Использование работодателем личного номера телефона сотрудника в рекламе
Prokurors.ru

Юридический портал

Использование работодателем личного номера телефона сотрудника в рекламе

Использование работодателем личного номера телефона сотрудника в рекламе

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Лекторы – ведущие эксперты, непосредственные разработчики законов:
В. В. Витрянский, Л. Ю. Михеева, Е. А. Суханов, А. А. Маковская. Принять участие можно очно/ онлайн или в записи, в любой точке страны!

Работодатель планирует производить смс-рассылки на мобильные номера работников (личные и служебные). Будет рассылаться не реклама, а информационные сообщения: опоздание служебного транспорта, предупреждения в случае ухудшения погодных условий и другое.
Какие меры необходимо предпринять работодателю? Достаточно ли получить письменное согласие работников на получение рассылки?

Прежде всего отметим, что положения трудового законодательства не регламентируют рассылку работодателем сообщений информационного характера на номера сети сотовой связи, принадлежащие трудоустроенным у него работникам, в том числе не устанавливают порядка осуществления такой рассылки. Следовательно, такая рассылка должна производиться в соответствии с общими положениями законодательства, применяемыми к любым субъектам права.
В свою очередь, автоматическая передача абонентам коротких текстовых сообщений (сообщений, состоящих из букв и (или) символов, набранных в определенной последовательности) по сети подвижной радиотелефонной связи или передача абонентам коротких текстовых сообщений с использованием нумерации, не соответствующей российской системе и плану нумерации, а также сообщений, передача которых не предусмотрена договором о межсетевом взаимодействии с иностранными операторами связи, признаются в соответствии с п. 22.1 ст. 2 Федерального закона от 07.07.2003 N 126-ФЗ “О связи” (далее – Закон N 126-ФЗ) рассылкой по сети подвижной радиотелефонной связи и регулируется положениями указанного Закона.
В частности, из п. 1 ст. 44.1 Закона N 126-ФЗ следует, что данная рассылка должна осуществляться при условии получения предварительного согласия абонента, выраженного посредством совершения им действий, однозначно идентифицирующих этого абонента и позволяющих достоверно установить его волеизъявление на получение рассылки.
Помимо этого согласно п. 2 ст. 44.1 Закона N 126-ФЗ заказчик рассылки должен заключить с оператором подвижной радиотелефонной связи, абоненту которого предназначена рассылка, договор об оказании услуг по осуществлению рассылки.
Кроме того, необходимо учитывать, что по смыслу п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных” (далее – Закон N 152-ФЗ) информация о номерах телефонов граждан, в том числе выступающих работниками конкретного работодателя, относится к их персональным данным (смотрите, например, постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 14.10.2016 N 04АП-5053/16, постановление Московского городского суда от 03.08.2017 по делу N 4а-2675/2017).
Соответственно, поскольку использование персональных данных без согласия работника организации допускается только в случаях, предусмотренных п.п. 2-11 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ, а осуществление информационной рассылки под указанные случаи прямо не подпадает, у работодателя должно быть также согласие работника на обработку их персональных данных в виде номера телефона в указанных целях. Полагаем, что такое согласие и согласие на осуществление рассылки могут содержаться в одном документе.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат юридических наук Широков Сергей

Ответ прошел контроль качества

18 декабря 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 2020. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания “Гарант” и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”. Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Использование личного телефона сотрудника в служебных целях

Во многих организациях сотрудники используют личное имущество (например, сотовый телефон) в служебных целях, а работодатель выплачивает компенсацию за использование, износ этого имущества и понесенные расходы на услуги сотовой связи. Как отразить этот факт в налоговом учете, рассмотрим в этой статье

Необходимые документы

Выплата компенсации за использование и износ с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работника, а также возмещение расходов, связанных с использованием личного имущества, предусмотрены статьей 188 Трудового кодекса РФ. Но для того, чтобы принять для целей налогообложения понесенные расходы и избежать претензий со стороны проверяющих, организации необходимо своевременно позаботиться об оформлении необходимых документов.

