книжке для внесения необходимых записей.

    Образец заявления о выдаче вкладыша в трудовую книжку.

    Внесение записи

    Факт оформления вкладыша обязательно фиксируется. Для этого прямо на самой трудовой книжке ставится штамп «выдан вкладыш» с указанием его серии и номера. При отсутствии штампа информация пишется вручную. Она должна быть очень четкой и читаемой, при этом не загораживать собой другие записи.

    Количество вкладышей инструкцией не регламентируется. При необходимости у одного сотрудника их может быть бесчисленное количество. Только нужно помнить, что без основного документа он недействителен.

    Вшивать документ или нет?

    Предпочтительнее пришить уже полностью готовый вкладыш. Иначе ошибочное оформление повлечет за собой неприятную процедуру извлечения, составления акта порчи, уничтожения испорченного бланка.

    Лучше использовать нитку №10 из хлопка. Она достаточно толстая и не режет бумагу. Сама процедура вшивания предельно простая:

      Шилом проделывают отверстия по линии сгиба в количестве трех или четырех штук. Удобнее и надежнее всего подшить документ в четыре прокола. Расстояние между дырками одинаковые.

    Такие же проколы с тем же расстоянием делают на самой трудовой книжке.

    Прошить таким образом, чтобы концы нити выходили из одного отверстия.

    Закрепляют нить крепким узлом.

  • Запечатывать сургучом не нужно.
  • В инструкции не написано, куда именно следует вшивать вкладыш: в начало, может быть в середину или даже конец трудовой книжки.

    Каждый кадровик выбирает по своему усмотрению.

    Технически вшивать удобнее в середину.

    Так легче делать проколы, а сам вкладыш держится крепче. Но данный вариант плох тем, что запись разбивается на части. Это отчетливо видно при ксерокопировании.

    Поэтому целесообразнее размещать вкладыш в конце, между самой последней страницей трудовой книжки и его обложкой.

    О том, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, вы можете узнать, посмотрев видео:

    Особенности заполнения

    Заполнение вкладыша начинают с титульного листа.

    Рассмотрим основные моменты:

      Первоначально заполняется титульный лист. Информацию берут из документов работника. Любые ошибки недопустимы, исправления не вносятся. При внесении неправильной записи вкладыш утилизируют и заводят новый. При этом работник не оплачивает халатность кадровика. Из его зарплаты удерживают сумму только за один вкладыш, испорченный документ покрывается за счет работодателя.

    Ответственный человек заверяет своей подписью первый лист вкладыша (лучше написать фамилию).

    Ставится оттиск печати (кадровая, если нет, то гербовая).

  • На титульном листе вкладыша пишется дата фактического заполнения документа. Нельзя дублировать дату из трудовой книжки. Они всегда отличаются, так как заводятся в разное время.
  • Записи в самом вкладыше производят по тем же правилам, что и в трудовой книжке.

    Сквозная или сплошная нумерация?

    Распространенная ошибка кадровиков – в каждом вкладыше записи начинаются с номера 1.

    Тогда как по правилам предусмотрена сквозная нумерация.

    То есть цифры начинаются с не самого начала, а продолжаются в порядке возрастания.

    Например, если раздел сведений о работе в трудовой книжке закончилось под 20 номером, то первая запись во вкладыше в том же разделе будет под номером 21.

    Где и как регистрируются?

    Регистрацию документа производят в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей, которая обязательно должна быть в каждом отделе кадров. Какие данные вносят? Вносят следующие записи:

    1. Порядковый номер.
    2. Дата оформления вкладыша.
    3. Ф.И.О владельца документа.
    4. Серию, номер документа.
    5. Должность.
    6. Структурное подразделение.
    7. Подпись ответственного лица.
    8. Роспись работника.

    Регистрация производится сразу после оформления документа. Работникам, которым заведен вкладыш, при увольнении придется расписываться в двух местах: за трудовую книжку и отдельно за вкладыш.

    Работодатель перед законом ответственен за хранение трудовых книжек. Соответственно вкладыши также находится в его компетенции. Ведь вкладыш – это продолжение трудовой. В нем содержится информация о рабочей деятельности человека.

    Любые ошибки в его ведении чреваты проблемами для сотрудника в момент выхода на пенсию.

    А вот правильно оформленный документ – это залог успешного прохождения проверок для отдела кадров и отсутствие претензий со стороны бывших работников.

    Скачать бланк вкладыша в трудовую книжку.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 938-47-92 (Москва)
    +7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

    Ссылка на основную публикацию
    "
    ×
    ×
    "
    Adblock
    detector