Рассмотрим, какие документы необходимы организации.

Во-первых, необходимо прописать в должностной инструкции, при исполнении каких обязанностей работник может пользоваться мобильной связью (письмо Минфина России от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2). В письме от 23 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/275 Минфин России пояснил, что даже во время нахождения сотрудника на отдыхе, в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни и в период отпуска, затраты на оплату услуг сотовой связи также могут признаваться расходами для целей налогообложения, если такая необходимость использовать сотовый телефон в служебных целях обусловлена установленными в должностной инструкции обязанностями.

Во-вторых, нужно составить и утвердить приказом руководителя организации список работников, использующих в служебных целях мобильный телефон.

В-третьих, между организацией и этими работниками должны быть заключены письменные соглашения о возмещении расходов за использование личного мобильного телефона. Как правило, в соглашении указывается определенная сумма компенсации за использование сотового телефона в месяц, а в отношении возмещаемых расходов говорится, что их сумма рассчитывается ежемесячно на основании детализированного счета, выставляемого оператором сотовой связи.

В-четвертых, необходим договор между работником и оператором сотовой связи и ежемесячные детализированные счета, выставляемые на имя физического лица.

В-пятых, организации нужно иметь документы или их заверенные копии, подтверждающие право собственности работника на мобильный телефон. От работника следует получить документы на покупку мобильного телефона – кассовый чек, а также накладную или товарный чек. Такую позицию неоднократно высказывал Минфин России (письма от 17.06.2009 г. № 03-04-06-01/138, 11.03.2008 г. № 03-04-06-02/28). Замечу, что такого требования нет ни в Налоговом, ни в Трудовом кодексах.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете компенсация, выплачиваемая работнику за использование личного телефона в служебных целях, является расходом по обычным видам деятельности. Основание – п. 5 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н. Для обобщения информации о расчетах организации по компенсационным выплатам за использование имущества работников в служебных интересах целесообразно открыть одноименный субсчет к счету 73.

Пример 1

Куликов С.С. является сотрудником ООО «Авангард», занимающегося продажей офисной мебели. Он использует свой мобильный телефон в служебных целях. Организация в марте 2011 г. оплатила счет на сумму 12000 руб. Стоимость личных разговоров – 7000 руб. (в том числе НДС – 1067 руб.), служебных разговоров – 5000 руб. (в том числе НДС – 763 руб.). Ежемесячная компенсация за использование мобильного телефона составила 200 руб.

В бухгалтерском учете ООО «Авангард» будут оформлены следующие проводки:

Дебет сч. 60 Кредит сч. 51 – 12000 руб. – произведена оплата счета за разговоры по мобильному телефону.

Дебет сч. 73 Кредит сч. 60 – 7000 руб. – отражена стоимость личных разговоров Куликова С. С.

Дебет сч. 44 Кредит сч. 60 – 5000 руб. – отнесена на расходы стоимость служебных разговоров.

Дебет сч. 44 Кредит сч. 73 – 200 руб. – отнесена на расходы компенсация за применение телефона в производственных целях

Дебет сч. 70 Кредит сч. 73 – 6800 руб. (7000 руб. – 200 руб.) – удержана из заработной платы стоимость личных переговоров без учета компенсации

Налоговый учет

Налог на прибыль

Если компенсация работнику за использование личного телефона в служебных целях предусмотрена в трудовом и (или) коллективном договоре, то указанная выплата учитывается в налоговом учете в составе расходов на оплату труда (письмо УФНС России по г. Москве от 18.01.2008 г. № 21-18/44-1).

Согласно ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Сумму расходов, возмещаемых работнику, организация-работодатель может включать в прочие расходы, связанные с производством и реализацией, на основании подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Читать еще:  Иск о признании права собственности на долю в квартире

Главное требование налоговых органов – наличие у организации детализированных счетов, подтверждающих производственный характер разговоров, для включения расходов в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. При отсутствии подтверждающих документов такие разговоры, по мнению налогового органа, рассматриваются как звонки частного характера, и выплаченная сотрудникам компенсация для целей налогообложения прибыли не учитывается. В противовес этому требованию в постановлении ФАС ПО от 9.04.2008 г. № А57-11527/06 говорится, что указание налогового органа о необходимости представления налогоплательщиком детализации переговоров не основано на нормах законодательства. Детализация переговоров сама по себе не позволяет выявить их содержание и экономическую оправданность. Достаточно того, что телефонные переговоры были произведены в рабочее время и связаны с исполнением должностных обязанностей.

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ освобождены от обложения НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Нормы компенсации за использование личного мобильного телефона в служебных целях, учитываемые в целях обложения НДФЛ, законодательством РФ не установлены, но согласно ст. 188 ТК РФ размер возмещения указанных расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Как показывает анализ судебной практики, суды поддерживают эту позицию (см. постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 июля 2007 г. № А56-49256/2006, постановление ФАС Московского округа от 27 февраля 2006 г. № КА-А41/14217-05).

Проверяя организацию, налоговые органы требуют наличие детализированных счетов по каждому работнику, использующему телефон, и при их отсутствии начисляют НДФЛ на сумму компенсации, т.к. считают, что производственный характер переговоров не доказан. В деле, рассмотренном ФАС СКО (постановление от 18.06.2009 г. № А53-14011/2008-С5-14), организация в подтверждение того, что оплачивала услуги связи своим работникам в связи с выполнением ими трудовых обязанностей, представила: приказы, в которых определена ежемесячная сумма оплаты затрат за услуги мобильной связи, с указанием фамилии работника, его должности, должностные инструкции сотрудников, в которых для них предусмотрена обязанность использовать мобильную телефонную связь для выполнения своих должностных обязанностей. Суд признал наличие этих документов достаточным для того, чтобы сделать вывод, что НДФЛ доначислен налоговиками неправомерно.

Но есть примеры, в которых арбитры включили сумму компенсации в облагаемую базу, поскольку предприниматель не представил документы, подтверждающие служебный характер переговоров его работников по мобильным телефонам (постановление ФАС УО от 22.04.2009 г. № Ф09-2210/09-С2).

Использование работником мобильной связи, оплаченной работодателем, в личных целях, с точки зрения финансового органа, приводит к возникновению у него экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить (письмо от 27.09.2007 г. № 03-04-06-01/334). В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой согласно ст. 212 НК РФ. Такой доход, по мнению Минфина, подлежит обложению НДФЛ в порядке, предусмотренном ст. 211 НК РФ, устанавливающей особенности определения налоговой базы при получении доходов в натуральной форме.

Страховые взносы

Не начислять страховые взносы на компенсацию за использование личного мобильного телефона в производственных целях организации позволяет федеральный закон № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее – закон № 212-ФЗ). Согласно подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 закона № 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

В письме от 6 августа 2010 г. № 2538-19 Министерство здравоохранения и социального развития РФ указало, что размер возмещения расходов за использование личного мобильного телефона должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающими право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании имущества в рабочих целях.

При отсутствии соглашения, предусмотренного ст. 188 ТК РФ, компенсационные выплаты за использование работниками личных мобильных телефонов подлежат обложению страховыми взносами

Использование работодателем личного номера телефона сотрудника в рекламе

Вопрос: На корпоративном портале организации, к которому имеют доступ как работники, так и клиенты организации, указаны Ф.И.О., должности и внутренние номера телефонов работников в организации. Работодатель решил указать на портале еще и личные номера телефонов работников. Могут ли работодателя привлечь к административной ответственности за указание личных номеров телефонов работников на корпоративном портале, если письменного согласия от работников конкретно для этого действия не было получено?

Ответ: Размещение личного номера телефона на корпоративном портале организации, к которому имеют доступ как работники, так и клиенты организации, возможно только с письменного согласия работника. В случае размещения указанных данных без согласия работника работодатель может быть привлечен к административной ответственности. Также работник может потребовать компенсации морального вреда.

Обоснование: Отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой, в частности, юридическими и физическими лицами с использованием средств автоматизации, а также в информационно-телекоммуникационных сетях или без использования таких средств, регулируются Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных” (далее – Закон N 152-ФЗ).
Согласно ст. 3 Закона N 152-ФЗ персональные данные – это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
Под обработкой персональных данных понимается любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных (п. 3 ст. 3 Закона N 152-ФЗ).
Распространение персональных данных, согласно п. 5 ст. 3 Закона N 152-ФЗ, представляет собой действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.
В соответствии с положениями ст. 88 Трудового кодекса РФ при передаче персональных данных работника работодатель не должен сообщать персональные данные работника третьей стороне без его письменного согласия.
Таким образом, разглашение персональных данных работника допустимо только в случае письменного согласия работника.
В силу п. 7 ст. 86 ТК РФ в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать общее требование: защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами.
В ст. 8 Закона N 152-ФЗ установлено, что в целях информационного обеспечения могут создаваться общедоступные источники персональных данных (в том числе справочники, адресные книги). В общедоступные источники персональных данных с письменного согласия субъекта персональных данных могут включаться его фамилия, имя, отчество, год и место рождения, адрес, абонентский номер, сведения о профессии и иные персональные данные, сообщаемые субъектом персональных данных.
Сведения о субъекте персональных данных должны быть в любое время исключены из общедоступных источников персональных данных по требованию субъекта персональных данных либо по решению суда или иных уполномоченных государственных органов.
Полагаем, что корпоративный портал организации, к которому имеют доступ как работники, так и клиенты организации, является общедоступным источником персональных данных, следовательно, размещение на нем личного номера телефона работника возможно только с письменного согласия на это самого работника, в противном случае работник имеет право потребовать исключить его личный номер телефона с корпоративного портала организации.
В силу ч. 2 ст. 13.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях обработка персональных данных без согласия в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных в случаях, когда такое согласие должно быть получено в соответствии с законодательством Российской Федерации в области персональных данных, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, либо обработка персональных данных с нарушением установленных законодательством Российской Федерации в области персональных данных требований к составу сведений, включаемых в согласие в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, влечет наложение административного штрафа: на граждан в размере от 3 000 до 5 000 руб.; на должностных лиц – от 10 000 до 20 000 руб.; на юридических лиц – от 15 000 до 75 000 руб.
Кроме того, причиненный вследствие нарушения прав субъекта персональных данных моральный вред также подлежит возмещению в соответствии с законодательством РФ (ст. 24 Закона N 152-ФЗ).
Исходя из приведенного выше считаем, что в данном случае имеет место нарушение законодательства, так как номер мобильного телефона является информацией, относящейся к персональным данным работника. Следует иметь в виду, что работодатель может быть привлечен к административной ответственности ввиду разглашения охраняемой законом информации.
Таким образом, считаем, что размещение личного номера телефона на корпоративном портале организации, к которому имеют доступ как работники, так и клиенты организации, возможно только с письменного согласия работника. В случае размещения указанных данных без согласия работника работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ. Также работник может потребовать компенсации морального вреда.

Читать еще:  В какую инстанцию нужно жаловаться на водоканал?

Е.В. Дмитриенко
ООО “КОМПЬЮТЕР ИНЖИНИРИНГ”
Региональный информационный центр

Может ли работодатель обязать работника использовать личные мессенджеры в служебных целях и при каких условиях? Как это оформить?

Обязать работника использовать личные мессенджеры в служебных целях работодатель не вправе. Это возможно только по соглашению сторон трудового договора при наличии письменного согласия работника на обработку персональных данных, таких как номер телефона, а также при согласии на использование личного имущества в служебных целях.

Порядок применения личных мессенджеров в служебных целях следует закрепить в коллективном договоре либо в правилах внутреннего трудового распорядка. Также необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору относительно возмещения расходов в связи с использованием имущества (телефона) работника.

Обоснование: Одной из обязанностей работодателя является обеспечение работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения трудовых обязанностей (ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса РФ).В силу ч. 1 ст. 22 ТК РФ работодатель вправе требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей и бережного отношения к имуществу работодателя и других работников, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка.

Из приведенных норм следует, что работодатель вправе обязать работника использовать определенное программное обеспечение или приложение (в том числе мессенджеры) в служебных целях при осуществлении работником трудовых обязанностей, но при условии обеспечения данного работника соответствующим оборудованием (например, это могут быть корпоративные сим-карты, служебные мобильные телефоны с установленными приложениями и т.п.).

Однако работодатель не вправе обязать работников использовать в служебных целях их личное имущество.Если работник согласен использовать свое личное имущество в служебных целях, то в соответствии с трудовым законодательством такому работнику полагается компенсация. Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Кроме того, даже если работник дал согласие на использование в служебных целях личного мобильного телефона (технического средства связи), на который в этих целях устанавливается соответствующий мессенджер, само использование мессенджера предполагает раскрытие информации о личном номере телефона работника.

Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных” (далее – Закон N 152-ФЗ) любая информация о гражданине, имеющая к нему прямое или косвенное отношение, считается персональными данными.ТК РФ каких-либо критериев и конкретного перечня персональных данных работника не устанавливает. Как следует из положений ст. 8 Закона N 152-ФЗ, к персональным данным можно отнести фамилию, имя, отчество, год и место рождения гражданина, а также его адрес, абонентский номер, сведения о профессии и так далее, то есть ту информацию, которая позволяет идентифицировать конкретного человека. При этом приведенный перечень является открытым.

Таким образом, по нашему мнению, номер мобильного телефона является информацией, относящейся к персональным данным работника.

Согласно ст. 9 Закона N 152-ФЗ субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. В случаях, предусмотренных федеральным законом, обработка персональных данных осуществляется только с согласия в письменной форме субъекта персональных данных.

Таким образом, обязать работника использовать личные мессенджеры в служебных целях работодатель не вправе. Это возможно только по соглашению сторон трудового договора при наличии письменного согласия работника на обработку персональных данных, таких как номер телефона, а также при условии компенсации расходов за использование личного имущества в служебных целях. При этом работодатель не имеет правовых оснований принудить работника дать такое согласие, в частности требовать загрузить какое-либо приложение на личный телефон.Если работодатель считает, что мессенджеры являются необходимым условием труда, то обязанность по обеспечению таких условий – обязанность работодателя (ст. 22 ТК РФ).

Соответственно, если работник будет согласен с использованием личных мессенджеров в служебных целях, то работодателю следует оформить данное условие соответствующим образом:

– порядок применения мессенджеров в служебных целях рекомендуется закрепить в коллективном договоре либо в правилах внутреннего трудового распорядка;

– получить от работника заявление в письменной форме, содержащее его согласие на обработку персональных данных, таких как личный номер телефона, а также согласие на использование личного мобильного телефона в служебных целях с получением компенсации;

– составить и утвердить приказом руководителя организации список работников, использующих в служебных целях личный мобильный телефон;

– в должностной инструкции работника следует указать, при исполнении каких обязанностей работник должен пользоваться мессенджером;

– с работниками, чьи телефоны будут использоваться в служебных целях, заключить письменное соглашение о возмещении расходов на использование личного мобильного телефона. Как правило, в соглашении указывается определенная сумма компенсации в месяц. Конкретный размер компенсации можно определить произвольно по соглашению с работником.

Материал подготовлен специалистами компании “Консультант Плюс”.

Учет телефонных звонков сотрудников

Компания вправе сама выбрать, каким образом возместить сотрудникам расходы на мобильную связь. Например, она может выплатить компенсацию за звонки и использование личного телефона в служебных целях. Другой вариант — фирма сама покупает и выдает работникам телефоны и SIM-карты. Расскажем о тонкостях учета расходов в обоих случаях.

Часто работа некоторых специалистов компании (менеджеры, специалисты отдела кадров и др.) требует значительную часть времени общаться по телефону. Руководство в такой ситуации может либо компенсировать расходы на телефонную связь и износ личных мобильных телефонов работников, либо самостоятельно приобрести служебные аппараты и SIM-карты.

Выбор того или иного варианта зависит от материальных возможностей и размера компании. С точки зрения бухгалтерского учета как в первой, так и во второй ситуации возникают некоторые нюансы, которые будут рассмотрены в статье.

Учет компенсаций за использование в служебных целях личного телефона работника

Компенсация использования личного мобильного телефона отлична от оплаты счетов работников за мобильную связь. То есть, на основании детализированного счета работодатель обязан оплатить расходы мобильной связи сотрудника по работе (за исключением личных звонков) и дополнительно предоставить сумму компенсации.

Расчет компенсации за использование работником личного мобильного телефона.

Стоимость личного мобильного телефона сотрудника составляет 5000 руб. Данная цифра подтверждена чеком. Телефон куплен 1 месяц назад и находится в отличном состоянии. В течение месяца работник совершает звонков производственного характера на сумму 1000 руб. (было совершено 100 служебных звонков). По согласованию с сотрудником руководство, учитывая вышеизложенные факторы, установило ежемесячные компенсационные выплаты за износ телефона в размере 300 руб. (то есть из расчета 3 руб. за один звонок производственного характера).

Стоимость личного мобильного телефона работника составляет 50 000 руб. Данная цифра подтверждена чеком. Телефон куплен 1 месяц назад и находится в отличном состоянии. По решению руководства компенсационные выплаты будут основаны на расчете амортизационных отчислений по телефону. Подобные телефонные аппараты, согласно постановлению Правительства РФ от 01.01.2002 № 1, относят к третьей амортизационной группе. Предположим, что учетной политикой компании закреплен срок полезного использования основных средств третьей амортизационной группы 40 месяцев. Рассчитаем норму амортизационных отчислений за месяц:

1 : 40 = 0,025 × 100 = 2,5%.

Амортизационные отчисления за месяц составят:

50 000 руб. × 2,5% = 1250 руб.

Каждый месяц сотруднику полагается компенсационная выплата в размере 1250 руб. Отражение в учете:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 73

– 1250 руб. — начислена компенсация работнику за использование личного мобильного телефона в служебных целях.

Размер компенсации устанавливается соглашением сторон, которое должно быть выражено в письменной форме (см. рис. 1).

Основные факторы, влияющие на размер компенсации — это текущая рыночная ситуация, уровень инфляции и примерное количество звонков, совершаемых работником в служебных целях, покупная стоимость мобильного телефона, расчет амортизации телефона (если его стоимость превышает 40 тыс. руб.).

Лучше прописать конкретную сумму возмещения сразу, а не указывать «плавающую» сумму из месяца в месяц, так как конкретная сумма позволит признать совершаемые расходы в целях налогообложения прибыли. Необходимость компенсации и связанный с ней учет регламентирован рядом нормативно-правовых актов (см. рис. 2). В трудовом договоре с сотрудником можно прописать: «При использовании личного мобильного телефона Работодатель обязан выплачивать Работнику компенсацию за износ устройства. Ее размер устанавливается соглашением сторон и приказом руководителя организации».

Читать еще:  Как поступить, чтобы появился вариант продажи половины собственности квартиры?

В соответствии с ПБУ 10/99 (ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н) компенсация работнику за использование служебного телефона является расходом по обычным видам деятельности. По усмотрению работодателя возмещение затрат на оплату мобильной связи (с последующей выплатой компенсации за использование личного мобильного телефона) может быть организовано двумя способами:

1. Работодатель оплачивает все расходы сотрудника на мобильную связь (включая расходы на личные звонки) за месяц, в последующем удерживает из заработной платы работника стоимость личных звонков.

2. Работодатель оплачивает только стоимость служебных разговоров (на основе анализа детализированных счетов) сотрудника и выплачивает ему компенсацию.

На практике чаще всего применяется первый способ. В любом случае, анализировать личные и служебные звонки сотрудника работодателю придется. Так, самый первый момент, на который нужно обратить внимание, — это звонки в рабочее и во внерабочее время. Следует помнить, что при применении первого способа с работника следует взять письменное согласие на удержание денежных сумм по личным телефонным разговорам из заработной платы. Причем, если сумма личных переговоров превышает средний заработок работника, из заработной платы эту сумму лучше не возмещать, а обратиться в суд.

Главный бухгалтер компании «Энергия» Иванова Т.Ю. работает в удаленном доступе. Для осуществления служебных разговоров Иванова Т.Ю. использует личный мобильный телефон. Работодатель компенсирует сотруднице оплату мобильной связи и предоставляет компенсацию на износ (амортизацию) мобильного телефона в размере 500 руб. в месяц, по согласованию сторон. Отразим операции в учете.

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60

– 4000 руб. — стоимость служебных разговоров в течение месяца отнесена на расходы (на основании детализированных счетов от оператора связи);

ДЕБЕТ 73 субсчет 3 «Расчеты по использованию личного имущества сотрудника» (далее — 73.3) КРЕДИТ 60

– 2000 руб. — отражена стоимость личных разговоров сотрудницы;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

– 6000 руб. — произведена оплата счета на стоимость служебных и личных разговоров сотрудницы;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73.3

– 2000 руб. — удержана из заработной платы стоимость личных разговоров сотрудницы (за минусом компенсации за использование личного мобильного телефона);

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 73.3

– 500 руб. — отражена компенсация за использование личного мобильного телефона сотрудницы.

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60

– 4000 руб. — стоимость служебных разговоров в течение месяца отнесена на расходы (на основании детализированных счетов от оператора связи);

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

– 4000 руб. — произведена оплата счета на стоимость служебных разговоров сотрудницы;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 73.3

– 500 руб. — отражена компенсация за использование личного мобильного телефона сотрудницы;

ДЕБЕТ 73.3 КРЕДИТ 50 (51)

– 500 руб. — выдана компенсация за использование личного мобильного телефона.

Что касается налогового учета, то здесь важно правильно документально оформить операцию. Так, включить расходы в базу по налогу на прибыль можно только при наличии подтверждающих служебные разговоры детализированных счетов. НДФЛ на компенсацию работнику не начисляют, при наличии все тех же детализированных счетов, соглашения между работником и работодателем о размере компенсационных выплат (причем они не должны быть «очень большими», может возникнуть необходимость их обосновать), а также документов, подтверждающих право собственности сотрудника на телефон. При наличии этих документов также не начисляют и страховые взносы. Перечень необходимых документов указан в письмах контролирующих ведомств (письма Минфина России от 23.05.2005 № 03-03-01-04/1/275 и УФНС России по г. Москве от 09.02.2005 № 20-12/8153).

Иногда сотруднику приходится очень много разговаривать по служебным вопросам в течение дня. Выходом из положения могут служить безлимитные тарифы от различных сотовых операторов. В случаях, когда количество звонков всегда разное и не очень большое, безлимитные корпоративные тарифы невыгодны. Что касается бухгалтерского учета таких тарифов — все предельно просто. Заключается договор с оператором на конкретных сотрудников. В детализации счетов нет необходимости, так как подтверждением служебных разговоров будет являться сам договор.

Работник также может использовать для служебных целей собственную SIM-карту. Работодатель на основании детализации счетов может возместить сотруднику и оплату служебной связи, и износ телефона. Но признать такие расходы при УСН будет очень сложно. Поэтому лучше потратить некоторое время и оформить корпоративную SIM-карту.

Сотрудник может заключить с работодателем договор аренды мобильного телефона. Работодатель будет обязан выплачивать за телефон арендную плату. Такая плата уменьшает налоговую базу при упрощенной системе налогообложения (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом налог на доходы физических лиц уплачивать придется, страховыми взносами сумма арендных платежей не облагается (подп. «ж» п. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Однако сами сотрудники редко соглашаются на договор аренды личного телефона, предпочитая соглашение о выплате компенсации. Причина проста — при договоре аренды личным телефоном работника имеет право пользоваться и любой другой работник компании.

Учет служебных мобильных телефонов и SIM-карт

Сотрудник потерял служебный мобильный телефон, который был выдан ему под подпись. Можно ли возместить стоимость телефона с сотрудника?

Да, получить возмещение от сотрудника, потерявшего служебный мобильный телефон, можно. Однако его сумма зависит от того факта, был ли заключен с работником договор о материальной ответственности за телефон. Если да, то можно возместить стоимость служебного мобильного телефона полностью. Если договора не было, можно возместить сумму телефона, но не более размера среднемесячного заработка сотрудника.

Предоставление служебной SIM-карты не предполагает личных звонков. С этой точки зрения учет должен быть более строгим. Особенно это касается анализа детализации звонков. Если у проверяющего возникают сомнения относительно того или иного телефонного номера, можно потребовать от работника написать объяснительную или служебную записку с расшифровкой организации, которой был адресован звонок. Объяснительную или служебную записку следует написать на имя руководителя организации.

Можно ли получить от работника возмещение за личные телефонные разговоры по корпоративной SIM-карте, если работник уволился?

Да, получить такое возмещение можно. Для этого следует обратиться в суд (ст. 232 и 381 ТК РФ; пост. Пленума ВС РФ от 16.11.2006 № 52). Лучше, чтобы за сотрудником под подпись был закреплен телефон (в случае если он служебный).

Часто сотрудники передают рабочий телефон своим коллегам для совершения звонков, а потом забывают об этом факте. Если дело дойдет до суда и работник подчеркнет этот факт, много шансов, что суд встанет на сторону работника, обвинив руководство организации в том, что не до конца разобрались в ситуации. Поэтому, хотя анализ требует больших временных затрат (как правило, бухгалтера), необходимо проводить его тщательно.

Если работник все же использовал служебный мобильный телефон не по назначению, причем на значительную сумму, то он обязан возместить причиненный работодателю ущерб (то есть личные разговоры по мобильному телефону) (ст. 238 ТК РФ).

Кроме того, на сумму расходов по личным разговорам у сотрудника возникает доход, другими словами, по сути, работодатель оплачивает мобильную связь работнику (ст. 211 НК РФ). Такой доход облагается налогом на доходы физических лиц.

Может возникнуть ситуация, когда работник, совершив звонки в личных целях на оставшуюся на SIM-карте сумму денежных средств, не сделал срочные служебные звонки, в связи с чем компания могла получить значительные потери. Обосновать такие потери отсутствием телефонного звонка вряд ли удастся. Компания может только возместить себе сумму, на которую были совершены личные звонки работника (то есть остаток денежных средств на SIM-карте, который был использован).

При предоставлении сотруднику служебного телефона возникает необходимость носить с собой и личный, и рабочий телефон, что не совсем удобно и может способствовать потере одного из телефонов. Поэтому оптимально, если работодатель приобретет мобильный телефон на две SIM-карты. Тогда работник вместо двух может использовать один телефон, переключая по необходимости SIM-карты, принимать и передавать звонки.

Если работа сотрудника не сопряжена с поиском данных в Интернете, а, судя по телефонному счету, работник пользовался Интернетом, эту стоимость также можно возместить с работника. Это же правило относится к SMS- и MMS-сообщениям.

В случае потери телефона работодатель имеет право удержать его сумму из заработной платы работника.

В заключение хочется отметить, что в учете мобильной связи, как с личных устройств сотрудников, так и со служебных, важно правильно детализировать личные и служебные звонки. Это важное требование позволит обосновать свои действия и учесть расходы с точки зрения налогового учета. А еще важнее кадровым специалистам на должность соответствующего сотрудника подобрать человека, который будет ответственно относиться к работе и к имуществу работодателя. Но это уже совсем другая история.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector